Компаниите, които изпълняват един или няколко проекта едновременно, като агенции или софтуерни къщи, трябва да се уверят, че усилията им за планиране са ефективни. Един от начините за това е да се измери степента на използване на фактурираните проекти. В тази публикация в блога ще ви покажем как да изчислите използваемостта с помощта на надеждна софтуер за управление на ресурсите - Teamdeck. Но първо нека обясним защо проследяването на тази метрика може да бъде полезно за вашия бизнес.
Какво ще получите с тази статия:
Когато фактурирате на клиентите си по часове, използвайки модела "време и материали", знаете, че не всички работни часове на екипа ви се отчитат в общата фактура. Часовете, за които се издава фактура, обикновено включват времето, което служителите ви са прекарали в дейности, за които се издава фактура: напр. разработване на софтуер за клиентите или писане на копие за тяхната кампания. Трябва обаче да отчетете и неплатената работа, която обикновено включва обучения, изготвяне на предложения за клиенти, работа по вътрешни проекти и др.
Разбира се, работата, за която не се издават фактури, може да е необходима, за да поддържате бизнеса си в добро състояние. Все пак трябва да следи за броя на и изчисляване на платени часове както и тези, които не са свързани с фактури, за да сте сигурни, че компанията ви ще остане печеливша. Ако съотношението е нарушено, може да започнете да губите пари - в крайна сметка все още трябва да плащате на служителите си и да покривате оперативните разходи.
Може би се чудите дали трябва да започнете да следите използваемостта на платените услуги, ако вече следите общата използваемост на служителите.
Вижте, когато изчисляване на използване на ресурсите, обикновено сравнявате броя на часовете, през които някой е работил, с общия му капацитет. Това ви казва много: можете да забележите претоварени членове на екипа или да идентифицирате недостатъчно използвани хора. Въпреки това, както вече знаете, не всички часове са равни. Това, че някой е зает, не означава непременно, че работата му допринася пряко за печалбите на вашата компания. От друга страна, когато проследявате използваемостта на подлежащите на фактуриране часове, можете да видите какъв е делът от наличността на всеки, който се изразходва за подлежащи на фактуриране дейности.
Това не означава, че използваемостта на всички трябва да бъде възможно най-висока. В края на краищата, във вашата компания вероятно има хора, които изобщо не работят по проекти на клиенти. За тях можете да разчитате на общото използване, за да сте сигурни, че работното им натоварване е балансирано. Въпреки това, когато става въпрос за членове на екипа, които допринасят за работата с клиенти, техният процент на използваемост за плащане може да ви даде ценна информация.
На първо място, проследяването на степента на използване ви позволява да оцените планиране в управлението на проекти. Ако някой, който би трябвало да работи предимно по платени задачи, има коефициент на използване от 20%, това може да означава, че графикът му не е бил планиран оптимално. Може би оценки на проекта не са били точни и този служител просто не се нуждае от цялото това време, за да върши работата си. Може би той участва в твърде много потенциално ненужни срещи. Така или иначе - има място за оптимизация.
Представете си друга ситуация: да речем, че процентът на използваемост на даден служител е 110%. Това означава, че той прекарва повече време в работа, отколкото позволява капацитетът му. Не е необичайно даден проект да изисква влагане на допълнителни часове точно преди крайния срок. Все пак, ако не забележите навреме претоварения служител, може да рискувате той да се разочарова или дори да реши да напусне компанията ви.
И накрая, изчисляването на използваемостта на платените услуги е отличен начин да се прецени кои роли са най-търсени и кога. Подобни прозрения дават възможност да се прецизират прогнозиране на човешките ресурси и правилно да планирате процесите на наемане.
Може би вече сте се досетили, но за да събере надеждни данни за използването на ресурсите, екипът ви трябва да използва инструмент за проследяване на времето. Без него ще имате работа с предположения, а не с точна информация. Разбира се, има и още ползи от софтуер за проследяване на работното време на агенцията, така че, ако още не сте го направили, определено опитайте!
Времевите ведомости на екипа ви ще ви предоставят информация за това колко време е прекарано по различните проекти. Въпреки това, за да вземете под внимание само платената работа, се нуждаете от инструмент, който позволява на служителите ви да маркират записаното от тях време като платено или неплатено.
Teamdeck позволява на членовете на екипа ви да правят такова разграничение. Те могат да използват т.нар. тагове на работното време, за да маркират записите си като "платени", "извънредни", "работещи от вкъщи" и т.н. Таговете зависят от вас - можете да изберете персонализирани етикети и икони, които да отговарят на вашите нужди.
