Започването на нова работа по управление на проекти може да бъде стресиращо: независимо дали сте опитен ръководител на проекти или тепърва започвате кариерата си като такъв, вероятно ще се сблъскате с някои нови предизвикателства. Добрата новина е, че сте получили работата, така че новият ви работодател е уверен във вашите умения за управление на проекти. Време е да се подготвите и да започнете новата работа с правилната крачка. Подготвили сме ви няколко съвета как да се подготвите, за да блеснете на новата си позиция.
Има неща, които можете да направите преди първия си работен ден. Първо, обработете необходимите документи. Има ли документи, които трябва да предадете на екипа по човешки ресурси на новата си компания? Може също така да искате да проверите отново обезщетенията за служителите си. Понякога те се предлагат с допълнителни пакети, така че е по-добре да ги обмислите предварително.
Не забравяйте за логистиката: едно от най-добрите неща, които можете да направите, за да избегнете ненужен стрес, е да планирате и тествате пътуването си. Уверете се, че имате ясна представа за дрескода на новия ви офис, условията за паркиране, достъпа до сградата и т.н. Отделете малко време, за да анализирате оборудването си. Ако работите в офис, вероятно ви очаква работно място. При отдалечена позиция обаче може да сте отговорни за комплектоването на необходимия хардуер. Ако по някое време през този предварителен период на работа ви възникнат въпроси. Не се колебайте да се свържете с новия си работодател.
Проучването на новата компания може да бъде ценна стъпка. Вероятно сте се поразровили, подготвяйки се за интервюто, така че имате добра представа с какво се занимават и как са организирани. Сега е моментът да се запознаете по-добре с културата на компанията. Проверете корпоративните им канали в социалните медии или прегледайте наръчника за служителите, ако вече сте го получили. Не се замисляйте прекалено! Тази задача трябва да ви накара да се чувствате по-уверени в предстоящата кариерна промяна, а не да ви накара да търсите някакви "червени знамена".
И накрая, използвайте времето между работните места, за да живеете малко и да се отпуснете. Заслужили сте тази почивка: възползвайте се максимално от нея! Вашият приоритет трябва да бъде да пристигнете на новото си работно място с много положителна енергия, да не губите сън и да се опитате да се подготвите за работата.
Въвеждането на нови служители е важен процес във всички организации. Вероятно новият ви работодател има фиксирана процедура или дори специален път за новите ръководители на проекти, които се присъединяват към екипа. Подробности за въвеждане в проекта Процесът се различава в отделните компании. Все пак една стъпка е сигурна: ще научите много нова информация. За да не се претоварвате, опитайте се да обхванете тези четири аспекта, когато организирате новите си знания и задавате последващи въпроси:
Нека ги разгледаме една по една.
Процес. Ако трябва да управлявате проекти в дадена организация, трябва да сте наясно с всички установени процедури, свързани с проектите. Вероятно вече сте обсъждали основите по време на процеса на наемане на работа и знаете например методологията за управление на проекти, която новата ви компания отстоява. Попитайте за шаблони, навици за докладване, срещи (включително Scrum срещи), процедури за комуникация, жизнен цикъл на проекта и др. Целта ви е да управлявате проекта по начин, който е ефективен, но и познат на екипа ви.
Разбира се, може да сте били назначени като лице, отговарящо за създаването на нови процеси и изграждането на култура за управление на проекти в дадена компания. Все пак е полезно да знаете за миналите процеси, за да ги подобрите.
Инструменти. Повечето ръководители на проекти не могат да си представят работата си без достъп до софтуер, който им помага да бъдат организирани и да държат членовете на екипа в течение. Може да ви се наложи да се научите да използвате нов инструмент, освен ако новата ви компания не използва приложения, които вече познавате. Най-вероятно ще се занимавате с тези видове онлайн инструменти:
Вижте също: Приложения на Slack за повишаване на производителността за мениджъри на проекти
Ако управлявате софтуерен проект, трябва също така да разберете кои инструменти се използват от вашия екип (например програми за проследяване на грешки, хранилища на код, инструменти за създаване на телеграми). Да знаете кои приложения и инструменти се използват от членовете на екипа ви е от съществено значение и за тясно специализирани отрасли като строителството. Възможно е да не знаете как да се ориентирате в дадено приложение, но трябва да знаете какво прави то и кой го използва. Благодарение на това ще можете да комуникирате ефективно с екипа си.
Проекти. Обикновено, когато започвате работа като нов ръководител на проект в дадена организация, това се дължи на факта, че има проект, който изисква ръководител. Един от първите ви приоритети трябва да бъде да разберете колкото се може повече за него. Обхватът, графикът, изискванията, бюджетите, рисковете, зависимостите: всичко, от което се нуждаете, за да започнете работата си. В зависимост от етапа на проекта може да се наложи да разговаряте и с предшественика си: може да се окаже, че поемате проекта от някой друг. Попитайте за напредъка до момента, за всички проблеми, които са се появили по пътя, за отношенията със заинтересованите страни. Опитайте се да насърчите откровените отговори: премълчаването само ще усложни работата ви в дългосрочен план. Прегледайте документацията на проекта и преценете дали тя е актуална и пълна. Ако не е, попитайте за всички елементи, за които не сте сигурни.
