{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/es\/gestion-de-proyectos\/ventajas-del-control-horario\/","title":{"rendered":"Beneficios del Control Horario: Por qu\u00e9 su empresa fracasa en el control del tiempo"},"content":{"rendered":"
Inicio<\/a><\/span> \" Beneficios del Control Horario: Por qu\u00e9 su empresa fracasa en el control del tiempo<\/span><\/span><\/div>\n\n
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Al dirigir una empresa o una startup, es posible que desee vigilar cada detalle de la misma. Si contrata a desarrolladores de software, dise\u00f1adores y gestores de proyectos, el seguimiento de las horas de trabajo es probablemente lo que hace a diario. Puede que no sea su tarea favorita en el trabajo, puede resultar desalentadora y frustrante, pero en la mayor\u00eda de los servicios profesionales se ha convertido en una obligaci\u00f3n.<\/p>\n

El seguimiento del tiempo permite gestionar la productividad de los empleados, controlar el tiempo dedicado a una tarea determinada y, en definitiva, ayuda a optimizar mejor la futura asignaci\u00f3n de la mano de obra en la empresa.<\/p>\n

Y lo que es a\u00fan m\u00e1s importante, ayuda a mostrar a los clientes lo que realmente est\u00e1n pagando.<\/p>\n

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\"El control del tiempo es una necesidad para los profesionales que facturan por horas\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Bueno, al menos esa es la principal raz\u00f3n para hacerlo.<\/p>\n

\u00bfPor qu\u00e9 tiene sentido el control del tiempo?<\/h2>\n

Los estudios han demostrado que las empresas que no utilizan la gesti\u00f3n del tiempo pierden m\u00e1s de un mill\u00f3n de euros al a\u00f1o. $18.000 de media al a\u00f1o<\/a>.<\/p>\n

Si se aplica correctamente, el control del tiempo puede ayudar a su empresa a ser m\u00e1s eficiente y transparente tanto con los equipos como con los clientes, seg\u00fan Small Business Trends:<\/p>\n

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\"Un software adecuado de seguimiento de tiempos y proyectos puede ayudar a las empresas a entender y contabilizar las contribuciones de sus empleados, a pesar de las m\u00e9tricas m\u00e1s desafiantes con las que ahora deben medirse esas contribuciones.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Idealmente, el seguimiento del tiempo puede reducir las conjeturas a la hora de asignar mano de obra o estimar futuros proyectos, ayudando a la empresa a planificar mejor el presupuesto.<\/p>\n

Sin embargo, la realidad es muy distinta, como afirma el informe de McKinsey & Company:<\/p>\n

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\"Por t\u00e9rmino medio, los grandes proyectos de TI superan en un 45% el presupuesto y en un 7% el plazo previsto, al tiempo que aportan un 56% menos de valor de lo previsto. Los proyectos de software corren el mayor riesgo de sobrepasar los costes y los plazos\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

As\u00ed que puede que ahora est\u00e9s pensando:<\/p>\n

\u00bfPor qu\u00e9, si es tan necesario hacer un seguimiento de las horas de trabajo, dices que puede no ser bueno para m\u00ed?<\/em><\/p>\n

Lo explicar\u00e9 enseguida.<\/p>\n

Cuando el control del tiempo no tiene sentido<\/h2>\n

Muchas empresas aplican software de seguimiento del tiempo de los empleados<\/a> por el mero hecho de hacerlo.<\/p>\n

En su \"Gu\u00eda del gestor de proyectos para el seguimiento del tiempo\", Micha\u0142 Bielak presta atenci\u00f3n a un caso muy importante:<\/p>\n

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\"...el control del tiempo, cuando no se aplica correctamente, puede dejar a sus empleados abrumados y, en realidad, ni siquiera ligeramente m\u00e1s productivos\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Se trata de un problema real en la comunidad de desarrolladores, bien expresado por el Sr. Anne Dev en \"Soy un mal desarrollador, esa es la \u00fanica explicaci\u00f3n razonable\". Describe lo intimidada, asustada e incluso avergonzada que se sent\u00eda por aplicaciones de gesti\u00f3n del tiempo<\/a> se enfrent\u00f3:<\/p>\n

