{"id":6612,"date":"2021-01-27T11:41:52","date_gmt":"2021-01-27T09:41:52","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=6612"},"modified":"2024-09-04T16:04:36","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:36","slug":"spreadsheets-for-project-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/hojas-de-calculo-para-la-gestion-de-proyectos\/","title":{"rendered":"\u00bfUtiliza hojas de c\u00e1lculo Excel para la gesti\u00f3n de proyectos? Reconsid\u00e9relo."},"content":{"rendered":"<div class=\"yoast-breadcrumbs\"><span><span><a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/\">Inicio<\/a><\/span> \" <span class=\"breadcrumb_last\" aria-current=\"page\">\u00bfUtiliza hojas de c\u00e1lculo Excel para la gesti\u00f3n de proyectos? Reconsid\u00e9relo.<\/span><\/span><\/div>\n\n<p>\u00a0<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">Navegando por Internet, encontrar\u00e1 varias plantillas de Excel para la gesti\u00f3n de proyectos: una plantilla de diagrama de Gantt, una plantilla de presupuesto, una plantilla de cronograma del proyecto, etc.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">Al parecer, muchas empresas siguen confiando en las hojas de c\u00e1lculo para planificar y gestionar sus proyectos. Al hablar con<\/span><a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-preserver-spaces=\"true\"> software de gesti\u00f3n de recursos<\/span><\/a><span data-preserver-spaces=\"true\"> usuarios, a menudo nos enteramos de que sol\u00edan utilizar hojas de c\u00e1lculo para controlar el tiempo o <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/liderazgo\/seguimiento-de-la-politica-de-tiempo-libre-retribuido\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">seguimiento del tiempo libre de los empleados<\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00bfCu\u00e1l es entonces el problema? Si a una empresa le funcionan las plantillas de Microsoft Excel, \u00bfdeber\u00eda invertir en una herramienta dedicada a la gesti\u00f3n de proyectos? Esta entrada del blog pretende permitirle evaluar si las hojas de c\u00e1lculo son realmente pr\u00e1cticas para su organizaci\u00f3n. Si lo son, entonces genial, pero es probable que veas costes ocultos de usarlas para <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/guia-de-gestion-de-recursos-para-proyectos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">gesti\u00f3n de proyectos y recursos<\/a>.<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full\" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/ePeHKwWSed0Ag\/giphy-downsized-large.gif\" alt=\"Hoja de c\u00e1lculo Excel de gesti\u00f3n de proyectos para planificar proyectos intrusivos y gestionar m\u00faltiples proyectos\" width=\"461\" height=\"250\" \/><\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00bfPor qu\u00e9 las empresas utilizan hojas de c\u00e1lculo para gestionar proyectos?<\/span><\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">Antes de hablar de los numerosos problemas a los que puede enfrentarse cuando conf\u00eda en una hoja de c\u00e1lculo para el seguimiento de un proyecto o de un proyecto e <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/planificacion-de-recursos-en-la-gestion-de-proyectos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">planificaci\u00f3n de recursos<\/a>En primer lugar, hablemos de las razones por las que se utilizan. En nuestra opini\u00f3n, las empresas deciden gestionar sus proyectos con Excel porque las hojas de c\u00e1lculo parecen accesibles, f\u00e1ciles de usar y gratuitas. Despu\u00e9s de todo, b\u00e1sicamente todo el mundo tiene una aplicaci\u00f3n de hoja de c\u00e1lculo instalada en su m\u00e1quina. Las alternativas en la nube, como Google Sheets, tambi\u00e9n est\u00e1n ampliamente disponibles. La cuesti\u00f3n es que, aunque populares, las hojas de c\u00e1lculo no han sido dise\u00f1adas para la gesti\u00f3n de proyectos. En consecuencia, utilizarlas como tales puede ser cualquier cosa menos f\u00e1cil, gratuito y eficiente.