Ако е възможно, опитайте се да съберете информация и за други проекти на вашата компания. Може би ще успеете да забележите някои закономерности и да откриете области за подобрение или рискове. В процеса на работа ще научите повече и за членовете на екипа си.
Клиенти. Всеки проект е свързан със заинтересовани страни. Независимо дали управлявате вътрешен проект, или има външен клиент, който е наел компанията ви, трябва да сте наясно кой е той. Една от критичните части от ролята на ръководителя на проект е да изгради добри взаимоотношения със заинтересованите страни. Това не означава, че трябва да бъдете "да", напротив: когато клиентът ви се доверява на вашата преценка, би трябвало да е по-лесно да го разубедите за нещо, което вие и екипът ви не подкрепяте. Докато опознавате клиента си, се опитайте да научите повече за неговия бизнес. Целта зад проекта, който ще започнете да управлявате, потребителската база, всички проучвания, които са направили преди стартирането: тези сведения ще ви помогнат да вземете по-добри решения за проекта.
Когато започвате нова работа в областта на управлението на проекти, представянето ви по подходящ начин ще се окаже от огромно значение. Съществуват три групи колеги, които трябва да запомните:
Вашият екип по проекта. Както вероятно си представяте, връзката на ръководителя на проекта с неговия екип е от решаващо значение. Първо, разберете кой е в екипа на проекта и какви са неговите роли (както на ниво компания, така и в проекта). Активно се вслушвайте в техните прозрения: те могат да ви кажат неща за проекта или за клиента, които няма да можете да научите от хора, които не са работили в екипа.
Насърчавайте обратната връзка и откровената комуникация. Изграждане на култура на прозрачност на проекта ще ви помогне да изградите доверие между вас и вашия екип. Още от самото начало се опитайте да обясните ясно ролята си на ръководител на проекта и да установите някои основни правила. Това ще ви помогне да поддържате баланс между професионалния и личния живот и да предотврати увеличаване на броя на работните места.
Вашите мениджъри. Срещата с шефа ви е неизбежна (и съществена) част от процеса на въвеждане в работата. Един от най-интересните съвети за тази връзка идва от Оуен Гадекен, който пише:
"Сега може би се питате: "Ами срещата с новия ми шеф?" Да, това винаги е важно и вероятно вече сте имали поне една среща. Но ви препоръчвам съзнателно да отлагате всякакви последващи срещи, докато не успеете да съберете достатъчно информация, за да направите поне предварителна оценка на проекта си; в противен случай може да се окаже, че поемате обещания или ангажименти, които не можете да изпълните. "
Източник: Gadeken, O. C. (2009 г.). И така, вие сте новият ръководител на проект: съвети за добро начало. Документ, представен на Глобалния конгрес на PMI® 2009 - Северна Америка, Орландо, Флорида. Newtown Square, PA: Институт за управление на проекти.
Други колеги. Вероятно ще ви бъде от полза да се запознаете с колкото се може повече колеги, особено ако в организацията ви работят по-малко от 500 души (в големите корпорации тази задача може да се окаже невъзможна). Може дори да поискате да попитате екипа си: "Кого трябва да познавам?" Като ръководител на проект може да ви се наложи да си сътрудничите с екипи по човешки ресурси, офис мениджъри, продажби, финанси и др. Да знаете кой кой е, ви поставя в добра позиция. Разбира се, трябва да се запознаете и с колегите си мениджъри на проекти и, ако е възможно, да намерите човек, който може да стане ваш ментор.
В определен момент от вас ще се очаква да започнете работа: в много организации това ще стане само няколко дни след запознаването ви с организацията. Преходът между въвеждането в работата и "истинската работа" може да бъде труден, тъй като от човек, за когото се полагат грижи, ще станете (най-вероятно) самостоятелен. Как трябва да се справите с този труден период?
Задайте измерими цели и приоритети: както за екипа на проекта, така и за вас самите. Такъв списък ще бъде най-ценният ви ресурс за случаите, когато се съмнявате.
Споделяне на очакванията с вашия екип. Преките ви подчинени ще оценят, ако знаят какви са техните цели и основни отговорности. Вие, от друга страна, ще можете да бъдете по-уверени, че стратегията ви ще бъде изпълнена.
Изразявайте своите опасения и мнения, особено когато са свързани с процесите за управление на проекти. Разбира се, никой не харесва онзи човек, който се присъединява към екипа и иска да промени всичко на 180 градуса още от първия ден. Но има нещо, което може да се каже за получаването на чифт свежи очи: може би просто ще забележите повече недостатъци и области за подобрение от другите. Стига да общувате спокойно и с факти, не би трябвало да имате проблеми. Не забравяйте, че в крайна сметка вие сте тези, които ще трябва да се справят с последиците от погрешните процеси и методи. Вероятно е по-добре да си сътрудничите с колегите си за подобряване на конкретни области.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се организирате през първите трудни седмици на новата работа:
Първите няколко седмици на нова позиция може да са трудни. Все пак, ако следвате нашите насоки, би трябвало да успеете да се ориентирате добре в предстоящите си отговорности и задачи. Когато се съмнявате, винаги можете да се обърнете към онлайн ресурси за премиери. Редовно публикуваме полезни ръководства за ръководители на проекти, така че не забравяйте да отбележите блога на Teamdeck! А ако все още не сте изпробвали нашето приложение, регистрирайте се, за да видите за какво се радват другите PM.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...