{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/it\/gestione-del-progetto\/vantaggi-del-monitoraggio-del-tempo\/","title":{"rendered":"Vantaggi della rilevazione delle presenze: Ecco perch\u00e9 la vostra azienda non riesce a tracciare le ore di lavoro"},"content":{"rendered":"
Casa<\/a><\/span> \" Vantaggi della rilevazione delle presenze: Ecco perch\u00e9 la vostra azienda non riesce a tracciare le ore di lavoro<\/span><\/span><\/div>\n\n
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Se gestite un'azienda o una startup, potreste voler tenere d'occhio ogni dettaglio. Se assumete sviluppatori di software, progettisti e project manager, il monitoraggio delle ore di lavoro \u00e8 probabilmente l'attivit\u00e0 che svolgete quotidianamente. Potrebbe non essere il vostro compito preferito al lavoro, potrebbe essere scoraggiante e frustrante, ma nella maggior parte dei servizi professionali \u00e8 diventato un obbligo.<\/p>\n

Il tracciamento del tempo consente di gestire la produttivit\u00e0 dei dipendenti, di monitorare il tempo trascorso su un determinato compito e, infine, di ottimizzare l'allocazione futura della forza lavoro in azienda.<\/p>\n

E, cosa ancora pi\u00f9 importante, aiuta a mostrare ai clienti per cosa stanno effettivamente pagando.<\/p>\n

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\"Il monitoraggio del tempo \u00e8 una necessit\u00e0 per i professionisti che fatturano a ore\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Almeno questa \u00e8 la ragione principale per farlo.<\/p>\n

Perch\u00e9 il monitoraggio del tempo ha senso<\/h2>\n

Alcuni studi hanno dimostrato che le aziende che non fanno uso della gestione del tempo perdono oltre $18.000 in media ogni anno<\/a>.<\/p>\n

Secondo Small Business Trends, se implementato correttamente, il monitoraggio del tempo pu\u00f2 aiutare la vostra azienda a essere pi\u00f9 efficiente e trasparente sia con i team che con i clienti:<\/p>\n

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\"Un software di tracciamento del tempo e dei progetti adeguato pu\u00f2 aiutare le aziende a capire e a tenere conto del contributo dei loro dipendenti, nonostante le metriche pi\u00f9 impegnative con cui questi contributi devono essere misurati.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Idealmente, il monitoraggio dei tempi pu\u00f2 ridurre le congetture nell'assegnazione della forza lavoro o nella stima dei progetti futuri, aiutando l'azienda a pianificare meglio il budget.<\/p>\n

La realt\u00e0, tuttavia, \u00e8 molto diversa, come afferma il rapporto di McKinsey & Company:<\/p>\n

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\"In media, i progetti IT di grandi dimensioni sforano del 45% il budget e del 7% il tempo, e producono il 56% di valore in meno rispetto alle previsioni. I progetti software sono quelli che corrono il rischio maggiore di sforare i costi e le tempistiche\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Quindi ora starete pensando:<\/p>\n

Perch\u00e9, se \u00e8 cos\u00ec necessario tenere traccia delle ore di lavoro, lei dice che potrebbe non essere un bene per me?<\/em><\/p>\n

Ve lo spiego subito.<\/p>\n

Quando il monitoraggio del tempo non ha senso<\/h2>\n

Molte aziende implementano software di tracciamento del tempo dei dipendenti<\/a> per il gusto di farlo.<\/p>\n

Nel suo \"Project manager's guide to time tracking\", Micha\u0142 Bielak presta attenzione a un caso molto importante:<\/p>\n

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\"...il monitoraggio del tempo, se non implementato correttamente, pu\u00f2 lasciare i vostri dipendenti sopraffatti e, di fatto, nemmeno un po' pi\u00f9 produttivi\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Si tratta di un problema reale nella comunit\u00e0 degli sviluppatori, ben espresso da Anne Dev in \"I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation\". L'autore descrive quanto sia stato intimidito, spaventato e addirittura imbarazzato da app per la gestione del tempo<\/a> ha affrontato:<\/p>\n

