{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/de\/projektleitung\/vorteile-der-zeiterfassung\/","title":{"rendered":"Vorteile der Zeiterfassung: Warum Ihr Unternehmen bei der Zeiterfassung scheitert"},"content":{"rendered":"
Startseite<\/a><\/span> \" Vorteile der Zeiterfassung: Warum Ihr Unternehmen bei der Zeiterfassung scheitert<\/span><\/span><\/div>\n\n
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Wenn Sie ein Unternehmen oder ein Start-up betreiben, m\u00f6chten Sie vielleicht jedes Detail im Auge behalten. Wenn Sie Softwareentwickler, Designer und Projektmanager einstellen, ist die Erfassung der Arbeitszeiten wahrscheinlich Ihre t\u00e4gliche Aufgabe. Es ist vielleicht nicht Ihre Lieblingsaufgabe bei der Arbeit, es kann entmutigend und frustrierend sein, aber in den meisten professionellen Dienstleistungen ist es ein Muss geworden.<\/p>\n

Die Zeiterfassung erm\u00f6glicht es, die Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter zu verwalten, die f\u00fcr eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Zeit zu \u00fcberwachen und schlie\u00dflich die zuk\u00fcnftige Verteilung der Arbeitskr\u00e4fte im Unternehmen zu optimieren.<\/p>\n

Was noch wichtiger ist: Es hilft den Kunden zu zeigen, wof\u00fcr sie tats\u00e4chlich bezahlen.<\/p>\n

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\"Zeiterfassung ist eine Notwendigkeit f\u00fcr Fachleute, die nach Stunden abrechnen\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Nun, das ist zumindest der Hauptgrund daf\u00fcr.<\/p>\n

Warum ist Zeiterfassung sinnvoll?<\/h2>\n

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die kein Zeitmanagement betreiben, \u00fcber $18.000 im Durchschnitt pro Jahr<\/a>.<\/p>\n

Bei richtiger Umsetzung kann die Zeiterfassung Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz und Transparenz gegen\u00fcber Teams und Kunden verhelfen, so Small Business Trends:<\/p>\n

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\"Eine geeignete Zeiterfassungs- und Projektverfolgungssoftware kann Unternehmen dabei helfen, die Beitr\u00e4ge ihrer Mitarbeiter zu verstehen und zu ber\u00fccksichtigen, auch wenn diese Beitr\u00e4ge nun anhand anspruchsvollerer Kriterien gemessen werden m\u00fcssen.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Im Idealfall kann die Zeiterfassung das R\u00e4tselraten bei der Zuweisung von Arbeitskr\u00e4ften oder der Sch\u00e4tzung k\u00fcnftiger Projekte verringern und dem Unternehmen helfen, das Budget besser zu planen.<\/p>\n

Die Realit\u00e4t sieht jedoch ganz anders aus, wie der Bericht von McKinsey & Company zeigt:<\/p>\n

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\"Im Durchschnitt \u00fcberschreiten gro\u00dfe IT-Projekte das Budget um 45 Prozent und den Zeitplan um 7 Prozent, w\u00e4hrend sie 56 Prozent weniger Wert liefern als vorhergesagt. Bei Softwareprojekten ist das Risiko von Kosten- und Termin\u00fcberschreitungen am h\u00f6chsten.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Sie werden jetzt vielleicht denken:<\/p>\n

Wenn es so notwendig ist, die Arbeitszeiten zu erfassen, warum sagen Sie dann, dass es nicht gut f\u00fcr mich ist?<\/em><\/p>\n

Ich werde es gleich erkl\u00e4ren.<\/p>\n

Wenn die Zeiterfassung keinen Sinn macht<\/h2>\n

Viele Unternehmen setzen Software zur Zeiterfassung f\u00fcr Mitarbeiter<\/a> um der Sache willen zu tun.<\/p>\n

In seinem \"Leitfaden f\u00fcr Projektmanager zur Zeiterfassung\" geht Micha\u0142 Bielak auf einen sehr wichtigen Fall ein:<\/p>\n

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\"...Zeiterfassung, wenn sie nicht richtig umgesetzt wird, kann dazu f\u00fchren, dass Ihre Mitarbeiter \u00fcberfordert sind und nicht einmal ein bisschen produktiver werden.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Dies ist ein aktuelles Problem in der Entwicklergemeinschaft, das Herr Anne Dev in \"I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation\" gut zum Ausdruck bringt. Er beschreibt, wie eingesch\u00fcchtert, \u00e4ngstlich und sogar besch\u00e4mt er war durch Zeitmanagement-Apps<\/a> er konfrontiert:<\/p>\n

