Управление на ресурсите на проекта 101: Ръководство за ръководители на проекти
Павел Халабуда (Paweł Hałabuda)
Начало " Блог " Управление на ресурсите на проекта 101: Ръководство за ръководители на проекти
Ако се питате какво е управление на ресурсите, значи сте на много добро място. При управлението на даден проект не управлявате само задачите, които са необходими за неговото изпълнение. Начинът, по който планирате, организирате и управлявате екипа си, оказва значително влияние върху успеха на проекта. Нищо чудно, че следването на най-добрите практики за управление на ресурсите може да доведе до истинска промяна на работното място.
Защо е необходимо управление на ресурсите на проекта?
Тъй като бихме искали да хвърлим ярка светлина върху същността на управлението на ресурсите на проектите, трябва да въведем малка част от академичния разговор, целяща да осветли термините, свързани с основната ни тема.
Но има и друга причина за тези спорове. Без ясно разбиране на основните елементи и фактори, съставляващи управлението на ресурсите на проекта, решенията на всеки са изложени на по-голям риск от грешки. Грешки, свързани с процесите в рамките на проекта или дори в рамките на избора на софтуер за увеличаване на управлението на проектните ресурси.
Наличието на обща картина ще ви помогне да не се изгубите в лабиринта от концепции и неясни връзки между областите на знанието, които основно подпомагат управлението на проекти.
От управление на проекти до управление на ресурсите на проекта
Управление на ИТ проекти, управление на маркетингови проекти, управление на проекти в областта на недвижимите имоти, или управление на проекти на творчески агенции - обаче, или какъвто и да е друг отрасъл, който ще поставите пред думата "управление на проекти", фазите, процесите и стъпките са предимно едни и същи. Но преди да се запознаете с тях, трябва да се направи малко въведение.
Както знаем, хората учат по-бързо, когато виждат снимки или примери - нещо може да бъде уловено от сетивата, на първо място с очите. Така че - преди да бъдем изложени на многобройни въпроси, свързани със значението на всеки термин в представените по-долу определения - нека започнем с находчиви и лесно адаптируеми примери, принадлежащи към семейството на управлението на проекти.
Започвате от по-малко сложни и отнемащи по-малко време:
изграждане на добре продаващ се уебсайт с много интерактивни елементи, който няма да се забавя на мобилните устройства - за 4 седмици;
промяна на дизайна на бутилките на компания за бира и тяхното производство преди началото на лятото - за 3 месеца;
разширяване на продажбите на нов пазар, което включва наемане на офиси, намиране, подбор, наемане на нови специалисти, изготвяне на маркетингов план и прилагането му за местното търсене - за 6 месеца;
да създадете нещо подобно за 48 месеца - да създадете най-големия язовир в света. Този пример стои на третата по големина река в света - китайската река Яндзъ.
В заключение, когато мислите за "проект", трябва да имате представа за това колко хора, умения, подизпълнители, инструменти и мерки съдържа проектът. Колко ресурси, зависимости, малки стъпки и милион задачи, както и графици са включени, за да се завърши всяка илюстрация на проекта?
Продължавайки темата, е време да разгледаме определенията. Затова нека започнем с нещо по-лесно за възприемане. Нека си представим, че разговаряте с момчето и искате да му опишете какво е значението на управлението на проекти. В контекст като този лесно бихте могли да се съгласите с определението от projectmanager.com:
Управлението на проекти е дисциплина за планиране, изпълнение и приключване на проекти.
Гореспоменатото разбиране разглежда управлението на проекти като процес и го разделя на 3 стъпки. Разбира се, всяка от тях съдържа още няколко групи елементи, процеси, задачи и - винаги подценявани, винаги непредвидими - предизвикателства, свързани с всяка от тях.
Но това е много опростена версия на жизнения цикъл на управлението на проекти - защото така специалистите наричат процеса. Най-популярна е версията с 5 фази. Разработена от PMI, включва концепция и иницииране, планиране, изпълнение, изпълнение/мониторинг и приключване на проекта.
