{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/et\/tootlikkus\/tohus-koosolekute-juhtimine\/","title":{"rendered":"T\u00f5hus koosolekute juhtimine"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

T\u00f5en\u00e4oliselt ei ole teile \u00fcllatus, et koosolekud on sageli seotud ajaraiskamisega. Vastavalt Atlassiani aruanne<\/a>, v\u00f5ivad inimesed iga kuu kuni 31 tundi istuda ebaproduktiivsetel koosolekutel. See on peaaegu terve t\u00f6\u00f6n\u00e4dal!<\/p>\n

Arusaadavalt p\u00fc\u00fcavad meeskonnajuhid ja juhid v\u00f5tta m\u00f5ningaid meetmeid, et v\u00e4hendada koosolekute kulusid. M\u00f5ne ettev\u00f5tte puhul v\u00f5ib see olla n\u00e4iteks k\u00f5igi staatuskoosolekute keelamine. Teiste jaoks t\u00e4hendab see rakenduste ja tehnikate kasutuselev\u00f5ttu koosolekute t\u00f5hususe suurendamiseks. Selles artiklis jagame n\u00e4pun\u00e4iteid, mida saate kasutada edukate koosolekute planeerimiseks ja l\u00e4biviimiseks.<\/p>\n

Mis teeb koosoleku tulemuslikuks?<\/strong><\/h2>\n

T\u00f5husad koosolekud annavad k\u00e4egakatsutavaid tulemusi, millel on positiivne m\u00f5ju teie projektile v\u00f5i organisatsioonile tervikuna. See on nende \u00fcldine idee. \u00dcksikasjad s\u00f5ltuvad teie koosoleku eesm\u00e4rgist. T\u00f5husad koosolekud on need, mis saavutavad koosoleku juhi seatud eesm\u00e4rgid. Seega on absoluutselt oluline, et iga koosoleku jaoks oleks selge eesm\u00e4rk, mida te peate, ja jagada neid eesm\u00e4rke osalejatega. Sellest l\u00e4hemalt j\u00e4rgmises jaotises.<\/p>\n

Kuidas planeerida t\u00f5husat koosolekut?<\/strong><\/h2>\n

Alustage eesm\u00e4rgist. Mida soovite selle koosoleku korraldamisega saavutada? Kas teil on vaja teha m\u00f5ni oluline \u00e4riotsus? Kas plaanite ajur\u00fcnnakut? Kas on uuendusi, mida tuleks oma meeskonnaga jagada vaimus projekti l\u00e4bipaistvus<\/a>? M\u00e4\u00e4ratud eesm\u00e4rgid m\u00f5jutavad t\u00f5en\u00e4oliselt kohtumise iseloomu. Nad v\u00f5ivad teid isegi veenda... mitte korraldama koosolekut \u00fcldse.<\/p>\n

Kas te peate t\u00f5esti seda koosolekut pidama?<\/b><\/h3>\n

Paljud ettev\u00f5tted j\u00e4rgivad kohtumine vaikimisi<\/i> poliitika: kui on kahtlusi - kutsu koosolek kokku. Kahjuks ei ole see k\u00f5ige produktiivsem viis t\u00f6\u00f6tajate aja kulutamiseks. Paljud viimastel aastatel avaldatud aruanded r\u00f5hutavad tarbetute koosolekute suurt hulka. Atlassian anal\u00fc\u00fcsis andmeid<\/a> ja j\u00f5udis j\u00e4reldusele, et pooled koosolekutest peetakse ajaraiskamiseks. Pool neist! See paneb mind m\u00f5tlema, et peaaegu k\u00f5ik v\u00f5iksid v\u00e4hendada istungite arvu, mida nad otsustavad korraldada.<\/p>\n

\u00dcks koosolekut\u00fc\u00fcp, mida sageli kritiseeritakse, on kurikuulus statuskoosolek. Jason Fried, Basecampi asutaja ja tegevjuht, kirjutab<\/a> et staatuskoosolekud on k\u00f5ige hullemad koosolekud. Kui kaotate need, saate tegelikult rohkem teada, s\u00e4\u00e4state hulga raha ja saate tagasi k\u00fcmneid t\u00f6\u00f6tunde kuus.<\/i> Ta ei ole selles arvamuses \u00fcksi. Mitmed organisatsioonid tunnistavad avalikult, et nad loobusid kohtumistest lihtsalt selleks, et vahetada t\u00f6\u00f6 senist edenemist. Selle asemel suhtlevad nad t\u00f5husamalt kirjalike staatuste abil. See l\u00e4henemisviis on eriti v\u00e4\u00e4rtuslik hajutatud meeskondade puhul, kus selleks, et koguda r\u00fchm inimesi reaalajas kokku, tuleb teha m\u00e4rkimisv\u00e4\u00e4rseid j\u00f5upingutusi ajakava koostamisel. Slackis v\u00f5i Slacki raames avaldatud olekuteated projektijuhtimine<\/a> valitud tarkvara n\u00f5uavad v\u00e4hem aega kui nende isiklikud vasted.<\/p>\n

