{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/fi\/projektinhallinta\/ajanseurannan-edut\/","title":{"rendered":"Ajanseurannan edut: Miksi yrityksesi ep\u00e4onnistuu ajanseurannassa?"},"content":{"rendered":"
Etusivu<\/a><\/span> \" Ajanseurannan edut: Miksi yrityksesi ep\u00e4onnistuu ajanseurannassa?<\/span><\/span><\/div>\n\n
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

\u00a0<\/p>\n

Jos sinulla on yritys tai startup-yritys, haluat ehk\u00e4 pit\u00e4\u00e4 silm\u00e4ll\u00e4 jokaista yksityiskohtaa. Jos palkkaat ohjelmistokehitt\u00e4ji\u00e4, suunnittelijoita ja projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6it\u00e4, ty\u00f6aikojen seuranta on todenn\u00e4k\u00f6isesti p\u00e4ivitt\u00e4ist\u00e4 ty\u00f6t\u00e4si. Se ei ehk\u00e4 ole lempiteht\u00e4v\u00e4si ty\u00f6ss\u00e4, se voi olla pelottava ja turhauttava, mutta useimmissa asiantuntijapalveluissa siit\u00e4 on tullut pakollinen.<\/p>\n

Ajanseurannan avulla voidaan hallita ty\u00f6ntekij\u00f6iden tuottavuutta, valvoa tiettyyn teht\u00e4v\u00e4\u00e4n k\u00e4ytetty\u00e4 aikaa ja lopulta optimoida paremmin ty\u00f6voiman tulevaa jakautumista yrityksess\u00e4.<\/p>\n

Viel\u00e4 t\u00e4rke\u00e4mp\u00e4\u00e4 on, ett\u00e4 se auttaa n\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n asiakkaille, mist\u00e4 he todella maksavat.<\/p>\n

\n

\"Ajanseuranta on v\u00e4ltt\u00e4m\u00e4tt\u00f6myys ammattilaisille, jotka laskuttavat tunneittain\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Ainakin se on t\u00e4rkein syy tehd\u00e4 niin.<\/p>\n

Miksi ajanseurannassa on j\u00e4rke\u00e4<\/h2>\n

Tutkimukset ovat osoittaneet, ett\u00e4 yritykset, jotka eiv\u00e4t hy\u00f6dynn\u00e4 ajanhallintaa, menett\u00e4v\u00e4t yli $18 000 keskim\u00e4\u00e4rin vuosittain.<\/a>.<\/p>\n

Oikein toteutettuna ajanseuranta voi Small Business Trendsin mukaan auttaa yrityst\u00e4si olemaan tehokkaampi ja avoimempi sek\u00e4 tiimien ett\u00e4 asiakkaiden kanssa:<\/p>\n

\n

\"Asianmukaiset aika- ja projektiseurantaohjelmistot voivat auttaa yrityksi\u00e4 ymm\u00e4rt\u00e4m\u00e4\u00e4n ja ottamaan huomioon ty\u00f6ntekij\u00f6iden panoksen, vaikka n\u00e4m\u00e4 panokset on nyt mitattava entist\u00e4 haastavammilla mittareilla.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Ihannetapauksessa ty\u00f6ajanseuranta voi v\u00e4hent\u00e4\u00e4 arvailua ty\u00f6voimaa jaettaessa tai tulevia hankkeita arvioitaessa, mik\u00e4 auttaa yrityst\u00e4 suunnittelemaan budjettia paremmin.<\/p>\n

Todellisuus on kuitenkin paljon erilainen, kuten McKinsey & Companyn raportissa todetaan:<\/p>\n

\n

\"Suuret IT-projektit ylitt\u00e4v\u00e4t keskim\u00e4\u00e4rin 45 prosenttia budjetin ja 7 prosenttia aikataulun ja tuottavat 56 prosenttia ennakoitua v\u00e4hemm\u00e4n arvoa. Ohjelmistoprojekteissa on suurin riski kustannusten ja aikataulun ylittymiseen.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Saatat siis nyt ajatella:<\/p>\n

Miksi, jos ty\u00f6aikojen seuraaminen on niin v\u00e4ltt\u00e4m\u00e4t\u00f6nt\u00e4, sanotte, ett\u00e4 se ei ehk\u00e4 ole hyv\u00e4ksi minulle?<\/em><\/p>\n