Но тази дефиниция не повдига въпроса за това кой. Да го кажем по-конкретно - човек, специалист и неговите компетенции, опит или зрялост.
Според същите PMI, които често споменаваме тук, те предлагат определение, което подчертава нещо зад всеки проект. Става въпрос за хората - от ръководителите на проекти до изпълнителите на проекти и работната сила в проекта, която участва в него. Хора, които планират, но и които са избрани да участват на определен етап от проекта и са им възложени задачи.
Ако перифразираме техните думи, управлението на проекти означава да се използват специфични знания, таланти, умения, устройства, инструменти, методи, процеси и техники за предоставяне на нещо, което има "стойност за хората".
Както виждаме, тук става дума по-скоро за компетенции (също и за меки компетенции), за притежание на информация и способност за прилагане на тези знания. Или - ако използваме фраза, взета, да речем, от мотивационна библиотека - да превърнем мисленето в действие и да свършим нещата.
В обобщението на тази глава използваме предложението на Института на Асоциацията за управление на проекти. То не е най-безболезненото за запомняне или дори за разбиране на определението за управление на проекти, но след като прочетете написаното по-горе, лесно може да си представите какво е имал предвид авторът. Но ето нещо, с което ние не сме съгласни. Въпреки това:
Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет.
Няколко думи за коментар. Виждаме някои прилики с предложенията, предложени по-рано, така че няма да се говори повече за това. Новото са ограниченото време и бюджет, както и критериите за приемане. Започвайки от последното, клиентът ви обикновено има някакви очаквания за това какво иска да види на финала, как трябва да работи и как трябва да помогне за решаването на неговите предизвикателства. Той не може да приеме резултата от вашата работа. И какво тогава?
Но е трудно да се направи противоречие - критериите за приемане могат да направят проекта по-дълъг, отколкото се предполага. Но не можем да се съгласим с твърдението, което предполага, че бюджетът и времето са условията, които правят воденето на проекта квалифицирано като управление на проекти.
Ограничените срокове и бюджет са това, което разделя управлението на проекти от обикновеното управление [Екран по-горе = преглед на проследяването на времето на множество задачи чрез система за управление на ресурсите на проекта]
Всеки знае, че последните два аспекта, които трябва да бъдат взети под внимание от всеки председател, шеф или лице, вземащо решения по даден проект, са гореспоменатите време и бюджет - защото те не са неограничени. Но единствено възвръщаемостта на инвестицията, очакваната възвръщаемост за очакваното време оказва най-голямо влияние върху бизнес решенията, отколкото всеки друг фактор. А от гледна точка на много предприятия основната част от бизнеса са парите. Защото, ако имате достатъчно пари, не е нужно да вземате прибързани решения и да чакате какво ще направят конкурентите, борещи се за следващите клиенти.
Ако сме съгласни с последното твърдение, не можем да се съгласим с твърдението, че управлението на проекти е нещо различно от "мениджмънт", като посочим, че основният фактор, който отличава двете, е, че управлението на проекти има краен резултат и ограничен срок, за разлика от мениджмънта, който е непрекъснат процес.
Не сме сигурни дали работи само по този начин. Дали целта на бизнеса е да има много клиенти, особено количество клиенти, които позволяват на бизнеса да работи? Бизнесът има ли нужда от постоянна комуникация с потенциалните клиенти? Дали маркетинговият отдел изпълнява в необходимото време по-малки задачи или по-големи проекти, за да направи по-добра комуникацията, броя на посетителите на уебсайта и броя на потенциалните клиенти? Дали хората, които отговарят за маркетинга и комуникацията, не трябва веднъж месечно или няколко пъти годишно да информират за резултатите?
Отговорът на въпроса Защо управлението на ресурсите на проекта е
Разбирате ли сега значението на управлението на ресурсите на проекта?
