{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/fi\/tuottavuus\/tehokas-kokoushallinto\/","title":{"rendered":"Tehokas kokoushallinta"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Sinulle ei varmaankaan ole yll\u00e4tys, ett\u00e4 kokoukset yhdistet\u00e4\u00e4n usein ajanhukkaan. Tutkimuksen mukaan Atlassianin raportti<\/a>, ihmiset saattavat k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 jopa 31 tuntia kuukaudessa istuen tuottamattomissa kokouksissa. Se on l\u00e4hes kokonainen ty\u00f6viikko!<\/p>\n

Ymm\u00e4rrett\u00e4v\u00e4sti ryhm\u00e4njohtajat ja esimiehet yritt\u00e4v\u00e4t ryhty\u00e4 toimiin kokouskustannusten v\u00e4hent\u00e4miseksi. Joissakin yrityksiss\u00e4 se voi olla esimerkiksi kaikkien tilannekokousten kielt\u00e4minen. Toisille se tarkoittaa sovellusten ja tekniikoiden k\u00e4ytt\u00f6\u00f6nottoa kokousten tehokkuuden lis\u00e4\u00e4miseksi. T\u00e4ss\u00e4 artikkelissa jaamme vinkkej\u00e4, joiden avulla voit suunnitella ja toteuttaa onnistuneita kokouksia.<\/p>\n

Mik\u00e4 tekee kokouksesta tehokkaan?<\/strong><\/h2>\n

Tehokkaat kokoukset tuottavat konkreettisia tuloksia, joilla on my\u00f6nteinen vaikutus projektiin tai koko organisaatioon. T\u00e4m\u00e4 on niiden yleinen ajatus. Yksityiskohdat riippuvat kokouksesi tavoitteesta. Tehokkaat kokoukset ovat sellaisia, joissa saavutetaan kokouksen johtajan asettamat tavoitteet. N\u00e4in ollen on ehdottoman t\u00e4rke\u00e4\u00e4 keksi\u00e4 selke\u00e4 tarkoitus jokaiselle kokoukselle, jonka j\u00e4rjest\u00e4t, ja jakaa tavoitteet osallistujien kanssa. Siit\u00e4 lis\u00e4\u00e4 seuraavassa osassa.<\/p>\n

Miten suunnittelet tehokkaan kokouksen?<\/strong><\/h2>\n

Aloita tavoitteesta. Mit\u00e4 haluat saavuttaa t\u00e4m\u00e4n kokouksen avulla? Pit\u00e4\u00e4k\u00f6 sinun tehd\u00e4 joitakin t\u00e4rkeit\u00e4 liiketoimintap\u00e4\u00e4t\u00f6ksi\u00e4? Suunnitteletko aivoriihe\u00e4? Onko p\u00e4ivityksi\u00e4, jotka olisi jaettava tiimisi kanssa hengess\u00e4 hankkeen avoimuus<\/a>? M\u00e4\u00e4rittelem\u00e4si tavoitteet vaikuttavat todenn\u00e4k\u00f6isesti kokouksen luonteeseen. Ne saattavat jopa saada sinut vakuuttuneeksi siit\u00e4, ett\u00e4 kokousta ei pid\u00e4 j\u00e4rjest\u00e4\u00e4 lainkaan.<\/p>\n

Onko t\u00e4m\u00e4 kokous todella pidett\u00e4v\u00e4?<\/b><\/h3>\n

Monet yritykset noudattavat kokous oletusarvoisesti<\/i> politiikka: kun on ep\u00e4ilys - kutsu kokous koolle. Valitettavasti se ei ole tuottavin tapa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6iden aikaa. Monissa viime vuosina julkaistuissa raporteissa korostetaan tarpeettomien kokousten suurta m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4. Atlassian analysoi tiedot<\/a> ja totesi, ett\u00e4 puolet kokouksista on ajanhukkaa. Puolet niist\u00e4! T\u00e4m\u00e4 saa minut ajattelemaan, ett\u00e4 l\u00e4hes kaikki voisivat v\u00e4hent\u00e4\u00e4 j\u00e4rjest\u00e4miens\u00e4 kokousten m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4.<\/p>\n