Selit\u00e4n sen heti.<\/p>\n

Kun ajanseurannassa ei ole j\u00e4rke\u00e4<\/h2>\n

Monet yritykset toteuttavat ty\u00f6ntekij\u00e4n ajanseuranta ohjelmisto<\/a> sen vuoksi.<\/p>\n

Micha\u0142 Bielak kiinnitt\u00e4\u00e4 \"Projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6n opas ajanseurantaan\" -kirjassaan huomiota eritt\u00e4in t\u00e4rke\u00e4\u00e4n tapaukseen:<\/p>\n

\n

\"...ajanseuranta, kun sit\u00e4 ei toteuteta oikein, voi j\u00e4tt\u00e4\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00e4t hukkumaan eik\u00e4 itse asiassa edes hieman tuottavammaksi.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

T\u00e4m\u00e4 on todellinen ongelma kehitt\u00e4j\u00e4yhteis\u00f6ss\u00e4, jonka Anne Dev ilmaisi hyvin kirjassaan \"I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation\". H\u00e4n kuvailee, kuinka peloissaan, peloissaan ja jopa h\u00e4peiss\u00e4\u00e4n h\u00e4n oli siit\u00e4, ett\u00e4 ajanhallintasovellukset<\/a> h\u00e4n kohtasi:<\/p>\n

\n

\"Tunsin itseni paskaksi ja vihaiseksi. Tunsin olevani taakka joukkueelleni. Ja minusta tuntui, ett\u00e4 nelj\u00e4n tunnin lounaan vertaaminen asiakkaan kanssa nelj\u00e4n tunnin koodaamiseen oli paskapuhetta. Mutta olivatko he oikeassa alisuoriutumisestani? Vai olinko kielt\u00e4m\u00e4ss\u00e4 itsearvostukseni ja tuottavuuteni?\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Ongelman laajuuden n\u00e4kee vastauksista ja kommenteista, joita h\u00e4n sai Mediumissa ja seuraavilta tahoilta.\u00a0Hacker News -yhteis\u00f6<\/a>. Kehitt\u00e4j\u00e4toverit tuntevat my\u00f6t\u00e4tuntoa, koska hekin ovat kokeneet, ett\u00e4 heid\u00e4n ty\u00f6t\u00e4\u00e4n on arvioitu v\u00e4\u00e4rin ja ett\u00e4 ihmiset eiv\u00e4t ymm\u00e4rr\u00e4, ett\u00e4 ohjelmistokehitys on hankalaa eik\u00e4 sit\u00e4 voi aina mitata tiukkojen tuntien perusteella tai verrata muihin projekteihin.<\/p>\n

Ajanseurannan vaarat<\/h2>\n

Miten siis saada kaikki irti ty\u00f6ajanseurannasta ja samalla \u00e4rsytt\u00e4\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4si?<\/p>\n

Paras tapa on v\u00e4ltt\u00e4\u00e4 n\u00e4m\u00e4 viisi yleist\u00e4 virhett\u00e4:<\/p>\n

1. Ajan tuhlaaminen ajanseurantaan<\/h2>\n

Monille ty\u00f6ntekij\u00f6ille ajanseuranta on h\u00e4iri\u00f6tekij\u00e4. He joutuvat k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n ylim\u00e4\u00e4r\u00e4ist\u00e4 aikaa vain tuntilistojen t\u00e4ytt\u00e4miseen.<\/p>\n

Projektip\u00e4\u00e4llik\u00f6ille on olemassa monia ohjelmistoty\u00f6kaluja, kuten Harvest tai Basecamp, mutta ne vaativat k\u00e4ytt\u00e4ji\u00e4 muistamaan t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 tietyt lomakkeet, jotta he voivat seurata ty\u00f6tuntejaan. T\u00e4llaiset raportit voivat olla ep\u00e4tarkkoja, mit\u00e4 k\u00e4sittelen tarkemmin hetken kuluttua, mutta ne viev\u00e4t my\u00f6s aikaa ty\u00f6ntekij\u00f6ilt\u00e4.<\/p>\n

On kuitenkin olemassa reaaliaikaisia seurantaty\u00f6kaluja, kuten Toggl, jotka eiv\u00e4t vaadi lainkaan tuntilistojen t\u00e4ytt\u00e4mist\u00e4. Sen sijaan ty\u00f6ntekij\u00e4t k\u00e4ynnist\u00e4v\u00e4t ja lopettavat seurantalaitteen aina tarvittaessa. N\u00e4in he voivat todella tehd\u00e4 ty\u00f6t\u00e4 ja s\u00e4\u00e4styv\u00e4t turhautumiselta.<\/p>\n