Каква е ролята на управлението на ресурсите на проекта?
Разбрали сте много за управлението на проекти, така че не е нужно да се информирате повече. Също така вече знаем къде винаги да се намери място за управление на ресурсите на проекта сред 5-те фази на жизнения цикъл на управлението на проекти.
Фаза на иницииране и замисляне
Планиране - винаги тук
Стартиране и изпълнение - винаги тук
Мониторинг и контрол - винаги тук
Приключване на проекта
Тя е за блестящата звезда на нашето разследване - управлението на ресурсите на проекта. Вече знаем какво означава проект. И така, какви са ресурсите?
Благодарение на APM Body of Knowledge, знаем, че ресурсите се разбират мащабно - като хора (и техните умения), но също така и като пари, машини, материали, технологии и всичко останало, необходимо за постигане на очаквания резултат. Също така може да се каже, че ресурсът е всичко, което се изисква за изпълнението на дадена задача или проект.
Разбира се, от гледна точка на много предприятия, особено на ориентираните към услуги, управлението на ресурсите е свързано с хората. Хората и техните умения.
За тях управлението на ресурсите на проекта е:
(...) придобиване, разпределяне и управление на ресурсите, като например хората и техните умения, финансите, технологиите, материалите, машините и природните ресурси, необходими за даден проект. Управлението на ресурсите гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета.
Това не е най-лесното определение, което някога е правено, поради двусмислените си термини, но би могло да бъде подходящо за академична дисертация. Но не и в този блог. В Projectmanager.com се запознаваме с нея по един простичък начин. Без да говорим за качество, изисквания и очаквания, които идват от заинтересованите страни, или дори за време и бюджет.
Управлението на ресурсите е процесът на планиране, планиране и разпределяне на ресурсите за изпълнение на даден проект.
Доброто управление на ресурсите води до това, че правилните ресурси са на разположение в правилното време за правилната работа.Ролята на мениджъра на ресурси е да - перифразирайки думите на APM - определяне на необходимите ресурси (служители със съответните умения и опит). за изпълнение на работата, като част от планирането, и да определи кога ще са необходими ресурсите, чрез планирането.
Както виждаме, като цяло определенията - с изключение на формата, в която са представени - са сходни. Ако се опитаме да сравним определенията за управление на ресурсите на проекта, ще бъдем по-просветени, като видим какво е общото между всички тях заедно. Е:
предварително планиране/планиране
разпределяне/разпределяне/съвпадение
наблюдение/измерване
оптимизация
В обобщение на дискусията дотук, управлението на ресурсите на проекта без съмнение е най-сложният и предизвикателен елемент в процеса на управление на проекта. Неговата роля - най-общо казано - се свежда до планиране, организиране, контролиране и измерване на работата на хората.
Управлението на ресурсите на проекта е, казано по-просто, най-ефективното използване на ограничените ресурси, с които разполагате. Или - ако трябва да го кажем така, както се случва в действителност - използване на максималните налични ресурси - предварително идентифицирани и проверени за подходящи умения - за завършване на проекта в очакваното време с очакван резултат.
Между планирането на ресурсите, разпределението на ресурсите и управлението на ресурсите на проекта
За да избегнете твърде дългото въведение, трябва да сте наясно, че трите гореспоменати термина за някои ръководители на проекти и представители на академичните среди се разбират като отделни и всеки от тях има свое собствено значение.
Но за някои хора планирането на ресурсите и разпределението на ресурсите означават едно и също, като и двете са част от нещо по-голямо - управление на ресурсите. Но сред многото източници по нашата тема също могат да се намерят определения, които предполагат приравняване на "управление на ресурсите" и "планиране на ресурсите" (погледнете определението в Уикипедия). И така, време е за няколко думи за обяснение.
Съгласни сме с компанията Saviom - наш конкурент на пазара на системи за управление на проектни ресурси - че:
Разпределението на ресурсите, известно още като планиране на ресурсите, разпознава и разпределя ресурсите за определен период към различни дейности.
