{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/de\/produktivitat\/effektives-sitzungsmanagement\/","title":{"rendered":"Effektives Meeting-Management"},"content":{"rendered":"
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Es wird Sie wahrscheinlich nicht \u00fcberraschen, dass Sitzungen oft mit Zeitverschwendung assoziiert werden. Laut Bericht von Atlassian<\/a>verbringen die Mitarbeiter jeden Monat bis zu 31 Stunden in unproduktiven Sitzungen. Das ist fast eine ganze Arbeitswoche!<\/p>\n

Es ist verst\u00e4ndlich, dass Teamleiter und Manager versuchen, einige Ma\u00dfnahmen zu ergreifen, um die Kosten f\u00fcr Sitzungen zu senken. F\u00fcr einige Unternehmen k\u00f6nnte das z. B. ein Verbot aller Statusbesprechungen sein. F\u00fcr andere bedeutet es die Einf\u00fchrung von Apps und Techniken zur Steigerung der Effektivit\u00e4t von Besprechungen. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie erfolgreiche Meetings planen und durchf\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\n

Was macht ein Meeting effektiv?<\/strong><\/h2>\n

Wirksame Besprechungen f\u00fchren zu greifbaren Ergebnissen, die sich positiv auf Ihr Projekt oder die Organisation insgesamt auswirken. Das ist die allgemeine Idee. Die Einzelheiten h\u00e4ngen von der Zielsetzung Ihrer Besprechung ab. Effektive Besprechungen sind solche, die die vom Besprechungsleiter gesetzten Ziele erreichen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich f\u00fcr jede Besprechung ein klares Ziel setzen und dieses mit den Teilnehmern teilen. Mehr dazu im n\u00e4chsten Abschnitt.<\/p>\n

Wie planen Sie eine effektive Besprechung?<\/strong><\/h2>\n

Beginnen Sie mit einem Ziel. Was wollen Sie mit dieser Besprechung erreichen? M\u00fcssen Sie einige wichtige gesch\u00e4ftliche Entscheidungen treffen? Planen Sie ein Brainstorming? Gibt es Aktualisierungen, die Sie Ihrem Team mitteilen sollten, im Sinne von Projekttransparenz<\/a>? Die von Ihnen festgelegten Ziele werden wahrscheinlich die Art des Treffens beeinflussen. Sie k\u00f6nnten Sie sogar davon \u00fcberzeugen, ... das Treffen gar nicht zu organisieren.<\/p>\n

M\u00fcssen Sie diese Sitzung wirklich abhalten?<\/b><\/h3>\n

Viele Unternehmen folgen der Treffen als Standard<\/i> Richtlinie: Im Zweifelsfall eine Besprechung einberufen. Leider ist das nicht die produktivste Art, die Zeit der Mitarbeiter zu verbringen. Viele Berichte, die in den letzten Jahren ver\u00f6ffentlicht wurden, betonen die schiere Menge an unn\u00f6tigen Meetings. Atlassian analysierte die Daten<\/a> und kam zu dem Schluss, dass die H\u00e4lfte der Sitzungen als Zeitverschwendung angesehen wird. Die H\u00e4lfte von ihnen! Das gibt mir zu denken, dass fast jeder die Zahl der Sitzungen, die er organisiert, reduzieren k\u00f6nnte.<\/p>\n

Eine Art von Besprechung, die oft kritisiert wird, ist die ber\u00fcchtigte Statusbesprechung. Jason Fried, der Gr\u00fcnder und CEO von Basecamp, schreibt<\/a> dass Statusbesprechungen sind die schlimmste Art von Besprechungen. Wenn Sie sie abschaffen, wissen Sie tats\u00e4chlich mehr, sparen einen Haufen Geld und gewinnen Dutzende von Stunden pro Monat zur\u00fcck.<\/i> Mit dieser Meinung ist er nicht allein. Mehrere Unternehmen geben offen zu, dass sie es aufgegeben haben, sich zu treffen, um sich \u00fcber den aktuellen Stand der Arbeit auszutauschen. Stattdessen kommunizieren sie effizienter mit schriftlichen Statusberichten. Dieser Ansatz ist besonders wertvoll f\u00fcr verteilte Teams, bei denen man einen erheblichen Planungsaufwand betreiben muss, um eine Gruppe von Personen in Echtzeit zu einem Gespr\u00e4ch zusammenzubringen. Statusberichte, die auf Slack oder innerhalb von Projektleitung<\/a> Software Ihrer Wahl ben\u00f6tigen weniger Zeit als ihre pers\u00f6nlichen Pendants.<\/p>\n

