{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/fr\/la-productivite\/gestion-efficace-des-reunions\/","title":{"rendered":"Gestion efficace des r\u00e9unions"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Vous n'\u00eates sans doute pas surpris que les r\u00e9unions soient souvent associ\u00e9es \u00e0 une perte de temps. D'apr\u00e8s l'\u00e9tude Rapport d'Atlassian<\/a>Si l'on en croit le rapport de la Commission europ\u00e9enne, les gens passent jusqu'\u00e0 31 heures par mois \u00e0 assister \u00e0 des r\u00e9unions improductives. Cela repr\u00e9sente presque une semaine compl\u00e8te de travail !<\/p>\n

Il est compr\u00e9hensible que les chefs d'\u00e9quipe et les responsables tentent de prendre des mesures pour r\u00e9duire les co\u00fbts des r\u00e9unions. Pour certaines entreprises, il peut s'agir d'interdire, par exemple, toutes les r\u00e9unions d'\u00e9tat. Pour d'autres, il s'agit d'introduire des applications et des techniques permettant d'accro\u00eetre l'efficacit\u00e9 des r\u00e9unions. Dans cet article, nous partagerons des conseils que vous pouvez utiliser pour planifier et organiser des r\u00e9unions r\u00e9ussies.<\/p>\n

Qu'est-ce qui rend une r\u00e9union efficace ?<\/strong><\/h2>\n

Les r\u00e9unions efficaces produisent des r\u00e9sultats tangibles qui ont un impact positif sur votre projet ou sur l'organisation dans son ensemble. Telle est l'id\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale. Les d\u00e9tails d\u00e9pendent de l'objectif de la r\u00e9union. Les r\u00e9unions efficaces sont celles qui atteignent les objectifs fix\u00e9s par le responsable de la r\u00e9union. C'est pourquoi il est absolument essentiel de d\u00e9finir un objectif clair pour chaque r\u00e9union que vous organisez et de le communiquer aux participants. Nous y reviendrons dans la section suivante.<\/p>\n

Comment organiser une r\u00e9union efficace ?<\/strong><\/h2>\n

Commencez par un objectif. Que voulez-vous accomplir en organisant cette r\u00e9union ? Devez-vous prendre d'importantes d\u00e9cisions professionnelles ? Pr\u00e9voyez-vous une s\u00e9ance de brainstorming ? Y a-t-il des mises \u00e0 jour qui doivent \u00eatre partag\u00e9es avec votre \u00e9quipe dans l'esprit de la transparence des projets<\/a>? Les objectifs que vous identifiez influenceront probablement la nature de la r\u00e9union. Ils peuvent m\u00eame vous convaincre de... ne pas organiser la r\u00e9union du tout.<\/p>\n

Cette r\u00e9union est-elle vraiment n\u00e9cessaire ?<\/b><\/h3>\n

De nombreuses entreprises suivent la r\u00e9union par d\u00e9faut<\/i> La politique de l'entreprise est la suivante : en cas de doute, il faut convoquer une r\u00e9union. Malheureusement, ce n'est pas la fa\u00e7on la plus productive d'utiliser le temps des employ\u00e9s. De nombreux rapports publi\u00e9s ces derni\u00e8res ann\u00e9es mettent l'accent sur le nombre de r\u00e9unions inutiles. Atlassian a analys\u00e9 les donn\u00e9es<\/a> et a conclu que la moiti\u00e9 des r\u00e9unions sont consid\u00e9r\u00e9es comme une perte de temps. La moiti\u00e9 d'entre elles ! Cela me fait penser que presque tout le monde pourrait r\u00e9duire le nombre de sessions qu'il d\u00e9cide d'organiser.<\/p>\n

Un type de r\u00e9union souvent critiqu\u00e9 est la fameuse r\u00e9union d'\u00e9tat. Jason Fried, fondateur et PDG de Basecamp, \u00e9crit<\/a> que Les r\u00e9unions sur l'\u00e9tat d'avancement sont les pires r\u00e9unions qui soient. En les \u00e9liminant, vous en saurez plus, vous \u00e9conomiserez beaucoup d'argent et vous regagnerez des dizaines d'heures par mois.<\/i> Il n'est pas le seul \u00e0 partager ce sentiment. Plusieurs organisations admettent ouvertement qu'elles ont renonc\u00e9 \u00e0 se r\u00e9unir simplement pour \u00e9changer sur l'\u00e9tat d'avancement des travaux. Au lieu de cela, elles communiquent plus efficacement au moyen de statuts \u00e9crits. Cette approche est particuli\u00e8rement pr\u00e9cieuse pour les \u00e9quipes distribu\u00e9es o\u00f9, pour r\u00e9unir un groupe de personnes lors d'un appel en temps r\u00e9el, il faut faire un effort de programmation important. Les rapports d'\u00e9tat publi\u00e9s sur Slack ou dans gestion de projet<\/a> Les logiciels de votre choix requi\u00e8rent moins de temps que leurs \u00e9quivalents en personne.<\/p>\n