2. Kaikkea ei seurata<\/h2>\n

Emme ole t\u00e4ydellisi\u00e4 - my\u00f6nnett\u00e4k\u00f6\u00f6n se. Teemme virheit\u00e4, valehtelemme tai unohdamme. Miten siis tausta-asiakirjojen taannehtivaan t\u00e4ytt\u00e4miseen perustuva ajanseuranta voi olla tarkkaa?<\/p>\n

Toinen tutkimus<\/a> osoittaa, kuinka monia asioita emme laske ty\u00f6aikaa seuratessamme, koska niit\u00e4 ei yksinkertaisesti voi laskuttaa: n\u00e4it\u00e4 ovat l\u00e4hinn\u00e4 s\u00e4hk\u00f6postit, kokoukset tai viestint\u00e4 tiimiss\u00e4. Esimerkiksi s\u00e4hk\u00f6postien laskematta j\u00e4tt\u00e4minen johtaa vakaviin rahanmenetyksiin.<\/p>\n

Harvard Business Review -lehden mukaan Yhdysvaltojen talous menett\u00e4\u00e4 50 miljoonaa tuntia eli $7,4 miljardia euroa p\u00e4iv\u00e4ss\u00e4 tuottavuutta. Se tapahtuu vain siksi, ett\u00e4 ihmiset unohtavat seurata s\u00e4hk\u00f6postien lukemiseen ja niihin vastaamiseen k\u00e4ytetty\u00e4 aikaa ty\u00f6aikana.<\/p>\n

3. Ei motivoi tiimi\u00e4 seuraamaan aikaansa<\/h2>\n

Ajan seuraaminen ei ole jotain, mist\u00e4 me pid\u00e4mme. Monille meist\u00e4 se on luonnotonta tai jopa j\u00e4rjet\u00f6nt\u00e4.<\/p>\n

Johtajan velvollisuus on valistaa ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4 siit\u00e4, mik\u00e4 merkitys on projektin ajanseuranta<\/a> ja n\u00e4ytt\u00e4\u00e4 heille, miten se tehd\u00e4\u00e4n oikein.<\/p>\n

Kuten Micha\u0142 Bielak sanoi PM-oppaassaan:<\/p>\n

\n

\"[Et voi] vain ker\u00e4t\u00e4 tiimisi j\u00e4seni\u00e4 yhteen huoneeseen yhten\u00e4 p\u00e4iv\u00e4n\u00e4 ja sanoa: \"T\u00e4st\u00e4 l\u00e4htien k\u00e4yt\u00e4mme t\u00e4t\u00e4 IT-ajanseurantaohjelmaa, jotta n\u00e4emme, miten ty\u00f6si sujuu. Klikkaa t\u00e4st\u00e4, nyt klikkaa tuosta, t\u00e4ydellist\u00e4, kiitos, kokous on ohi\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Kontekstin puute voi johtaa Anne Devin aiemmin t\u00e4ss\u00e4 artikkelissa kuvaaman kaltaisiin tilanteisiin: ihmiset voivat alkaa tuntea huonoa omaatuntoa ty\u00f6aikakirjanpitoon k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4st\u00e4\u00e4n ajasta, he turhautuvat ja suuttuvat koko prosessista.<\/p>\n

4. Seuranta-aika teht\u00e4v\u00e4n suorittamisen j\u00e4lkeen<\/h2>\n

Olen puhunut siit\u00e4 hieman aiemmin - ty\u00f6ntekij\u00f6ill\u00e4 on taipumus t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 ty\u00f6aikataulut vasta teht\u00e4v\u00e4n suorittamisen j\u00e4lkeen, mik\u00e4 johtaa arvailuun ja oletuksiin.<\/p>\n

Ep\u00e4tarkkaan ajanseurantaan perustuvat raportit ovat harhaanjohtavia, mik\u00e4 aiheuttaa yritykselle sek\u00e4 hallinnollisia ett\u00e4 taloudellisia ongelmia.<\/p>\n

Viel\u00e4 pahempaa on, ett\u00e4 9,1% ty\u00f6ntekij\u00f6ist\u00e4 t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 ty\u00f6aikakirjanpitolomakkeensa kerran viikossa ja 3,6% kerran kuukaudessa, mik\u00e4 aiheuttaa viel\u00e4kin enemm\u00e4n ep\u00e4tarkkuutta heid\u00e4n sy\u00f6tt\u00e4miss\u00e4\u00e4n tiedoissa. Muistuta ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4si t\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n tuntilistat s\u00e4\u00e4nn\u00f6llisesti tai siirry reaaliaikaisiin seurantaty\u00f6kaluihin.<\/p>\n

