{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/es\/productividad\/gestion-eficaz-de-reuniones\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n eficaz de reuniones"},"content":{"rendered":"
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Probablemente no le sorprenda que las reuniones se asocien a menudo con una p\u00e9rdida de tiempo. Seg\u00fan Informe de Atlassian<\/a>En la mayor\u00eda de los casos, los empleados pasan hasta 31 horas al mes sentados en reuniones improductivas. Eso es casi una semana entera de trabajo.<\/p>\n

Es comprensible que los jefes de equipo y los directivos intenten tomar medidas para reducir los costes de las reuniones. Para algunas empresas, puede consistir en prohibir, por ejemplo, todas las reuniones de estado. Para otras, significa introducir aplicaciones y t\u00e9cnicas para aumentar la eficacia de las reuniones. En este art\u00edculo, compartiremos consejos que puede utilizar para planificar y celebrar reuniones con \u00e9xito.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 hace que una reuni\u00f3n sea eficaz?<\/strong><\/h2>\n

Las reuniones eficaces producen resultados tangibles que repercuten positivamente en su proyecto o en el conjunto de la organizaci\u00f3n. Esa es su idea general. Los detalles dependen del objetivo de la reuni\u00f3n. Las reuniones eficaces son aquellas que logran los objetivos fijados por el responsable de la reuni\u00f3n. Por ello, es absolutamente crucial plantear un prop\u00f3sito claro para cada reuni\u00f3n que celebres y compartir los objetivos con los asistentes. M\u00e1s informaci\u00f3n al respecto en la siguiente secci\u00f3n.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo planificar una reuni\u00f3n eficaz?<\/strong><\/h2>\n

Empieza con un objetivo. \u00bfQu\u00e9 quiere conseguir con esta reuni\u00f3n? \u00bfNecesitas tomar alguna decisi\u00f3n empresarial importante? \u00bfEst\u00e1 planeando una lluvia de ideas? \u00bfHay actualizaciones que deban compartirse con su equipo con el esp\u00edritu de transparencia del proyecto<\/a>? Los objetivos que identifique influir\u00e1n probablemente en la naturaleza de la reuni\u00f3n. Incluso pueden convencerte de... no organizar la reuni\u00f3n.<\/p>\n

\u00bfDe verdad tienes que celebrar esta reuni\u00f3n?<\/b><\/h3>\n

Muchas empresas siguen el reuni\u00f3n por defecto<\/i> pol\u00edtica: en caso de duda, convoque una reuni\u00f3n. Por desgracia, no es la forma m\u00e1s productiva de emplear el tiempo de los trabajadores. Muchos informes publicados en los \u00faltimos a\u00f1os hacen hincapi\u00e9 en la enorme cantidad de reuniones innecesarias. Atlassian analiz\u00f3 los datos<\/a> y lleg\u00f3 a la conclusi\u00f3n de que la mitad de las reuniones se consideran una p\u00e9rdida de tiempo. \u00a1La mitad! Eso me hace pensar que casi todo el mundo podr\u00eda reducir el n\u00famero de sesiones que decide organizar.<\/p>\n

Un tipo de reuni\u00f3n que a menudo se critica es la infame reuni\u00f3n de estado. Jason Fried, fundador y CEO de Basecamp, escribe<\/a> que Las reuniones de estado son el peor tipo de reuniones. Elim\u00ednalas y sabr\u00e1s m\u00e1s, ahorrar\u00e1s mucho dinero y recuperar\u00e1s decenas de horas al mes.<\/i> No est\u00e1 solo en este sentimiento. Varias organizaciones admiten abiertamente que han renunciado a reunirse para intercambiar informaci\u00f3n sobre la marcha del trabajo. En su lugar, se comunican de forma m\u00e1s eficaz con estados escritos. Este enfoque es especialmente valioso para los equipos distribuidos, en los que, para reunir a un grupo de personas en una llamada en tiempo real, hay que hacer un importante esfuerzo de programaci\u00f3n. Los informes de estado publicados en Slack o dentro de gesti\u00f3n de proyectos<\/a> de su elecci\u00f3n requieren menos tiempo que sus equivalentes presenciales.<\/p>\n