J'imagine que certains d'entre vous se m\u00e9fient de cette id\u00e9e : apr\u00e8s tout, les gens parlent plus vite qu'ils n'\u00e9crivent. Les r\u00e9unions ne sont-elles pas plus efficaces que la mise par \u00e9crit ? Eh bien, pas dans ce cas. Les r\u00e9unions sur l'\u00e9tat d'avancement des travaux pour des groupes de personnes prennent plus de temps que la pr\u00e9paration d'une br\u00e8ve note sur l'\u00e9tat d'avancement d'une personne. En outre, il est peu probable que les participants \u00e0 une r\u00e9union pr\u00eatent la m\u00eame attention \u00e0 tout ce qui est dit par tous les participants \u00e0 une r\u00e9union donn\u00e9e.<\/p>\n

En outre, le fait d'\u00e9crire est une excellente occasion de synth\u00e9tiser les informations et de communiquer chaque \u00e9l\u00e9ment de mani\u00e8re concise. Vous \u00eates ainsi en mesure de produire des informations pertinentes et durables. Il existe un grand nombre d'applications et de modules compl\u00e9mentaires qui aideront votre entreprise \u00e0 passer des r\u00e9unions d'\u00e9tat en personne \u00e0 des r\u00e9sum\u00e9s asynchrones. Essayez Standuply<\/a> ou Carotte<\/a>par exemple.<\/p>\n

Les discussions sur l'\u00e9tat d'avancement ne sont pas le seul type de r\u00e9union qui pourrait \u00eatre \u00e9limin\u00e9 de votre calendrier. Si vous n'\u00eates pas s\u00fbr qu'une r\u00e9union donn\u00e9e doive avoir lieu ou non, vous pouvez demander conseil \u00e0 une application amusante mais utile : S'agit-il d'une r\u00e9union ?<\/i><\/a><\/p>\n

Maintenant que vous avez \u00e9tabli les raisons valables d'organiser une r\u00e9union d'affaires, vous devez la planifier avec soin. Il n'y a pas de place pour une session impromptue du type \"je passais juste devant votre bureau\" : les donn\u00e9es montrent<\/a> que 40% des personnes les consid\u00e8rent comme des distractions importantes.<\/p>\n

Invitez les bonnes personnes \u00e0 votre r\u00e9union<\/b><\/h3>\n

L'un des principaux ingr\u00e9dients d'une r\u00e9union productive est de r\u00e9unir le bon groupe de personnes. Invitez les employ\u00e9s susceptibles de contribuer \u00e0 l'objectif de votre r\u00e9union. Organisez une r\u00e9union d'\u00e9quipe de projet si vous souhaitez partager des informations importantes et organiser une br\u00e8ve s\u00e9ance de questions-r\u00e9ponses \u00e0 l'issue de la r\u00e9union. Si votre objectif est de prendre une d\u00e9cision ex\u00e9cutive au cours de cette session, assurez-vous que les d\u00e9cideurs y participent effectivement. Dans le cas contraire, la discussion ne sera gu\u00e8re efficace.<\/p>\n

En ce qui concerne le nombre de participants \u00e0 une r\u00e9union, vous avez peut-\u00eatre d\u00e9j\u00e0 entendu parler de la r\u00e8gle des deux pizzas popularis\u00e9e par Jeff Bezos<\/a>. Elle indique que deux pizzas devraient suffire \u00e0 nourrir l'ensemble du groupe. C'est une r\u00e8gle pratique, mais je vous sugg\u00e8re de ne pas la consid\u00e9rer comme une formule de mesure (apr\u00e8s tout, les pizzas sont de tailles tr\u00e8s diff\u00e9rentes). Profitez-en plut\u00f4t pour r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 votre liste de participants avant d'envoyer vos invitations.<\/p>\n

Un autre point \u00e0 prendre en consid\u00e9ration est le co\u00fbt de la r\u00e9union. Nous avons parfois l'impression de faire \u00e9conomiser de l'argent \u00e0 l'entreprise en organisant une r\u00e9union et en faisant ainsi \"avancer les choses\". Cependant, plus la r\u00e9union est longue et plus le nombre de personnes impliqu\u00e9es est important, plus les co\u00fbts de l'entreprise seront \u00e9lev\u00e9s. La prochaine fois que vous chercherez \u00e0 savoir qui inviter \u00e0 votre r\u00e9union, vous voudrez peut-\u00eatre v\u00e9rifier les points suivants le calculateur de co\u00fbts de r\u00e9union<\/a> partag\u00e9e par la Harvard Business Review. Les r\u00e9sultats vous surprendront peut-\u00eatre.<\/p>\n

Cr\u00e9er un ordre du jour de la r\u00e9union<\/b><\/h3>\n

Apr\u00e8s avoir planifi\u00e9 les objectifs de la r\u00e9union et dress\u00e9 la liste des employ\u00e9s qui y participeront, vous devez \u00e9laborer un plan d'action. Pour \u00e9tablir l'ordre du jour de votre r\u00e9union, essayez de r\u00e9pondre aux questions suivantes :<\/p>\n