<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full\" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/Rmo9hnRTPO6jBATr3s\/giphy.gif\" alt=\"El rastreador de proyectos Excel no ayuda a gestionar eficazmente los proyectos y sus tareas\" width=\"480\" height=\"270\" \/><\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Principales escollos de la \"gesti\u00f3n de proyectos Excel<\/span><\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">Analicemos los mayores problemas a los que se enfrentan los gestores de proyectos cuando utilizan hojas de c\u00e1lculo para crear un plan de proyecto o gestionar las tareas en curso.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span data-preserver-spaces=\"true\">Las hojas de c\u00e1lculo lo son:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">lentas de utilizar.\u00a0<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Digamos que su equipo ha descubierto formas eficaces de planificar y gestionar proyectos con hojas de c\u00e1lculo. Tal vez incluso haya preparado plantillas Excel de gesti\u00f3n de proyectos que funcionan bien para su empresa. Aun as\u00ed, organizar, actualizar y conectar hojas de c\u00e1lculo puede ser un proceso muy tedioso y lento. Imag\u00ednate hacer los m\u00e1s peque\u00f1os retoques en tu diagrama de Gantt de Excel y tener que volver a colorear un mont\u00f3n de celdas. Es como interactuar con un libro de colorear para adultos, pero no de una manera divertida.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">no es adecuado para el seguimiento de proyectos en tiempo real.\u00a0<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Cuando dependes de archivos de Excel, no puedes estar seguro de que est\u00e9n actualizados o de que no haya m\u00faltiples versiones de ellos circulando por ah\u00ed. Con las hojas basadas en la nube, la situaci\u00f3n es mejor, pero aqu\u00ed se siguen aplicando otras limitaciones de las hojas de c\u00e1lculo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">no es f\u00e1cil de dominar.<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\"> Dado que todo el mundo tiene experiencia en el uso de hojas de c\u00e1lculo, deber\u00edan ser una herramienta intuitiva para los miembros de su equipo, \u00bfverdad? Claro, cuando hablamos de tablas y listas muy sencillas. Sin embargo, para compensar la falta de funciones PM, es probable que tenga que incorporar f\u00f3rmulas avanzadas o complementos que pueden tener una curva de aprendizaje pronunciada para sus empleados.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">limitante.<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\"> Una vez m\u00e1s, las hojas de c\u00e1lculo no han sido dise\u00f1adas para la gesti\u00f3n de proyectos o recursos. Por eso no es de extra\u00f1ar que carezcan de muchas funciones \u00fatiles que los miembros de tu equipo suelen necesitar. No se pueden almacenar archivos, a\u00f1adir notas o recopilar comentarios. Ahora bien, estamos seguros de que algunos de ustedes rebatir\u00e1n esta afirmaci\u00f3n y dir\u00e1n: \"Claro que puedes hacer estas cosas. S\u00f3lo hay que buscar algunas soluciones\". Sin embargo, estas soluciones pueden llevar mucho tiempo y costar mucho dinero. Adem\u00e1s, en \u00faltima instancia pueden no ser tan eficaces como una simple aplicaci\u00f3n PM.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">no apto para la colaboraci\u00f3n<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">. Existe una paradoja particular cuando se trata de gestionar proyectos en hojas de c\u00e1lculo. Por un lado, quieres incluir a los miembros de tu equipo en el proceso y dejarles participar en la gesti\u00f3n de tareas o <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/asignacion-de-recursos-para-gestores-de-proyectos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">asignaci\u00f3n de recursos<\/a>. Por otro lado, la estructura de las hojas de c\u00e1lculo y las f\u00f3rmulas utilizadas en ellas pueden ser muy f\u00e1ciles de estropear, por lo que es posible que no est\u00e9s dispuesto a dejar que varias personas colaboren en ellas.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">propensos a complicarse<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">. S\u00ed, es posible planificar un solo aspecto de un proyecto en una hoja de c\u00e1lculo. Sin embargo, cuando tu empresa trabaja en proyectos de gran envergadura, la estructura de la hoja de c\u00e1lculo pronto crecer\u00e1 hasta convertirse en varios archivos\/hojas. La raz\u00f3n es que resulta dif\u00edcil reflejar las m\u00faltiples dependencias y relaciones de los proyectos en una sola hoja. Por supuesto, una estructura de hoja de c\u00e1lculo compleja puede ser realmente dif\u00edcil de navegar, especialmente para los nuevos miembros del equipo.