На мига може да се види, че това определение може да се разглежда и като определение за управление на ресурсите. Дали не е така? Въпреки това в тази статия се опитваме да запазим реда, според който управлението на ресурсите на проекта и целият му процес съдържат планиране и разпределение като свои части.
Можем да продължим дискусията за определяне на нюансите, но не това е целта. Целта на тази глава е да ви предостави по-широка картина на терминологичните съображения и предизвикателства, свързани с интересуващия ви термин.
Ключови показатели за ефективност, предизвикателства и полезна роля на софтуера за управление на ресурсите на проекта
Ключови показатели за управление на ресурсите на проекта
A. Очаквани спрямо действително отработени часове от служителя
Дали проектът върви по план - това е въпросът, който постоянно се върти в главата на всеки ръководител на проект. Сравнението на приетата прогнозна стойност (например часовете, които служителят трябва да отдели за изпълнението на дадена задача) с реално проследените часове е начинът да се провери напредъкът. Благодарение на този метод ще можете да забележите ранните признаци на забавяне на проекта и да направите някои промени по време на текущия проект или в бъдеще.
B. Очаквани спрямо действителни разходи за член на екипа (разлика в разходите за ресурси)
Разходите, генерирани от работата на екипа, са друг фактор, който принуждава ръководителите на проекти да мислят интензивно. Добрите системи за управление на ресурсите по проекта позволяват да се определят почасови или дори дневни ставки за всеки от членовете на екипа и да се състави проследяване на разходите по проекта отчети въз основа на тях и на времевите ведомости на екипа ви.
C. Часове, за които може да се издаде фактура, срещу часове, за които не може да се издаде фактура
Разпределението на часовете в проектите, които не подлежат на фактуриране, и тези, които подлежат на фактуриране, помага за проследяване на рентабилността на компанията. Проверете колко часа членовете на екипа ви прекарват в дейности като срещи, административни задачи и др.
D. Използване на ресурсите / използване на служителите
Използването на ресурсите е един от най-важните ключови показатели за ефективност, които се следят в компаниите. В края на краищата, не искате екипът ви да е претоварен или претоварен с работа. И - в противен случай - никой не трябва да бъде без задачи. Има 2 начина за изчисляване използване на ресурсите, и трябва да ги използвате в две различни фази от жизнения цикъл на проекта.
Предизвикателства, възникващи в процеса на управление на ресурсите на проекта
A. Липса на лесен достъп до компетенциите на ресурсите и ресурсния фонд
Колкото по-голям е броят на проектите, толкова по-голям е и броят на служителите, които участват в тях. Колкото по-голям е броят на служителите, толкова по-трудно е бързо да се намерят подходящи служители за даден проект. Ролята на една достатъчна система за планиране на ресурсите на проектите е да помогне при намирането на ресурси с очакваните умения, зрялост, опит, компетенции, местоположение, ценови профил, часова зона и т.н.
B. Преглед на изпълнението на липсващия ресурс
Измерването на производителността все още е основно предизвикателство в компаниите - както в новите, така и в тези с дългогодишни традиции. Анализът на работното време - продуктивно и непродуктивно, проследяване на времето на служителите, изразходвано за конкретни задачи, е начинът, който помага за оптимизиране на работата и прогнозиране на времето и бюджета.
C. Конфликти при планирането
Конфликти при планирането не са нещо рядко срещано дори в много добре организирана компания. Особено в софтуерните къщи, рекламните агенции и други компании, ориентирани към услуги, където работят дори само няколко ръководители на проекти, които търсят подходящи ресурси. Системата за управление на проектните ресурси предупреждава за припокриване на резервации и - от гледна точка на служителя - за свръхрезервиране.
D. Неадекватно планиране на капацитета на ресурсите Планирането на капацитета на ресурсите може да предотврати закъсненията в последния момент. Капацитетът определя наличните ресурси за изпълнение на конкретна задача.