5. Harhaanjohtavien raporttien laatiminen<\/h2>\n

Miten voit kohdentaa resursseja, jos ty\u00f6aikakirjanpidosta saadut tiedot ovat ep\u00e4tarkkoja?<\/p>\n

Jos et tied\u00e4 tarkalleen, kuinka paljon aikaa ty\u00f6ntekij\u00e4si k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t tiettyihin teht\u00e4viin, saatat ali- tai yliarvioida tulevia projekteja, mik\u00e4 voi vaikuttaa jopa yrityksesi budjettiin.<\/p>\n

Asianmukainen hanke-ennusteiden laatiminen on ratkaisevan t\u00e4rke\u00e4\u00e4 projektinhallinnassa, joten et halua tehd\u00e4 p\u00e4\u00e4t\u00f6ksi\u00e4 v\u00e4\u00e4rien tietojen perusteella.<\/p>\n

Harkitse resurssien hallintaa<\/h2>\n

Ajanseurannan avulla voit seurata, kuinka monta tuntia ty\u00f6ntekij\u00e4si ovat k\u00e4ytt\u00e4neet teht\u00e4viin, mutta resurssienhallinta auttaa jakamaan resurssit tehokkaasti ty\u00f6kapasiteetin ja k\u00e4ytett\u00e4viss\u00e4 olevien tiimin j\u00e4senten perusteella.<\/p>\n

N\u00e4in varmistat, ettet kuormita ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4 liian suurella ty\u00f6m\u00e4\u00e4r\u00e4ll\u00e4, ja v\u00e4lt\u00e4t samaan aikaan muissa tiimeiss\u00e4 esiintyv\u00e4t seisokit.<\/p>\n

T\u00e4m\u00e4n yksinkertaisen ajatuksen pohjalta olemme luoneet Teamdeck.io:n - yksinkertaisen resurssisuunnitteluty\u00f6kalun, joka auttaa seuraavissa asioissa ty\u00f6aikatauluraportit<\/a> tai toteuttamalla ajanhallintastrategiat<\/a>. Koska meill\u00e4 on vankka tausta ohjelmistokehityksess\u00e4, ymm\u00e4rr\u00e4mme, kuinka t\u00e4rke\u00e4\u00e4 on jakaa ty\u00f6voima oikein viimeaikaisissa ja tulevissa projekteissa, jotta voidaan varmistaa yrityksen toiminta sek\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6iden ja asiakkaiden tyytyv\u00e4isyys.<\/p>\n

Resurssien aikataulutusty\u00f6kalun k\u00e4ytt\u00f6\u00f6notto johtuu siit\u00e4, ett\u00e4 voit alkaa keskitty\u00e4 koko prosessiin ja saada korkean tason yleiskuvan tiimist\u00e4si. T\u00e4llaisen ty\u00f6kalun avulla voit valvoa kaikkia ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4 kerralla ja seurata heille osoitettuja projekteja, lomia ja vapaap\u00e4ivi\u00e4.<\/p>\n

Teht\u00e4v\u00e4l\u00e4ht\u00f6inen ajanseuranta voi johtaa kokonaiskuvan huomiotta j\u00e4tt\u00e4miseen, kun taas resurssienhallinta auttaa sinua jakamaan ty\u00f6voiman paremmin, ei vain tiettyyn teht\u00e4v\u00e4\u00e4n k\u00e4ytetyn ajan vaan my\u00f6s saatavuuden ja ty\u00f6kyvyn perusteella.<\/p>\n

Selvit\u00e4, mik\u00e4 toimii yrityksess\u00e4si<\/h2>\n

Koska en yrit\u00e4 vakuuttaa sinua valitsemaan joko ajanseurantaa tai resurssien aikataulutusta (molempien k\u00e4ytt\u00e4minen on t\u00e4ysin j\u00e4rkev\u00e4\u00e4), toivon, ett\u00e4 olet tietoisempi ajanseurannan vaaroista, etenkin jos sit\u00e4 ei ole toteutettu oikein organisaatiossa.<\/p>\n

Jos haluat hy\u00f6dynt\u00e4\u00e4 ajanseurantaa yrityksess\u00e4si parhaalla mahdollisella tavalla, muista noudattaa seuraavia ohjeita:<\/p>\n