V\u00f5in ette kujutada, et m\u00f5ned teist v\u00f5ivad selle idee suhtes ettevaatlikud olla: inimesed r\u00e4\u00e4givad ju kiiremini, kui nad asju kirja panevad. Kas koosolekud ei ole mitte t\u00f5husamad, kui asju kirja panna? Noh, antud juhul mitte. Inimr\u00fchmade staatuse koosolekud v\u00f5tavad kauem aega kui l\u00fchikese m\u00e4rkuse koostamine oma edusammude kohta. Pealegi ei p\u00f6\u00f6ra koosolekutel osalejad t\u00f5en\u00e4oliselt v\u00f5rdselt t\u00e4helepanu k\u00f5igile asjadele, mida k\u00f5ik antud koosolekul osalejad r\u00e4\u00e4givad.<\/p>\n

Pealegi on asjade \u00fcleskirjutamine suurep\u00e4rane v\u00f5imalus s\u00fcnteesida teavet ja edastada iga punkt l\u00fchidalt. Selle tulemusena suudate toota sisukaid ja kauakestvaid teabet\u00fckke. On palju rakendusi ja lisaseadmeid, mis toetavad teie ettev\u00f5tet \u00fcleminekul isiklike staatuskoosolekute asemel as\u00fcnkroonsete kokkuv\u00f5tete tegemisele. Proovige Standuply<\/a> v\u00f5i Porgand<\/a>n\u00e4iteks.<\/p>\n

Olukorra arutelud ei ole ainus koosolekut\u00fc\u00fcp, mille v\u00f5iks teie kalendrist v\u00e4lja j\u00e4tta. Kui te ei ole kindel, kas antud koosolek peaks toimuma v\u00f5i mitte, v\u00f5ite k\u00fcsida n\u00f5u l\u00f5busast, kuid kasulikust rakendusest: Kas see peaks olema kohtumine?<\/i><\/a><\/p>\n

N\u00fc\u00fcd, kui olete kindlaks teinud, et \u00e4rikohtumise korraldamine on p\u00f5hjendatud, peate seda hoolikalt planeerima. Ei ole ruumi improviseeritud \"ma lihtsalt m\u00f6\u00f6dusin teie laua juurest\" seansiks: andmed n\u00e4itavad<\/a> et 40% inimestest peab neid oluliseks h\u00e4irivaks teguriks.<\/p>\n

Kutsuge oma koosolekule \u00f5iged inimesed<\/b><\/h3>\n

\u00dcks produktiivsete koosolekute v\u00f5tmetegureid on \u00f5igete inimeste kokkukutsumine. Kutsuge t\u00f6\u00f6tajad, kes t\u00f5en\u00e4oliselt aitavad kaasa teie koosoleku eesm\u00e4rgi saavutamisele. Korraldage projektimeeskonna koosolek, kui soovite jagada olulisi uuendusi ja korraldada p\u00e4rast seda l\u00fchikesi k\u00fcsimusi ja vastuseid. Kui teie eesm\u00e4rk on selle istungi k\u00e4igus juhtkonna otsuse tegemine, veenduge, et otsustajad ka tegelikult osalevad sellel istungil. Vastasel juhul vaevalt, et sellest saab t\u00f5hus arutelu.<\/p>\n

Koosolekul osalejate arvu osas olete v\u00f5ib-olla kokku puutunud kahe pizza reegliga. mida populariseeris Jeff Bezos<\/a>. Selles on \u00f6eldud, et kahest pitsast peaks piisama, et toita kogu koosoleku r\u00fchma. See on mugav reegel, kuid ma soovitan seda mitte niiv\u00f5rd m\u00f5\u00f5tevalemina vaadata (pitsad on ju v\u00e4ga erineva suurusega). Selle asemel kasutage seda v\u00f5imalusena, et m\u00f5elda oma osalejate nimekiri l\u00e4bi, enne kui saadate v\u00e4lja kutsek\u00f5ne.<\/p>\n

Teine punkt, mida peaksite siinkohal arvesse v\u00f5tma, on teie kohtumise kulud. M\u00f5nikord tunneme, et s\u00e4\u00e4stame ettev\u00f5tte raha, kui korraldame koosoleku ja seega \"liigutame asju edasi\". Mida pikem on koosolek ja mida rohkem inimesi on kaasatud, seda suuremad on aga ettev\u00f5tte kulud. J\u00e4rgmine kord, kui proovite otsustada, keda oma koosolekule kutsuda, v\u00f5iksite vaadata koosoleku kulude kalkulaator<\/a> mida jagab Harvard Business Review. Tulemused v\u00f5ivad teid \u00fcllatada.<\/p>\n

Koostage koosoleku p\u00e4evakord<\/b><\/h3>\n

Olles kavandanud koosoleku eesm\u00e4rgid ja meeles pidanud koosolekul osalevate t\u00f6\u00f6tajate nimekirja, peate koostama tegevuskava. Koosoleku p\u00e4evakorra kujundamiseks p\u00fc\u00fcdke vastata j\u00e4rgmistele k\u00fcsimustele:<\/p>\n