Ако сте изпълнили проект навреме и в рамките на бюджета, значи сте на прав път. Много организации не успяват да очертаят капацитета на ресурсите в началната фаза на проекта; в резултат на това е трудно да се планира разпределението на ресурсите.
Капацитетът на ресурсите може да се анализира с проследяване на ресурсите. Благодарение на някои универсални инструменти за управление на ресурсите с управление на проекти, които могат да облекчат това предизвикателство.
В зависимост от размера на екипа, профила на компанията и методологията за управление на проекти, която следвате, можете да избирате измежду различни инструменти за управление на ресурсите. Всъщност в началото можете дори да използвате обикновена електронна таблица за тази цел (въпреки че бих ви посъветвал друго, тъй като електронните таблици могат да станат неефективни с разрастването на бизнеса ви).
В обобщение на тази глава, в идеалния случай, правилното инструмент за управление на ресурсите трябва да се състои от график (напр. под формата на прост ресурсен календар изглед), наличността на ресурсите ви, текущите им резервации и таблиците с работното време.
Потребителските категории или тагове също са полезни, тъй като улесняват навигацията към ресурсите, от които се нуждаете в момента, филтрират изгледа по конкретни роли или проекти и т.н.
И накрая, може да изберете инструмент с интегриран раздел за отчети, в който можете лесно да използвате събраните данни за анализ на натовареността на екипа, бюджети на проектиили възвръщаемостта на инвестициите за компанията.
Колкото по-всеобхватен (но ясен) е погледът, толкова по-добри прозрения можете да извлечете от него.
В какъв проект участва мениджърът на ресурси? Какви са пристрастията му?
Ролята и отговорностите на ръководителя на ресурсите по проекта
От betterteam.com - компанията за HR индустрията:
Мениджърите по ресурсите подпомагат ръководителите на проекти при планирането на човешките ресурси и разпределението на персонала. Те определят капацитета на компанията да отговори на изискванията за персонал по проектите, разпределят персонала по проектите и наемат нови служители. Те могат също така да управляват ведомостите за заплати и да обучават персонала.
За по-добра визуализация на главната роля в тази глава - планиране на ресурсите - нека използваме известно сравнение. Сравнението се основава на опростената разлика между ресурсните мениджъри и ръководителите на проекти. И така, мениджърите на проекти работят на проектно ниво - те координират група проекти (най-често, свързани помежду си) или само един проект. Те са отговорни за това той да бъде завършен от екипа на проекта. Докато мениджърите на ресурси работят на ниво компания. Подбират, разпределят и съчетават подходящо квалифицирани ресурси с множество проекти.
Асоциацията на мениджърите на проекти от устата на Кирстен Бърд предлага такова значение на нашата звезда.
Специалистът по проекта трябва да идентифицира ресурсите, необходими за изпълнение на работата, като част от планирането, и да определи кога ще бъдат необходими ресурсите чрез планирането.
Това, на което бихме искали да наблегнем изключително много, е първата част, в която се казва "Трябва да идентифицирате...". Защо тя е толкова важна? На първо място, но не и най-важното, защото това е отправната точка. Докато се говори за аспектите на управлението на ресурсите, най-вече се подчертава планирането на неговото ядро. Тук виждаме какво е в основата на доброто планиране - меки умения, най-вече страхотно око и усет към хората.
Сега е време за Отговорности на мениджъра на ресурсите:
Проверка на наличността на персонала въз основа на уменията и разпределяне на проектите, които ще улеснят приключването на проекта в рамките на посоченото време и бюджет
Наблюдение на използването, работното натоварване и извънредния труд на служителите
Документиране на процесите и поддържане на записи
работа в екип с вътрешни отдели и осигуряване на необходимия брой служители
Осигуряване на постоянна подкрепа на ръководителите на проекти, свързана с управлението на ресурсите.