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\"Mi sentivo una merda e mi sentivo arrabbiato. Mi sentivo un peso per il mio team. E mi sembrava che paragonare quattro ore di pranzo con un cliente a quattro ore di codifica fosse una stronzata. Ma avevano ragione sul mio scarso rendimento? O stavo negando la mia autostima e la mia produttivit\u00e0?\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Le risposte e i commenti ricevuti da Medium e da\u00a0La comunit\u00e0 di Hacker News<\/a>I colleghi sviluppatori sono solidali con lui perch\u00e9 anche loro si sono sentiti giudicati male per il loro lavoro e le persone che non capiscono che lo sviluppo del software \u00e8 complicato e non pu\u00f2 essere sempre misurato in base alle ore di lavoro o confrontato con altri progetti.<\/p>\n

I pericoli del monitoraggio del tempo<\/h2>\n

Come sfruttare al meglio il monitoraggio del tempo, senza far arrabbiare i vostri dipendenti?<\/p>\n

Il modo migliore \u00e8 evitare questi cinque errori comuni:<\/p>\n

1. Perdere tempo con il monitoraggio del tempo<\/h2>\n

Per molti dipendenti la rilevazione del tempo \u00e8 un problema. Devono dedicare tempo extra solo per compilare i fogli di presenza.<\/p>\n

Esistono molti strumenti software per i project manager, come Harvest o Basecamp, ma richiedono che gli utenti si ricordino di compilare moduli specifici per tenere traccia delle ore di lavoro. Questi report possono essere imprecisi, come spiegher\u00f2 tra poco, ma richiedono anche molto tempo per i dipendenti.<\/p>\n

Esistono tuttavia strumenti di tracciamento in tempo reale come Toggl, che non richiedono la compilazione di fogli di presenza. Al contrario, i dipendenti avviano e interrompono il tracker ogni volta che ne hanno bisogno. Questo permette loro di svolgere effettivamente il lavoro e risparmia un po' di frustrazione.<\/p>\n

2. Non tenere traccia di tutto<\/h2>\n

Non siamo perfetti - ammettiamolo. Commettiamo errori, mentiamo o dimentichiamo. Come pu\u00f2 quindi essere accurata una rilevazione del tempo basata sulla compilazione retroattiva di fogli di calcolo?<\/p>\n

Un'altra ricerca<\/a> mostra quante cose non contiamo quando tracciamo il nostro tempo al lavoro, semplicemente perch\u00e9 non sono fatturabili: si tratta principalmente di e-mail, riunioni o comunicazioni in un team. Il mancato conteggio delle e-mail, ad esempio, porta a gravi perdite di denaro.<\/p>\n

Secondo l'Harvard Business Review, l'economia statunitense sta perdendo 50 milioni di ore, ovvero $7,4 miliardi al giorno, di produttivit\u00e0. Questo accade solo perch\u00e9 le persone dimenticano di considerare il tempo trascorso a leggere e rispondere alle e-mail come tempo di lavoro.<\/p>\n

3. Non motivare il team a tenere traccia del proprio tempo<\/h2>\n

Tracciare il tempo non \u00e8 qualcosa che ci piace fare. Per molti di noi \u00e8 innaturale o addirittura non ha senso.<\/p>\n

\u00c8 dovere del manager istruire i dipendenti sul significato di monitoraggio dei tempi di progetto<\/a> e di mostrare loro come farlo correttamente.<\/p>\n

Come ha detto Micha\u0142 Bielak nella sua guida al PM:<\/p>\n

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\"Non si possono riunire i membri del team in una stanza un giorno e dire: \"D'ora in poi useremo questo software di tracciamento del tempo per vedere come sta andando il vostro lavoro. Cliccate qui, ora cliccate l\u00e0, perfetto, grazie, la riunione \u00e8 finita\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