Ich kann mir vorstellen, dass einige von Ihnen dieser Idee gegen\u00fcber misstrauisch sind: Schlie\u00dflich sprechen die Menschen schneller, als dass sie Dinge schriftlich festhalten. Sind Besprechungen nicht effizienter, als Dinge aufzuschreiben? Nun, in diesem Fall nicht. Statusbesprechungen f\u00fcr Gruppen von Personen dauern l\u00e4nger als die Vorbereitung einer kurzen Notiz \u00fcber den eigenen Fortschritt. Au\u00dferdem ist es unwahrscheinlich, dass die Besprechungsteilnehmer allen \u00c4u\u00dferungen aller Teilnehmer einer Besprechung gleicherma\u00dfen Aufmerksamkeit schenken.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus ist das Aufschreiben eine ausgezeichnete Gelegenheit, Informationen zusammenzufassen und jeden Punkt pr\u00e4gnant zu vermitteln. So k\u00f6nnen Sie aufschlussreiche und dauerhafte Informationen produzieren. Es gibt eine Vielzahl von Apps und Add-ons, die Ihr Unternehmen bei der Umstellung von pers\u00f6nlichen Statusbesprechungen auf asynchrone Zusammenfassungen unterst\u00fctzen k\u00f6nnen. Probieren Sie Standuply<\/a> oder Karotte<\/a>zum Beispiel.<\/p>\n

Statusgespr\u00e4che sind nicht die einzige Art von Besprechungen, die aus Ihrem Kalender gestrichen werden k\u00f6nnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Besprechung stattfinden soll oder nicht, k\u00f6nnen Sie sich von einer lustigen, aber n\u00fctzlichen App beraten lassen: Sollte es ein Treffen sein?<\/i><\/a><\/p>\n

Nachdem Sie nun einen triftigen Grund f\u00fcr die Durchf\u00fchrung einer gesch\u00e4ftlichen Besprechung gefunden haben, m\u00fcssen Sie diese sorgf\u00e4ltig planen. Es ist kein Platz f\u00fcr ein spontanes \"Ich bin gerade an Ihrem Schreibtisch vorbeigekommen\"-Gespr\u00e4ch: Daten zeigen<\/a> dass 40% der Menschen sie als erhebliche Ablenkung empfinden.<\/p>\n

Laden Sie die richtigen Leute zu Ihrem Treffen ein<\/b><\/h3>\n

Eine der wichtigsten Voraussetzungen f\u00fcr produktive Besprechungen ist es, die richtige Gruppe von Personen zusammenzubringen. Laden Sie Mitarbeiter ein, die wahrscheinlich zum Ziel der Besprechung beitragen k\u00f6nnen. F\u00fchren Sie eine Projektteambesprechung durch, wenn Sie wichtige Neuigkeiten austauschen und anschlie\u00dfend eine kurze Frage- und Antwortrunde organisieren m\u00f6chten. Wenn Sie in dieser Sitzung eine Entscheidung der Gesch\u00e4ftsleitung herbeif\u00fchren wollen, stellen Sie sicher, dass die Entscheidungstr\u00e4ger auch tats\u00e4chlich anwesend sind. Andernfalls wird es kaum eine effektive Diskussion geben.<\/p>\n

Wenn es um die Anzahl der Besprechungsteilnehmer geht, kennen Sie vielleicht die Zwei-Pizza-Regel popul\u00e4r gemacht durch Jeff Bezos<\/a>. Sie besagt, dass zwei Pizzen ausreichen sollten, um die gesamte Sitzungsgruppe zu versorgen. Das ist eine praktische Regel, aber ich w\u00fcrde vorschlagen, dass Sie sie nicht so sehr als Messformel betrachten (schlie\u00dflich gibt es Pizzen in sehr unterschiedlichen Gr\u00f6\u00dfen). Nutzen Sie sie stattdessen als Gelegenheit, Ihre Teilnehmerliste zu \u00fcberdenken, bevor Sie eine Einladung verschicken.<\/p>\n

Ein weiterer Punkt, den Sie in diesem Zusammenhang ber\u00fccksichtigen sollten, sind die Kosten f\u00fcr Ihre Besprechung. Manchmal haben wir das Gef\u00fchl, dass wir dem Unternehmen Geld sparen, wenn wir eine Besprechung organisieren und so \"die Dinge voranbringen\". Je l\u00e4nger die Besprechung dauert und je mehr Personen daran beteiligt sind, desto h\u00f6her werden jedoch die Kosten f\u00fcr das Unternehmen sein. Wenn Sie das n\u00e4chste Mal entscheiden m\u00fcssen, wen Sie zu Ihrer Besprechung einladen wollen, sollten Sie Folgendes pr\u00fcfen der Sitzungskosten-Rechner<\/a> die von der Harvard Business Review ver\u00f6ffentlicht wurde. Die Ergebnisse k\u00f6nnten Sie \u00fcberraschen.<\/p>\n

Eine Tagesordnung f\u00fcr die Sitzung erstellen<\/b><\/h3>\n

Wenn Sie die Ziele der Sitzung geplant und eine Liste der teilnehmenden Mitarbeiter im Kopf haben, m\u00fcssen Sie einen Aktionsplan erstellen. Versuchen Sie, die folgenden Fragen zu beantworten, um die Tagesordnung Ihrer Sitzung zu erstellen:<\/p>\n