Yksi usein kritisoitu kokousmuoto on pahamaineinen tilannekokous. Jason Fried, Basecampin perustaja ja toimitusjohtaja, kirjoittaa<\/a> ett\u00e4 tilakokoukset ovat pahimpia kokouksia. Jos poistat ne, tied\u00e4t itse asiassa enemm\u00e4n, s\u00e4\u00e4st\u00e4t paljon rahaa ja voitat kymmeni\u00e4 tunteja kuukaudessa.<\/i> H\u00e4n ei ole yksin t\u00e4m\u00e4n tunteen kanssa. Useat j\u00e4rjest\u00f6t my\u00f6nt\u00e4v\u00e4t avoimesti, ett\u00e4 ne luopuivat kokouksista vain vaihtaakseen tietoja ty\u00f6n t\u00e4m\u00e4nhetkisest\u00e4 edistymisest\u00e4. Sen sijaan he viestiv\u00e4t tehokkaammin kirjallisilla tilannekatsauksilla. T\u00e4m\u00e4 l\u00e4hestymistapa on erityisen arvokas hajautetuille tiimeille, joissa ryhm\u00e4n kokoaminen puheluun reaaliajassa edellytt\u00e4\u00e4 huomattavaa aikataulutusponnistelua. Slackissa tai sis\u00e4ll\u00e4 julkaistavat tilanneraportit projektinhallinta<\/a> valitsemasi ohjelmistot vaativat v\u00e4hemm\u00e4n aikaa kuin niiden henkil\u00f6kohtaiset vastineet.<\/p>\n

Voin kuvitella, ett\u00e4 jotkut teist\u00e4 saattavat suhtautua varauksella t\u00e4h\u00e4n ajatukseen: ihmiset puhuvat nopeammin kuin kirjoittavat asioita. Eiv\u00e4tk\u00f6 kokoukset olekin tehokkaampia kuin asioiden kirjoittaminen yl\u00f6s? No, t\u00e4ss\u00e4 tapauksessa ei. Ryhmien tilannekokoukset viev\u00e4t enemm\u00e4n aikaa kuin lyhyen muistion laatiminen omasta edistymisest\u00e4. Lis\u00e4ksi kokouksen osallistujat eiv\u00e4t todenn\u00e4k\u00f6isesti kiinnit\u00e4 yht\u00e4 paljon huomiota kaikkiin asioihin, joita kaikki kokoukseen osallistuvat sanovat.<\/p>\n

Lis\u00e4ksi asioiden kirjoittaminen yl\u00f6s on erinomainen tilaisuus koota tietoa yhteen ja kertoa jokainen asia tiiviisti. T\u00e4m\u00e4n seurauksena pystyt tuottamaan oivaltavia ja pitk\u00e4kestoisia tietoja. On olemassa runsaasti sovelluksia ja lis\u00e4osia, jotka tukevat yrityst\u00e4si siirtymisess\u00e4 henkil\u00f6kohtaisista tilannekokouksista asynkronisiin yhteenvetoihin. Kokeile Standuply<\/a> tai Porkkana<\/a>esimerkiksi.<\/p>\n

Tilannekeskustelut eiv\u00e4t ole ainoa kokousmuoto, jonka voisi poistaa kalenteristasi. Jos et ole varma, pit\u00e4isik\u00f6 tietty kokous pit\u00e4\u00e4 vai ei, voit kysy\u00e4 neuvoa hauskalta mutta hy\u00f6dylliselt\u00e4 sovellukselta: Pit\u00e4isik\u00f6 sen olla kokous?<\/i><\/a><\/p>\n