<\/span><\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">no presentable a sus clientes.\u00a0<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Es habitual que los clientes quieran conocer el avance del proyecto o el estado actual del presupuesto. Enviarles una hoja de c\u00e1lculo compleja y cr\u00edptica no ser\u00e1 una soluci\u00f3n \u00f3ptima. Como resultado, los gestores de proyectos pasan horas escribiendo<\/span><a class=\"editor-rtfLink\" href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/caja-de-herramientas\/informes-de-situacion-del-proyecto-2\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0informes de situaci\u00f3n del proyecto<\/span><\/a><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0y crear presentaciones para los clientes. Es un trabajo adicional que bien podr\u00eda evitarse (\u00bfc\u00f3mo? V\u00e9ase la siguiente secci\u00f3n de esta entrada del blog).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full\" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/S8HG3YqBLQRNNhazsz\/giphy.gif\" alt=\"Para conocer en todo momento el progreso y los recursos del proyecto, los gestores de proyectos utilizan herramientas de planificaci\u00f3n de proyectos\" width=\"480\" height=\"270\" \/><\/p>\n<h2><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00bfC\u00f3mo sustituyen los planificadores de recursos a las hojas de c\u00e1lculo?<\/span><\/strong><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0para la gesti\u00f3n de proyectos<\/span><\/strong><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">?<\/span><\/strong><\/h2>\n<p><span data-preserver-spaces=\"true\">En primer lugar, un proyecto dedicado y <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/las-mejores-herramientas-de-gestion-de-recursos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">herramientas de planificaci\u00f3n de recursos<\/a> resuelven los retos presentados en la secci\u00f3n anterior. Se han creado teniendo en cuenta estos procesos concretos, por lo que, naturalmente, disponen de funciones para ayudar a planificar proyectos, programar recursos o actualizar el calendario del proyecto. Adem\u00e1s, suelen ofrecer las siguientes funciones que podr\u00edan mejorar a\u00fan m\u00e1s el rendimiento de su equipo y ahorrarle mucho tiempo y dinero:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Informes de proyectos.<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0Imagine que puede generar r\u00e1pidamente un <a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/productividad\/panel-de-gestion-de-proyectos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">panel de gesti\u00f3n de proyectos<\/a> para no perder de vista las m\u00e9tricas cr\u00edticas o exportar un informe visualmente atractivo para su cliente. Las aplicaciones de PM y gesti\u00f3n de recursos permiten calcular f\u00e1cilmente los principales KPI, como la tasa de agotamiento,\u00a0<\/span><a class=\"editor-rtfLink\" href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/como-medir-la-utilizacion-de-los-recursos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00edndice de utilizaci\u00f3n de recursos<\/span><\/a><span data-preserver-spaces=\"true\"><span data-preserver-spaces=\"true\">o los m\u00e1rgenes de beneficio. No s\u00f3lo puede impresionar a sus clientes con informes precisos, sino que tambi\u00e9n puede utilizar estos an\u00e1lisis para encontrar oportunidades de optimizaci\u00f3n dentro de su organizaci\u00f3n.<\/span><\/span><\/li>\n<li><strong><span data-preserver-spaces=\"true\">Notificaciones en tiempo real<\/span><\/strong><span data-preserver-spaces=\"true\">. Claro que puedes configurar las notificaciones de hojas de c\u00e1lculo utilizando algunas soluciones creativas o aplicaciones como<\/span><a class=\"editor-rtfLink\" href=\"https:\/\/zapier.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0Zapier<\/span><\/a><span data-preserver-spaces=\"true\">. Aun as\u00ed, las herramientas para gestores de proyectos suelen ofrecer notificaciones e integraciones integradas. Por ejemplo, puedes recibir un aviso cada vez que se complete una tarea o se env\u00ede una nueva solicitud de vacaciones de tu empleado.