Когато екипът ви проследява времето си с Teamdeck и използва етикети за времеви таблици, можете лесно да създадете отчет за използваемостта на фактурите.
Отидете в раздела с отчети в горното меню, след което кликнете върху иконата плюс в долния десен ъгъл, за да добавите нов отчет. Изберете "създаване на потребителски" - ще създадем отчет от нулата, а не въз основа на шаблон.
Дайте име на заглавието си и изберете подходящия диапазон от дати. Сега е време да започнете да добавяте диаграми и таблици към отчета си. Нека започнем с проста стълбовидна диаграма, която ще ни покаже платеното време, прекарано за всеки член на екипа. Щракнете върху "Добавяне на графика" и "Добавяне на бар диаграма". По подразбиране ще видите сравнение на резервациите на всички, времевите листове, часовете отпуск и наличността. Щракнете върху "метрики" (това е иконата с три колони) и махнете отметката от ненужните метрики. Вместо това превъртете надолу до категорията "Тагове на таймсхетите" и изберете "Заплати".
Тази проста диаграма ви позволява да видите колко платени часа е записало всяко лице. Тя обаче не ви дава много информация за това какъв е бил процентът на използване на платените часове. Нека да добавим още един показател към тази графика - "Времеви листове: време". Сега можете с един поглед да видите какво е било съотношението на платените часове спрямо всички часове, проследени от дадено лице.
Сега нека да добавим таблица към отчета, която ще ни позволи да изчислим процента на използване за всички служители.
По подразбиране новата таблица, добавена към отчета, е организирана по проекти. Можете да промените тази настройка, като щракнете върху "Групиране" и смените хората с проекти в редактора за плъзгане и пускане. Ако не е необходимо да виждате данните, разбити по дни, можете спокойно да ги премахнете от групирането. Щракнете върху "приложи", за да запазите това групиране.
Докато работите, отидете в "Метрики" и махнете отметката от ненужните колони (резервации, наличност, почивки). Нашето предложение е да добавите колона за етикетите на таблицата за работно време: billable (подлежащи на плащане). В момента таблицата ви трябва да изглежда така:
По принцип това е същата информация, която се съдържа в стълбовидната диаграма, която създадохме преди това. Би било чудесно да добавите към таблицата степента на използване, изразена като процентна стойност. Можете да направите това, като щракнете върху "Metrics" (показатели), след това върху "Add custom" (добавяне на потребителско) и след това върху "Add custom calculation field" (добавяне на потребителско поле за изчисление). Използваемостта на фактурите не е метрика, която се изчислява по подразбиране в Teamdeck, тъй като не всяка организация използва тагове за времеви листове, но можем да въведем формула за използваемостта и да създадем потребителска метрика.
Формулата за използване е следната:
(Часове, за които може да се издаде фактура/всички пътни листове)*100
Щракнете върху "Запази и приложи" - ще видите, че в отчета ви се появява нова колона. В нея можете да видите коефициентите на използване на вашите служители.
В нашия случай има няколко членове на екипа, които имат много висока степен на използваемост. Ясно е, че по-голямата част от часовете им отиват за работа с клиенти. От друга страна, имаме и някои ресурси, чийто коефициент на използване е 0%. Може да се окаже, че тяхната работа не е свързана с фактурирани услуги, така че не трябва да очакваме от тях да регистрират фактурирани часове.
Последното нещо, което можем да направим, за да направим целия отчет още по-проницателен, е да променим формулата в реда "Общо" на таблицата. В момента това е сумата от стойностите във всички редове. Макар че е полезна за първите две колони, тя не ни казва много за колоната "Употреба по фактури". Една средна стойност би била много по-добра. За щастие, можем лесно да я изчислим. Щракнете върху тази клетка и въведете:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Имайте предвид, че Teamdeck ще ви дава предложения, когато започнете да въвеждате имената на променливите. Щракнете върху Enter, за да видите резултата. Сега знаем, че средният коефициент на използваемост за нашия екип е 53,05%
Мониторингът на работата на екипа ви е чудесна възможност да откриете области, които могат да бъдат оптимизирани в полза на вашата организация. Служителите ви също така ще оценят, че следите за тяхното използване - в края на краищата, те не искат да бъдат претоварени.
Ако смятате, че Teamdeck може да бъде полезен инструмент за вашия екип, определено го изпробвайте. Можете да регистрирайте се за тестово шофиране или насрочете разговор с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Ще се радваме да ви помогнем да се възползвате максимално от това приложение и да подобрите значително процесите на управление на проекти и ресурси във вашата компания.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...