Nyt kun olet selvitt\u00e4nyt p\u00e4tev\u00e4t syyt yrityskokouksen j\u00e4rjest\u00e4miseen, sinun on suunniteltava se huolellisesti. Ei ole tilaa improvisoidulle \"k\u00e4vin juuri ty\u00f6p\u00f6yt\u00e4nne ohi\" -istunnolle: tiedot osoittavat<\/a> ett\u00e4 40% ihmisist\u00e4 pit\u00e4\u00e4 niit\u00e4 merkitt\u00e4vin\u00e4 h\u00e4iri\u00f6tekij\u00f6in\u00e4.<\/p>\n

Kutsu oikeat ihmiset kokoukseen<\/b><\/h3>\n

Yksi tuottavien kokousten t\u00e4rkeimmist\u00e4 osatekij\u00f6ist\u00e4 on oikean ryhm\u00e4n kokoaminen. Kutsu mukaan ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4, jotka todenn\u00e4k\u00f6isesti edist\u00e4v\u00e4t kokouksen tavoitetta. J\u00e4rjest\u00e4 projektiryhm\u00e4n kokous, jos haluat jakaa t\u00e4rkeit\u00e4 p\u00e4ivityksi\u00e4, ja j\u00e4rjest\u00e4 sen j\u00e4lkeen lyhyt kyselytunti. Jos tavoitteenasi on saada aikaan johtop\u00e4\u00e4t\u00f6s t\u00e4m\u00e4n kokouksen aikana, varmista, ett\u00e4 p\u00e4\u00e4t\u00f6ksentekij\u00e4t todella osallistuvat siihen. Muuten siit\u00e4 tuskin tulee tehokasta keskustelua.<\/p>\n

Kokouksen osallistujien m\u00e4\u00e4r\u00e4n osalta olet ehk\u00e4 t\u00f6rm\u00e4nnyt kahden pizzan s\u00e4\u00e4nt\u00f6\u00f6n. Jeff Bezosin popularisoima<\/a>. Siin\u00e4 todetaan, ett\u00e4 kahden pizzan pit\u00e4isi riitt\u00e4\u00e4 koko kokousryhm\u00e4n ruokkimiseen. Se on k\u00e4tev\u00e4 s\u00e4\u00e4nt\u00f6, mutta suosittelen, ett\u00e4 sit\u00e4 ei pidet\u00e4 niink\u00e4\u00e4n mittakaavana (pizzoja on loppujen lopuksi hyvin erikokoisia). K\u00e4yt\u00e4 t\u00e4t\u00e4 sen sijaan tilaisuutena mietti\u00e4 osallistujaluetteloasi l\u00e4pi ennen kuin l\u00e4het\u00e4t kutsupostia.<\/p>\n

Toinen seikka, joka sinun tulisi ottaa huomioon, on kokouksen kustannukset. Joskus meist\u00e4 tuntuu, ett\u00e4 s\u00e4\u00e4st\u00e4mme yritykselle rahaa j\u00e4rjest\u00e4m\u00e4ll\u00e4 kokouksen ja siten \"viem\u00e4ll\u00e4 asioita eteenp\u00e4in\". Mit\u00e4 pidempi kokous on ja mit\u00e4 enemm\u00e4n ihmisi\u00e4 siihen osallistuu, sit\u00e4 suuremmat ovat kuitenkin liiketoiminnan kustannukset. Seuraavan kerran, kun yrit\u00e4t p\u00e4\u00e4tt\u00e4\u00e4, kenet kutsuisit kokoukseen, kannattaa ehk\u00e4 katsoa kokouskustannuslaskuri<\/a> jonka Harvard Business Review jakoi. Tulokset saattavat yll\u00e4tt\u00e4\u00e4 sinut.<\/p>\n

Luo kokouksen esityslista<\/b><\/h3>\n

Kun olet suunnitellut kokouksen tavoitteet ja laatinut luettelon kokoukseen osallistuvista ty\u00f6ntekij\u00f6ist\u00e4, sinun on laadittava toimintasuunnitelma. Jotta voit suunnitella kokouksen asialistan, yrit\u00e4 vastata seuraaviin kysymyksiin:<\/p>\n