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\"Ich habe mich beschissen gef\u00fchlt und war w\u00fctend. Ich f\u00fchlte mich wie eine Last f\u00fcr mein Team. Und ich hatte das Gef\u00fchl, dass es Bl\u00f6dsinn war, vier Stunden Mittagessen mit einem Kunden mit vier Stunden Programmierarbeit zu vergleichen. Aber hatten sie Recht mit meiner unzureichenden Leistung? Oder hatte ich mein Selbstwertgef\u00fchl und meine Produktivit\u00e4t verleugnet?\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Das Ausma\u00df dieses Problems wird an den Antworten und Kommentaren deutlich, die er auf Medium und von\u00a0Hacker News Gemeinschaft<\/a>. Andere Entwickler f\u00fchlen mit ihm, denn auch sie haben sich in Bezug auf ihre Arbeit falsch eingesch\u00e4tzt gef\u00fchlt, und es gibt Leute, die nicht verstehen, dass Softwareentwicklung kompliziert ist und sich nicht immer an strengen Stundenzahlen messen oder mit anderen Projekten vergleichen l\u00e4sst.<\/p>\n

Die Gefahren der Zeiterfassung<\/h2>\n

Wie kann man also das Beste aus der Zeiterfassung herausholen, ohne seine Mitarbeiter zu ver\u00e4rgern?<\/p>\n

Der beste Weg ist, diese f\u00fcnf h\u00e4ufigen Fehler zu vermeiden:<\/p>\n

1. Zeitvergeudung bei der Zeiterfassung<\/h2>\n

F\u00fcr viele Arbeitnehmer ist die Zeiterfassung eine St\u00f6rung. Sie m\u00fcssen zus\u00e4tzliche Zeit aufwenden, nur um Stundenzettel auszuf\u00fcllen.<\/p>\n

Es gibt viele Software-Tools f\u00fcr Projektmanager wie Harvest oder Basecamp, aber sie verlangen von den Nutzern, dass sie sich daran erinnern, die spezifischen Formulare auszuf\u00fcllen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Solche Berichte k\u00f6nnen ungenau sein, worauf ich gleich n\u00e4her eingehen werde, aber sie sind auch zeitaufw\u00e4ndig f\u00fcr die Mitarbeiter.<\/p>\n

Es gibt jedoch Echtzeit-Tracking-Tools wie Toggl, bei denen \u00fcberhaupt keine Stundenzettel ausgef\u00fcllt werden m\u00fcssen. Stattdessen starten und stoppen die Mitarbeiter den Tracker, wann immer sie ihn brauchen. So k\u00f6nnen sie die Arbeit tats\u00e4chlich erledigen und ersparen sich etwas Frustration.<\/p>\n

2. Nicht alles verfolgen<\/h2>\n

Wir sind nicht perfekt - geben wir es zu. Wir machen Fehler, l\u00fcgen oder vergessen. Wie kann also eine Zeiterfassung, die auf dem r\u00fcckwirkenden Ausf\u00fcllen von Tabellenkalkulationen beruht, genau sein?<\/p>\n

Eine weitere Forschung<\/a> zeigt, wie viele Dinge wir bei der Erfassung unserer Arbeitszeit nicht mitz\u00e4hlen, einfach weil sie nicht in Rechnung gestellt werden k\u00f6nnen: das sind vor allem E-Mails, Sitzungen oder die Kommunikation in einem Team. Die Nichtz\u00e4hlung von E-Mails beispielsweise f\u00fchrt zu erheblichen finanziellen Verlusten.<\/p>\n

Nach Angaben der Harvard Business Review gehen der US-Wirtschaft t\u00e4glich 50 Millionen Stunden oder $7,4 Milliarden an Produktivit\u00e4t verloren. Dies geschieht nur, weil die Menschen vergessen, die Zeit, die sie mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen, als Arbeitszeit zu verbuchen.<\/p>\n

3. Das Team nicht motivieren, seine Zeit zu erfassen<\/h2>\n

Die Zeiterfassung ist nichts, was wir gerne tun. F\u00fcr viele von uns ist es unnat\u00fcrlich oder macht sogar keinen Sinn.<\/p>\n

Es ist die Pflicht einer F\u00fchrungskraft, die Mitarbeiter \u00fcber die Bedeutung der Projekt-Zeiterfassung<\/a> und um ihnen zu zeigen, wie man es richtig macht.<\/p>\n

Wie Micha\u0142 Bielak in seinem PM-Leitfaden sagt:<\/p>\n

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\"Sie k\u00f6nnen nicht einfach eines Tages Ihre Teammitglieder in einem Raum versammeln und sagen: \"Von nun an werden wir diese IT-Zeiterfassungssoftware verwenden, um zu sehen, wie es um Ihre Arbeit bestellt ist. Hier klicken, jetzt dort klicken, perfekt, danke, die Sitzung ist vorbei\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Fehlender Kontext kann zu Situationen wie der von Anne Dev beschriebenen f\u00fchren, die bereits in diesem Artikel erw\u00e4hnt wurde: Die Mitarbeiter beginnen sich schlecht zu f\u00fchlen wegen der Zeit, die sie in die Zeiterfassungsb\u00f6gen eingetragen haben, sie werden frustriert und w\u00fctend \u00fcber den gesamten Prozess.<\/p>\n

