Управлението на знанието, още от създаването на термина в края на 80-те години, се свързва с големи организации и сложни корпоративни структури. Големите компании разполагат с големи бюджети и дълъг списък от изисквания, така че инструментите за подпомагане на процесите на управление на знанието често са доста скъпи и обширни.
Въпросът обаче е, че и по-малките компании могат да се възползват от управлението на знанията. Те губят много пари от лошо споделяне на знания, информационни силози или многократно допускане на една и съща грешка. В тази статия ще ви разкажем как да приложите някои добри практики за управление на знанието в некорпоративна среда.
Бизнес речникът определя управлението на знанието като:
Стратегии и процеси, предназначени за идентифициране, улавяне, структуриране, остойностяване, използване и споделяне на интелектуалните активи на организацията с цел подобряване на нейната ефективност и конкурентоспособност. Тя се основава на две критични дейности: (1) улавяне и документиране на индивидуалните явни и мълчаливи знания и (2) тяхното разпространение в рамките на организацията.
Според това определение оптималният процес на управление на знанието се основава на:
Ще имаме предвид тези две стъпки в следващата част на статията. Преди да се потопим в някои приложими съвети за управление на знанието, нека да повторим причините за приемането му на първо място.
По същество управлението на знанията е свързано с това да се гарантира, че служителите ще вземат правилни решения. Това е съвсем универсална необходимост, независимо от размера на дадена компания. Стандартизирането на процесите позволява на компаниите да повишат производителността си: нещата се вършат по-бързо и са по-качествени.
Фокусирането върху събирането и споделянето на знания е също така чудесна възможност за идентифициране и отбелязване на истинските експерти в дадена област. Подобен подход вероятно ще направи тези експерти по-ангажирани и удовлетворени от работното си място. В същото време останалата част от екипа ви ще придобие ценни знания. Това е ситуация, от която печелят всички във вашата компания.
Ранното внедряване на управлението на знанията улеснява разширяването на компанията. С разрастването на екипа ви вече са налице процеси за оптимално използване на колективните му знания. Тези предимства ще засегнат както: организации, базирани на проекти (творчески агенции, софтуерни консултантски фирми), така и компании, работещи върху разработването на собствен продукт.
Не е задължително да започнете с цялостен процес или специализиран софтуер. Ефективното управление на знанията може да се превърне в част от културата на вашата компания, когато насърчавате документирането и споделянето на експертния опит на всички. Ето някои идеи, които можете да изпробвате, без да се притеснявате за бюджета си за софтуер:
Прозрачност на проекта изисква видимост на информацията в рамките на екипа на проекта. Тук можете да приложите различни идеи: от ясни, добре документирани изисквания към проекта до редовни сесии за обратна връзка. Насърчаването на откритата комуникация и споделянето на знания между хората, работещи по един и същи проект, вероятно ще се отрази на ефективността на екипите ви, но също така ще постави основите на политики в цялата компания. Освен това, проучванията показват. че прозрачността се оценява високо от служителите.
Изграждането на база от знания или интранет може да изглежда като нещо, от което се нуждаят големите организации. Истината обаче е, че вашата компания може лесно да надрасне първоначалната система за съхранение на документи и информация (например Google Docs или Dropbox). Една цялостна база знания ще ви бъде особено полезен, ако:
В Teamdeck използваме продукта на Atlassian Confluence за съхраняване на знания, които са важни за членовете на нашия екип. Това е и мястото, където публикуваме писмени правила и споделяме актуализации на компанията. Полезно е, когато въвеждате нови служители или се опитвате да измислите оптимален начин на работа въз основа на предишния опит на екипа.
Говорейки за минал опит, за да научите един урок в колектив, трябва да имате урок, от който да се поучите. Добра идея е да документирате сесиите след смъртта, докладите за последващи действия или ретроспективните срещи. Дори и да се чувствате леко неловко, защото проектът, който документирате, в крайна сметка се е провалил, това все пак е чудесна възможност за учене. Благодарение на тези "научени уроци" другите служители може да успеят да разберат причините за проблема и да избегнат някои грешки в бъдеще. Подчертайте на екипа си, че този процес не е свързан с посочване с пръст или хвалене. Става въпрос за учене от минали грешки или успехи.
Разгледайте този посмъртен текст от Gitlab, написана след прословутия инцидент с прекъсване на базата данни. Сигурен съм, че стотиците разработчици, които са прочели тази публикация, няма да повторят подобни грешки. Това не означава, че всички научени уроци трябва да бъдат публично достъпни: понякога това е изключено поради споразумения за поверителност. Това обаче е нещо, което бихте могли да обмислите, особено ако дадено събитие е засегнало външни потребители.
Както беше споменато в първата част на този текст, трябва да разпознаете експертите: хора, които имат много познания за даден аспект от дейността ви. След като ги идентифицирате, трябва да ги насърчите да споделят знанията си. Това може да стане по различни начини - от срещи на екипа, посветени на определена тема, през водене на блогове до програми за менторство.
Уверете се, че сте обърнали внимание не само на явни знания (вече кодифицирани/лесни за формулиране), но също така и за мълчаливото знание. Последното се основава на ноу-хау на вашите служители: техните уникални прозрения, интуиция или умения, които не се изразяват лесно. Помислете за естетическото си чувство, способността да предлагате иновативни идеи или... да карате колело.
Мълчаливото знание обикновено е много ценно, но е трудно да се сподели. Помислете за начини, по които можете да свържете експертите си с други членове на екипа в "реална" среда, като не е задължително да работят в един и същи екип. Например организирането на хакатон може да бъде добра възможност за служителите ви да си сътрудничат един с друг. Докато работят заедно, те могат да видят мълчаливото прозрение в действие и да се поучат от него.
Има още едно нещо, което трябва да направите, за да въведете успешно управление на знанието във вашата компания: да покажете, че това е истински приоритет.. Може да се окаже, че членовете на екипа ви не документират знанията си, просто защото смятат, че е по-добре да се съсредоточат върху "същинската работа". Инициативите за споделяне на знания също могат лесно да бъдат изоставени, когато времето стане натоварено. Работата на ръководителя на компанията е да се увери, че хората виждат стойността на запазването на важните знания. Документирането и споделянето на експертния опит трябва да бъде част от тяхната работа, а не задна мисъл. Само тогава можете наистина да възприемете подход, основан на знанието, и да се възползвате напълно от управлението на знанието.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...