La mancanza di contesto pu\u00f2 portare a situazioni come quella descritta da Anne Dev, citata in precedenza in questo articolo: le persone possono iniziare a sentirsi in colpa per il tempo che inseriscono nei fogli di presenza, diventano frustrate e arrabbiate per l'intero processo.<\/p>\n

4. Tracciamento del tempo dopo aver terminato il compito<\/h2>\n

Ne ho gi\u00e0 parlato in precedenza: i dipendenti tendono a compilare i fogli di presenza dopo aver terminato l'attivit\u00e0, il che porta a congetture e supposizioni.<\/p>\n

I rapporti basati su una rilevazione imprecisa delle ore sono fuorvianti e causano all'azienda problemi sia gestionali che finanziari.<\/p>\n

La cosa peggiore \u00e8 che 9,1% dei lavoratori compilano i loro fogli di presenza una volta alla settimana e 3,6% lo fanno una volta al mese, causando un'imprecisione ancora maggiore nei dati inseriti. Ricordate ai vostri dipendenti di compilare regolarmente i fogli di presenza o passate a strumenti di monitoraggio in tempo reale.<\/p>\n

5. Creazione di rapporti fuorvianti<\/h2>\n

Come si possono allocare le risorse se i dati ricavati dai timesheet sono imprecisi?<\/p>\n

Non sapendo esattamente quanto tempo i vostri dipendenti dedicano a determinati compiti, potreste sottovalutare o sovrastimare i progetti futuri, con possibili ripercussioni sul budget aziendale.<\/p>\n

Un'adeguata previsione dei progetti \u00e8 fondamentale nella gestione dei progetti, quindi non si vuole prendere decisioni basate su dati sbagliati.<\/p>\n

Considerare la gestione delle risorse<\/h2>\n

Mentre il monitoraggio del tempo consente di tenere sotto controllo il numero di ore che i dipendenti hanno dedicato alle attivit\u00e0, la gestione delle risorse aiuta ad allocare le risorse in modo efficace, in base alla capacit\u00e0 lavorativa e ai membri del team disponibili.<\/p>\n

In questo modo vi assicurerete di non sovraccaricare i dipendenti con troppo lavoro, evitando tempi morti in altri team.<\/p>\n

Partendo da questa semplice idea, abbiamo creato Teamdeck.io, un semplice strumento per la pianificazione delle risorse che aiuta a Rapporti sui timesheet<\/a> o con l'implementazione di strategie di gestione del tempo<\/a>. Avendo un solido background nello sviluppo di software, comprendiamo quanto sia importante allocare correttamente la forza lavoro nei progetti recenti e futuri, per assicurare il flusso aziendale, nonch\u00e9 la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti.<\/p>\n

Il motivo per implementare uno strumento di pianificazione delle risorse \u00e8 iniziare a concentrarsi sull'intero processo, ottenendo una panoramica di alto livello del vostro team. Utilizzando uno strumento di questo tipo si \u00e8 in grado di controllare tutti i dipendenti contemporaneamente, monitorando i progetti a cui sono assegnati, le ferie e i giorni di riposo.<\/p>\n

Il monitoraggio del tempo basato sulle attivit\u00e0 pu\u00f2 portare a ignorare il quadro generale, mentre la gestione delle risorse aiuta ad allocare meglio la forza lavoro non solo in base al tempo dedicato a una determinata attivit\u00e0, ma anche in base alla loro disponibilit\u00e0 e capacit\u00e0 lavorativa.<\/p>\n

Scoprite cosa funziona per la vostra azienda<\/h2>\n

Non sto cercando di convincervi a scegliere il time tracking o la pianificazione delle risorse (l'uso di entrambi ha perfettamente senso), ma spero che siate pi\u00f9 consapevoli dei pericoli del time tracking, soprattutto se non viene implementato correttamente nell'organizzazione.<\/p>\n

Se volete sfruttare al meglio il monitoraggio del tempo nella vostra azienda, ricordate di seguire questi pochi passi:<\/p>\n