смекчаване на проблемите с ресурсите чрез преразпределяне на служителите, преразглеждане на целите или назначаване на допълнителен екип
Наемане на нови хора в съответствие с изискванията на компанията или проекта
Подпомагане на процесите в областта на човешките ресурси, като фактуриране, обучение на персонала, администриране на заплати, компенсации и др.
да се информира за тенденциите в управлението на ресурсите и трудовото законодателство.
Обхват на знанията, към които е пристрастен мениджърът по ресурсите на проекта
Области на познание, дадени в "Съвкупност от знания за управление на проекти" (PMBOK).
Управление на интеграцията: Използва различни процеси и методологии за управление на проекти, за да създаде стратегия, която помага на екипите да работят по-добре заедно.
Управление на обхвата: Задачите, резултатите и етапите на проекта се идентифицират, определят и контролират чрез процес, който включва събиране на изискванията на заинтересованите страни, създаване на структура на разбивката на работата (WBS) и след това наблюдение и управление на промените.
Управление на графика: създава реалистичен график за постигане на целите на проекта.
Управление на разходите: Процес, който управлява планирането и контрола на разходите, свързани с даден проект. Това означава събиране, анализиране и отчитане на разходите с цел прогнозиране и наблюдение на бюджета на проекта, за да не се допусне преразход на средства.
Управление на качеството: Контролиране на всички дейности, свързани със създаването на резултатите от проекта, за да сте сигурни, че те отговарят на очакванията за качество. Това става, като продължава да измерва качеството по време на изпълнението на проекта и коригира всички отклонения от очакванията за качество.
Управление на ресурсите: Извличане на максимална полза от хората, материалите и оборудването, необходими за изпълнението на проекта, чрез разпределяне и преразпределяне на ресурсите според нуждите.
Управление на комуникациите: В проекта се използват различни процеси за предаване на ясни послания. Той включва създаването на канали, честота и правилни съобщения, за да се гарантира, че те са получени навреме и са разбрани.
Управление на риска: Идентифициране, оценяване и предотвратяване или намаляване на рисковете в проекта, независимо дали става въпрос за негативни рискове, които трябва да се избягват, или за позитивни рискове, които трябва да се използват.
Управление на обществените поръчки: Изграждане и поддържане на взаимоотношения с външни ресурси, необходими за вашия проект. Това включва доставчици, които продават продукти и услуги, необходими за постигане на целите на проекта.
Управление на заинтересованите страни: Идентифициране на заинтересованите страни по проекта, определяне на техните очаквания и влияние, а след това разработване на стратегии за управлението им и информирането им за напредъка.
Стратегии за управление на ресурсите на проекта
A. Разпределение на ресурсите
Като вземете предвид уменията и наличностите на служителите си, трябва да имате списък на служителите, готови да бъдат назначени на даден проект. С вече избрания списък на служителите, които ще се присъединят към проекта, можете да ги резервирате в избрания от вас инструмент.
Като разпределение на ресурсите е процесът на оптимално използване на ресурсите, с които разполагате, а след това трябва да следите тяхната ефективност и използване. Този аспект на управлението на човешките ресурси ще ви помогне да избегнете недостатъчното или прекомерното използване и да предотвратите прегарянето на служителите.
Други ползи от разпределението на ресурсите включват:
подобрена видимост на всички ресурси в компанията.
по-точни резервации
по-лесно договаряне на резервации с други PM
B. Използване на ресурсите
Вие следите колко работа се извършва от вашите човешки, технически, механични и други ресурси, като същевременно следите и за часовете, които те полагат. Ще бъдете особено загрижени за ресурсите, които са "недостатъчно използвани" или "прекалено използвани" (преразпределение).
C. Изравняване на ресурсите
Ако сте в състояние да коригирате графика на проекта, за да спазите крайния срок на проекта, можете да използвате изравняване на ресурсите. За да промените графика, използвайки изравняване на ресурсите, разделете или обединете дейностите в зависимост от наличността на ресурсите, така че да няма недостатъчно или прекалено използвани членове на екипа на проекта.