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\"Me sent\u00eda como una mierda y estaba enfadado. Me sent\u00eda como una carga para mi equipo. Y me parec\u00eda que comparar cuatro horas de comida con un cliente con cuatro horas de programaci\u00f3n era una gilipollez. Pero, \u00bften\u00edan raz\u00f3n sobre mi bajo rendimiento? \u00bfO estaba negando mi autoestima y mi productividad?\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Se puede ver la magnitud de este problema en las respuestas y comentarios que recibi\u00f3 en Medium y de\u00a0Comunidad Hacker News<\/a>. Otros desarrolladores le compadecen porque tambi\u00e9n se han sentido mal juzgados por su trabajo y por personas que no entienden que el desarrollo de software es complicado y no siempre puede medirse por horas estrictas o compararse con otros proyectos.<\/p>\n

Los peligros del control del tiempo<\/h2>\n

\u00bfC\u00f3mo sacar el m\u00e1ximo partido del control del tiempo sin cabrear a los empleados?<\/p>\n

Lo mejor es evitar estos cinco errores comunes:<\/p>\n

1. Perder el tiempo con el seguimiento temporal<\/h2>\n

Para muchos empleados, controlar el tiempo es un trastorno. Tienen que dedicar tiempo extra s\u00f3lo para rellenar las hojas de horas.<\/p>\n

Existen muchas herramientas de software para gestores de proyectos, como Harvest o Basecamp, pero exigen que los usuarios se acuerden de rellenar formularios espec\u00edficos para hacer un seguimiento de sus horas de trabajo. Estos informes pueden ser inexactos, como explicar\u00e9 m\u00e1s adelante, pero tambi\u00e9n consumen mucho tiempo a los empleados.<\/p>\n

Sin embargo, existen herramientas de seguimiento en tiempo real como Toggl, que no requieren rellenar ninguna hoja de horas. En su lugar, los empleados inician y detienen el seguimiento siempre que lo necesitan. Esto les permite hacer realmente su trabajo y les evita algunas frustraciones.<\/p>\n

2. No hacer un seguimiento de todo<\/h2>\n

No somos perfectos, admit\u00e1moslo. Cometemos errores, mentimos u olvidamos cosas. Entonces, \u00bfc\u00f3mo puede ser exacto un control del tiempo basado en la cumplimentaci\u00f3n retroactiva de hojas de c\u00e1lculo?<\/p>\n

Otra investigaci\u00f3n<\/a> muestra cu\u00e1ntas cosas no contabilizamos cuando hacemos el seguimiento de nuestro tiempo en el trabajo, simplemente porque no son facturables: se trata sobre todo de correos electr\u00f3nicos, reuniones o comunicaci\u00f3n en equipo. No contabilizar los correos electr\u00f3nicos, por ejemplo, conlleva graves p\u00e9rdidas de dinero.<\/p>\n

Seg\u00fan Harvard Business Review, la econom\u00eda estadounidense est\u00e1 perdiendo 50 millones de horas, es decir, $7.400 millones al d\u00eda, en productividad. Esto ocurre simplemente porque la gente se olvida de contabilizar el tiempo dedicado a leer y responder correos electr\u00f3nicos como tiempo de trabajo.<\/p>\n

3. No motivar al equipo para que controle su tiempo<\/h2>\n

Controlar el tiempo no es algo que nos guste hacer. Para muchos de nosotros, no es natural o incluso no tiene sentido.<\/p>\n

Es deber del directivo educar a los empleados sobre la importancia de seguimiento temporal de proyectos<\/a> y mostrarles c\u00f3mo hacerlo correctamente.<\/p>\n

Como dice Micha\u0142 Bielak en su gu\u00eda del primer ministro:<\/p>\n

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\"[No puedes] reunir un d\u00eda a los miembros de tu equipo en una sala y decirles: \"A partir de ahora, utilizaremos este programa inform\u00e1tico de control del tiempo para ver c\u00f3mo va vuestro trabajo. Pinchad aqu\u00ed, ahora pinchad all\u00ed, perfecto, gracias, se acab\u00f3 la reuni\u00f3n\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