Me imagino que algunos de ustedes desconfiar\u00e1n de esta idea: despu\u00e9s de todo, la gente habla m\u00e1s r\u00e1pido de lo que pone las cosas por escrito. \u00bfNo son las reuniones m\u00e1s eficaces que escribir las cosas? Pues en este caso no. Las reuniones de estado para grupos de personas llevan m\u00e1s tiempo que preparar una breve nota sobre los progresos de uno mismo. Adem\u00e1s, no es probable que los asistentes a la reuni\u00f3n presten la misma atenci\u00f3n a todo lo que dicen todos los que participan en ella.<\/p>\n

Adem\u00e1s, escribir es una excelente oportunidad para sintetizar la informaci\u00f3n y comunicarla de forma concisa. Como resultado, puedes producir piezas de informaci\u00f3n perspicaces y duraderas. Hay muchas aplicaciones y complementos que ayudar\u00e1n a tu empresa a pasar de las reuniones de estado en persona a los res\u00famenes as\u00edncronos. Pruebe Standuply<\/a> o Zanahoria<\/a>por ejemplo.<\/p>\n

Las discusiones de estado no son el \u00fanico tipo de reuniones que podr\u00eda eliminar de su calendario. Si no est\u00e1s seguro de si una determinada reuni\u00f3n debe celebrarse o no, puedes pedir consejo a una app divertida pero \u00fatil: \u00bfDeber\u00eda ser una reuni\u00f3n?<\/i><\/a><\/p>\n

Ahora que ya has establecido las razones v\u00e1lidas para organizar una reuni\u00f3n de trabajo, tienes que planificarla con cuidado. No hay lugar para una sesi\u00f3n improvisada del tipo \"pasaba por tu mesa\": datos<\/a> que 40% de las personas las consideran distracciones importantes.<\/p>\n

Invite a su reuni\u00f3n a las personas adecuadas<\/b><\/h3>\n

Uno de los ingredientes clave de las reuniones productivas es reunir al grupo de personas adecuado. Invite a empleados que puedan contribuir al objetivo de la reuni\u00f3n. Organice una reuni\u00f3n de equipo de proyecto si desea compartir actualizaciones importantes y organizar una breve sesi\u00f3n de preguntas y respuestas despu\u00e9s. Si su objetivo es producir una decisi\u00f3n ejecutiva durante esta sesi\u00f3n, aseg\u00farese de que los responsables de la toma de decisiones asisten realmente a ella. De lo contrario, dif\u00edcilmente ser\u00e1 un debate eficaz.<\/p>\n

Cuando se trata del n\u00famero de participantes en una reuni\u00f3n, es posible que te hayas topado con la regla de las dos pizzas popularizado por Jeff Bezos<\/a>. Establece que dos pizzas deber\u00edan bastar para alimentar a todo el grupo de reuni\u00f3n. Es una regla pr\u00e1ctica, pero te sugiero que no la veas como una f\u00f3rmula de medida (al fin y al cabo, las pizzas tienen tama\u00f1os muy diferentes). En lugar de eso, aprovecha para pensar bien tu lista de asistentes antes de enviar una invitaci\u00f3n masiva.<\/p>\n

Otro punto que debes tener en cuenta aqu\u00ed son los costes de tu reuni\u00f3n. A veces pensamos que estamos ahorrando dinero a la empresa organizando una reuni\u00f3n y as\u00ed \"hacemos avanzar las cosas\". Sin embargo, cuanto m\u00e1s larga sea la reuni\u00f3n y m\u00e1s gente participe, mayores ser\u00e1n los costes empresariales. La pr\u00f3xima vez que intentes decidir a qui\u00e9n invitar a tu reuni\u00f3n, quiz\u00e1 quieras consultar calculadora de costes de reuniones<\/a> compartido por Harvard Business Review. Los resultados pueden sorprenderle.<\/p>\n

Crear un orden del d\u00eda de la reuni\u00f3n<\/b><\/h3>\n

Una vez planificados los objetivos de la reuni\u00f3n y teniendo en mente la lista de empleados que asistir\u00e1n a ella, tienes que elaborar un plan de acci\u00f3n. Para dise\u00f1ar el orden del d\u00eda de tu reuni\u00f3n, intenta responder a las siguientes preguntas:<\/p>\n