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span data-preserver-spaces=\"true\">Por supuesto, un software de gesti\u00f3n de proyectos s\u00f3lido le ayudar\u00e1 a resolver muchos m\u00e1s problemas a los que podr\u00eda estar enfrent\u00e1ndose actualmente. La clave est\u00e1 en elegir una aplicaci\u00f3n que se adapte a las necesidades de tu equipo y tenga sentido para el presupuesto de tu empresa.\u00a0<\/span><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full\" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/QyDER5PKda2jHHnrUj\/giphy.gif\" alt=\"Excel Plantilla de gesti\u00f3n de proyectos, incluyendo Excel plantilla de calendario del proyecto, no es la gran soluci\u00f3n\" width=\"480\" height=\"480\" \/><\/p>\n<h2>Alternativas a las hojas de c\u00e1lculo y Excel en la gesti\u00f3n de proyectos<\/h2>\n<p><span data-preserver-spaces=\"true\">Muchas organizaciones se preguntan si deben o no gastar dinero en aplicaciones cuando existe una alternativa gratuita como Microsoft Excel. Afortunadamente, hay muchas aplicaciones gratuitas o muy asequibles en el mercado. Puedes encontrar algunos ejemplos en las entradas de nuestro blog:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/herramientas-de-planificacion-de-la-capacidad-consejos-tecnicas\/\">Herramientas de planificaci\u00f3n de la capacidad<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/software-de-programacion-de-proyectos-lo-que-buscan-los-jefes-de-proyecto\/\">Software de programaci\u00f3n de proyectos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/como-elegir-un-sistema-de-gestion-de-vacaciones-en-linea\/\">Sistema de gesti\u00f3n de las vacaciones: c\u00f3mo elegir<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><span data-preserver-spaces=\"true\">Tenga en cuenta que pagar por una aplicaci\u00f3n puede significar ahorrar dinero a largo plazo. Imagine que, gracias a una potente herramienta de gesti\u00f3n de proyectos, su equipo ahorra un par de horas a la semana. Multiplique esa cifra por las tarifas horarias de sus empleados y calcule el retorno de la inversi\u00f3n: podr\u00eda sorprenderse. Una de las empresas que utilizan Teamdeck estim\u00f3 que ahorran ca. $10k cada mes gracias al cambio a una aplicaci\u00f3n dedicada a la gesti\u00f3n de recursos-puede leer un estudio de caso completo<\/span><a class=\"editor-rtfLink\" href=\"https:\/\/teamdeck.io\/es\/estudio-monografico\/uso-de-teamdeck-apptension-estudio-de-caso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-preserver-spaces=\"true\">\u00a0aqu\u00ed<\/span><\/a><span data-preserver-spaces=\"true\">.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\" data-pm-slice=\"1 1 []\"><span data-color=\"#FEEBC8\">\u00bfBusca alternativas a las hojas de c\u00e1lculo en la gesti\u00f3n de proyectos?<\/span><\/h2>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid redl-row-section padding-default bgv-default bgh-default halign-default\"><div class=\"wpb_column vc_column_container text-left vc_col-sm-12 padding-default bgv-default bgh-default halign-default\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\"><form class=\"get-started-form\" action=\"\">\n  <div class=\"get-started-form__input-wrapper\">\n    <input class=\"get-started-form__input\" placeholder=\"Introduzca la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico de su empresa\" \/>\n  <\/div>\n  <button type=\"submit\" class=\"get-started-form__button\">\n    <span class=\"get-started-form__button-text\">14 d\u00edas de prueba GRATIS<\/>\n  <\/button>\n  <button class=\"get-started-form__button\">\n    <span class=\"get-started-form__button-text\">Consiga 30 dias de prueba gratis<\/>\n  <\/button>\n<input type=\"hidden\" name=\"trp-form-language\" value=\"es\"\/><\/form>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"\u00a0 Si navega por Internet, encontrar\u00e1 varias plantillas de Excel para la gesti\u00f3n de proyectos: una plantilla de diagrama de Gantt, una plantilla de presupuesto, una plantilla de calendario del proyecto, etc. Por lo visto, muchas empresas siguen confiando en las hojas de c\u00e1lculo para planificar y gestionar sus proyectos. 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