La falta de contexto puede llevar a situaciones como la descrita por el Sr. Anne Dev, mencionada anteriormente en este art\u00edculo: las personas pueden empezar a sentirse mal por el tiempo que dedican a los partes de horas, se sentir\u00e1n frustradas y enfadadas por todo el proceso.<\/p>\n

4. Seguimiento del tiempo tras finalizar la tarea<\/h2>\n

Ya he hablado un poco de ello antes: los empleados tienden a rellenar los partes de horas despu\u00e9s de terminar la tarea, lo que da lugar a conjeturas y suposiciones.<\/p>\n

Los informes basados en un seguimiento impreciso del tiempo son enga\u00f1osos y causan a la empresa problemas de gesti\u00f3n y financieros.<\/p>\n

Y lo que es peor, 9,1% de los trabajadores rellenan sus partes de horas una vez a la semana, y 3,6% lo hacen una vez al mes, lo que provoca a\u00fan m\u00e1s inexactitud en los datos que introducen. Recuerda a tus trabajadores que rellenen los partes de horas con regularidad o cambia a herramientas de seguimiento en tiempo real.<\/p>\n

5. Creaci\u00f3n de informes enga\u00f1osos<\/h2>\n

\u00bfC\u00f3mo puede asignar sus recursos si los datos que obtiene de los partes de horas son inexactos?<\/p>\n

Al no saber exactamente cu\u00e1nto tiempo dedican sus empleados a determinadas tareas, puede subestimar o sobreestimar futuros proyectos, lo que puede incluso afectar al presupuesto de su empresa.<\/p>\n

Una previsi\u00f3n adecuada es crucial en la gesti\u00f3n de proyectos, por lo que no querr\u00e1 tomar esas decisiones bas\u00e1ndose en datos err\u00f3neos.<\/p>\n

Considerar la gesti\u00f3n de los recursos<\/h2>\n

Mientras que el seguimiento del tiempo le permite controlar cu\u00e1ntas horas dedican sus empleados a las tareas, la gesti\u00f3n de recursos le ayuda a asignar sus recursos de forma eficaz, en funci\u00f3n de la capacidad de trabajo y de los miembros del equipo disponibles.<\/p>\n

De este modo se asegurar\u00e1 de no abrumar a los empleados con demasiado trabajo, evitando tiempos muertos al mismo tiempo en otros equipos.<\/p>\n

Bas\u00e1ndonos en esta sencilla idea, hemos creado Teamdeck.io - una sencilla herramienta de planificaci\u00f3n de recursos que ayuda a informes de control horario<\/a> o con la aplicaci\u00f3n de estrategias de gesti\u00f3n del tiempo<\/a>. Con una s\u00f3lida experiencia en el desarrollo de software, entendemos lo importante que es asignar adecuadamente la mano de obra en los proyectos recientes y futuros, para garantizar el flujo de la empresa, as\u00ed como la satisfacci\u00f3n de los empleados y los clientes.<\/p>\n

La raz\u00f3n para implantar una herramienta de programaci\u00f3n de recursos es empezar a centrarse en todo el proceso, obteniendo una visi\u00f3n general de alto nivel de su equipo. Con una herramienta de este tipo puedes controlar a todos los empleados a la vez, supervisando los proyectos a los que est\u00e1n asignados, las vacaciones y los d\u00edas libres.<\/p>\n

El seguimiento del tiempo basado en tareas puede llevar a ignorar el panorama general, mientras que la gesti\u00f3n de recursos le ayuda a asignar mejor la mano de obra no s\u00f3lo por el tiempo que dedican a una tarea determinada, sino por su disponibilidad y capacidad de trabajo.<\/p>\n

Descubra lo que funciona en su empresa<\/h2>\n

Como no estoy intentando convencerte de que elijas el control del tiempo o la programaci\u00f3n de recursos (utilizar ambos tiene mucho sentido), espero que seas m\u00e1s consciente de los peligros del control del tiempo, sobre todo si no se aplica correctamente en la organizaci\u00f3n.<\/p>\n

Si quiere sacar el m\u00e1ximo partido del control del tiempo en su empresa, recuerde seguir estos pasos:<\/p>\n