D. Прогнозиране на ресурсите
Ръководител на ресурси, който си върши добре работата и познава цифрите, ще може да предвиди с разумна увереност колко работа може да свърши екипът му за определен период от време. Това позволява на екипа и на компанията да се подготвят и планират точно предстоящите ангажименти.
Планиране на високо ниво и управление на ресурсите на проекта
След като вече знаете какво представлява управлението на ресурсите, трябва да съставите план. И не просто план - за да управлявате ефективно ресурсите в няколко проекта, трябва да имате план на високо ниво за всеки проект.
При управлението на ресурсите на проекта планът на високо ниво помага да се отговори на въпроса: "От какви роли се нуждая, за да реализирам успешно проекта навреме и в рамките на бюджета?"
При създаването на план на високо ниво все още не е необходимо да съставяте подробен списък с всички задачи. Вместо това трябва да включите:
Цели -те ви дават представа за това какво трябва да се постигне в проекта.
Времеви график - ви помага да осъзнаете. какъв е срокът за изпълнение на проекта и дали това е възможно с ресурсите, с които разполагате.
Екип - това ви позволява да разберете какви роли са ви необходими за проекта.
С план на високо ниво получавате по-добра представа за капацитета на ресурсите си и за обхвата на проекта.
Планиране на ресурсите
Планът на високо ниво ви дава обща представа за това какво е необходимо, за да се реализира даден проект. Вече казахме също, че той ви помага да разберете от какви роли се нуждаете, за да го реализирате. Но как точно да определите тези роли, преди да ги назначите на този нов проект?
Според стандарта, изготвен от международно известния Институт за управление на проекти, PMBOK®, планиране на ресурсите е "определяне на ресурсите (хора, оборудване, материали и др.) и количествата от всеки от тях, които трябва да се използват за изпълнение на дейностите по проекта".
списък на служители с умения, необходими за изпълнението на проекта,
текущите им резервации и наличности,
тяхната наличност по време на проекта.
След като съставите списък на служителите, които можете да наемете, без да предизвикате конфликти в графика, можете да ги разпределите по проекта.
Ефективно планиране на бъдещи проекти като основна цел на планирането на ресурсите на проекта
Имайки планове на високо ниво за всички проекти, които изпълнявате, и представа как да използвате ресурсите си в момента, вие знаете капацитета си и потенциала на компанията.
Сега, когато компанията ви печели нови проекти, можете бързо да отговорите на следните въпроси:
В състояние ли сте да изпълнявате тези проекти, без например да наемате повече човешки ресурси (независимо дали става въпрос за вътрешни или за външни изпълнители)?
Кога можете да започнете и как това се отразява на крайния резултат? Можете да проверите това, като например изчислите рентабилността на проекта си, но също и разходите за потенциални процеси на наемане.
Назначаването на проекта като част от ефективното управление на ресурсите на проекта
Предаване на информация за проекта на екипа - документите, които можете да използвате, включват списък на резултатите (напр, Документ за бизнес изискванията), график на проекта, текущо работно задание (SOW), както и седмичен доклад за състоянието на проекта.
Присвояване на членовете на екипа към правилния проект в инструмент за управление на ресурсите (освен ако вече не сте го направили).
Създайте инструменти за съвместна работа и канали за комуникация и осигурете на членовете на екипа достъп до тези, които ще им бъдат необходими при работата по проекта.
Проведете въвеждаща сесия.
Техники за планиране на проекти и ресурси
За да съгласувате графика на проекта, наличните ресурси и обхвата, използвайте планиране на ресурсите. То е изключително важно, тъй като ви казва кога точно ще имате нужда от дадени ресурси, за да можете да планирате съответно резервациите си. Не забравяйте да следите за наличността на ресурсите, когато назначавате хора по проекти.