4. Verfolgung der Zeit nach Beendigung der Aufgabe<\/h2>\n

Ich habe schon einmal dar\u00fcber gesprochen - die Mitarbeiter neigen dazu, die Zeiterfassungsb\u00f6gen auszuf\u00fcllen, nachdem sie die Aufgabe erledigt haben, was zu Vermutungen und Annahmen f\u00fchrt.<\/p>\n

Berichte, die auf einer ungenauen Zeiterfassung beruhen, sind irref\u00fchrend und bringen das Unternehmen sowohl in betriebswirtschaftliche als auch in finanzielle Schwierigkeiten.<\/p>\n

Noch schlimmer ist, dass 9,1% der Arbeitnehmer ihre Zeiterfassungsb\u00f6gen einmal pro Woche und 3,6% einmal pro Monat ausf\u00fcllen, was zu noch mehr Ungenauigkeiten bei den eingegebenen Daten f\u00fchrt. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, die Zeiterfassungsb\u00f6gen regelm\u00e4\u00dfig auszuf\u00fcllen, oder wechseln Sie zu Echtzeit-Erfassungsinstrumenten.<\/p>\n

5. Erstellung irref\u00fchrender Berichte<\/h2>\n

Wie k\u00f6nnen Sie Ihre Ressourcen zuweisen, wenn die Daten aus den Zeiterfassungsb\u00f6gen ungenau sind?<\/p>\n

Wenn Sie nicht genau wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter f\u00fcr bestimmte Aufgaben aufwenden, k\u00f6nnen Sie zuk\u00fcnftige Projekte unter- oder \u00fcbersch\u00e4tzen, was sich sogar auf das Budget Ihres Unternehmens auswirken kann.<\/p>\n

Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Projektprognose ist f\u00fcr das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Sie m\u00f6chten also nicht, dass Ihre Entscheidungen auf der Grundlage falscher Daten getroffen werden.<\/p>\n

Ressourcenmanagement ber\u00fccksichtigen<\/h2>\n

W\u00e4hrend Sie mit der Zeiterfassung im Auge behalten k\u00f6nnen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter mit den Aufgaben verbracht haben, hilft Ihnen das Ressourcenmanagement, Ihre Ressourcen auf der Grundlage der Arbeitskapazit\u00e4t und der verf\u00fcgbaren Teammitglieder effektiv zuzuweisen.<\/p>\n

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie die Mitarbeiter nicht mit zu viel Arbeit \u00fcberfordern und gleichzeitig Ausfallzeiten in anderen Teams vermeiden.<\/p>\n

Basierend auf dieser einfachen Idee haben wir Teamdeck.io entwickelt - ein einfaches Tool f\u00fcr die Ressourcenplanung, das bei folgenden Aufgaben hilft Zeiterfassungsberichte<\/a> oder mit der Implementierung von Zeitmanagement-Strategien<\/a>. Da wir einen soliden Hintergrund in der Softwareentwicklung haben, wissen wir, wie wichtig es ist, die Arbeitskr\u00e4fte in aktuellen und zuk\u00fcnftigen Projekten richtig einzusetzen, um den Unternehmensfluss sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n

Der Grund f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines Tools zur Ressourcenplanung ist, dass Sie sich auf den gesamten Prozess konzentrieren und einen umfassenden \u00dcberblick \u00fcber Ihr Team erhalten. Mit einem solchen Tool k\u00f6nnen Sie alle Mitarbeiter auf einmal kontrollieren und die Projekte, denen sie zugewiesen sind, sowie Urlaub und freie Tage \u00fcberwachen.<\/p>\n

Die aufgabenorientierte Zeiterfassung kann dazu f\u00fchren, dass das gro\u00dfe Ganze au\u00dfer Acht gelassen wird, w\u00e4hrend das Ressourcenmanagement dazu beitr\u00e4gt, die Arbeitskr\u00e4fte nicht nur aufgrund der Zeit, die sie f\u00fcr eine bestimmte Aufgabe aufwenden, sondern auch aufgrund ihrer Verf\u00fcgbarkeit und Arbeitskapazit\u00e4t besser zu verteilen.<\/p>\n

Finden Sie heraus, was in Ihrem Unternehmen funktioniert<\/h2>\n

Ich versuche nicht, Sie davon zu \u00fcberzeugen, sich entweder f\u00fcr die Zeiterfassung oder f\u00fcr die Ressourcenplanung zu entscheiden (beides ist durchaus sinnvoll), aber ich hoffe, dass Sie sich der Gefahren der Zeiterfassung bewusst sind, vor allem wenn sie im Unternehmen nicht richtig umgesetzt wird.<\/p>\n

Wenn Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen optimal nutzen wollen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:<\/p>\n