Сайтът Метод на критичния път (CPM) е техника, която се използва за определяне на най-дългия възможен срок за завършване на проекта. Като съставите списък на всички задачи и ги категоризирате като критични и плаващи, можете да изчислите времевия график и да отбележите зависимостите между задачите.
За да създадете поток от задачи по метода CPM, трябва да:
обхвата на проекта,
списък на всички задачи, необходими за изпълнението му.
B. Техника за оценка и преглед на програмата
Техника за оценка и преглед на програмата (PERT) е метод, подобен на CPM, но при него за изчисляване на възможните срокове се използва среднопретеглена продължителност, а не оценки.
Използвайки PERT, ще трябва да създадете и списък със задачите и зависимостите между тях, включително основните етапи и очакваната продължителност за всяка задача. Въз основа на тази информация можете да оцените графика на вашия проект на три нива на достоверност:
Оптимистичен график
Най-вероятен график
Песимистичен график
C. Ускорено проследяване
Бързото проследяване е проста техника за планиране, използвана от ръководителите на проекти, за да определят кои задачи могат да се изпълняват едновременно. Познавайки зависимостите между задачите на проекта, вие знаете кои задачи изискват предварително да бъдат изпълнени други задачи. По същия начин можете да съставите списък на задачите, които могат поне частично да се припокриват, така че да ускорите изпълнението на проекта.
D. Срив на
Ако използването на бързо проследяване не е довело до спестяване на желаното количество време, можете да използвате техниката за разбиване. Тя обаче е свързана с разходи, тъй като трябва да добавите време, за да ускорите проекта. Начинът да направите това е например да добавите платен извънреден труд - в крайна сметка разходите по проекта са по-високи, но все пак успявате да се вместите в крайния срок.
Измерване и отчитане
Въз основа на данните, които събирате чрез внедряване на управление на ресурсите, като например резервирано време на служителите, записи на работно време и наличност, можете да измервате тяхното представяне и други бизнес показатели.
Използване на ресурсите = време на заетост / време на разположение
Независимо дали използвате електронна таблица или инструмент за управление на ресурсите, можете да го използвате, за да сравнявате резервациите с наличността. Полученият показател ви показва дали използвате времето на служителите си ефективно, или те са прекалено или недостатъчно натоварени.
По същия начин можете да използвате този показател, за да сравнявате фактурираното време с регистрираното работно време на служителите. По този начин можете да определите дали използвате ресурсите си продуктивно.
Изчисляване на бюджета на проекта
Когато събирате данни за резервации и графици, можете да изчисляване на бюджета на проектасъщо така. Можете дори да ги използвате, за да проследявате бюджета по време на проекта и да следите дали се вмествате в предвидените разходи или не.
Например можете да сравнявате резервациите с работните листове, за да видите дали регистрираното работно време съответства на вашите оценки или не. След това, знаейки почасовите ставки на служителите си, можете да изчислите действителните разходи за времето, което те са прекарали по проекта, за да определите действителния бюджет.
Отново можете да използвате електронна таблица за тази цел, но ще бъде много по-удобно да използвате инструмент за управление на ресурсите с функции за отчитане.
Започнете да управлявате екипите си по-ефективно още днес - използвайте система за управление на ресурсите
Проект управлението на ресурсите пести пари. Въпреки че на пръв поглед изглежда сложна, тя не е толкова трудна, след като я разберете. Направете го част от процеса на управление на проектите на вашия екип и винаги използвайте правилните ресурси и правилното време.
Можете да си спестите много усилия, като внедрите система за управление на ресурсите. Teamdeck е пример за такава система. софтуер за управление на ресурсите на проекта, като съчетава планиране на ресурсите, проследяване на работното време, управление на отпуските и персонализирани отчети. С помощта на този инструмент можете лесно да добавяте резервации, да записвате записи на време, да управлявате и коригирате календара и да изчислявате избрани от вас показатели върху тези данни.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...