Дисперсията на разходите за ресурси е една от ключовите показатели за ефективност при управлението на ресурсите които определено трябва да следите. Този показател обикновено се изразява в проценти. Тя ви показва съотношението между планираните разходи на член на екипа на проекта и действителните разходи на член на екипа.
С какво това е полезно?
На първо място, проследяването на отклоненията в разходите за ресурси ви позволява да следите рентабилността на проекта. Това е особено важно, когато работите на базата на фиксиран бюджет. Какво се случва, когато видите, че членовете на екипа ви генерират повече разходи от очакваното? Можете да приложите необходимите оптимизации, за да сте сигурни, че проектът няма да се отрази негативно на крайните ви резултати.
Дружествата, които работят с бюджети за време и материали, трябва също така редовно да проверяват отклоненията в разходите за ресурси, за да могат да реагират своевременно на тревожните модели.
Сравнението на прогнозните и действителните разходи може да ви даде ценна информация за процес на оценяване на проекта във вашата компания. Разбира се, оценките никога няма да бъдат точни, но някои екипи са склонни да подценяват някои аспекти на проектите си. Подобни модели би трябвало да са очевидни, когато сравнявате отклоненията в разходите за ресурси на различните роли в екипа по проекта или на различните етапи на проекта.
Най-простата формула е да разделите действителните разходи на вашия екип (проследени часове умножени по почасовите разходи на служителите) по планираните разходи (прогнозите на проекта, умножени по почасовите разходи). Сега виждате колко пари трябва да вземете от клиента си в сравнение с това, колко сте смятали, че ще му вземете. Ако искате да се задълбочите, можете също така да разграничите вътрешните разходи - парите, които плащате на членовете на екипа си + административните разходи - и парите, които получавате от клиента. По този начин ще можете да определите точно печалбата, която вашата организация генерира.
Както можете да си представите, за да получите надеждни данни за действителните разходи на вашия екип, трябва да използвате софтуер за проследяване на работното време на служителите. Сега ще ви покажем как лесно да изчислите разликата в разходите за ресурси с помощта на цялостно приложение за управление на ресурсите - Teamdeck.
Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите с мощни функции за отчитане, достъпни за всички потребители - всичко, което трябва да направите, е да създайте акаунт тук. Можете да изпробвате Teamdeck безплатно за 7 дни. След безплатния пробен период цената за член на екипа е $3,99, което включва планиране на ресурсите, проследяване на времето и система за управление на отпуските характеристики.
Вашият акаунт в Teamdeck е готов? За да създадете съдържателен отчет за вашите проектни екипи, трябва да ги помолите да започнат да проследяват времето си с помощта на Мобилното приложение за проследяване на работното време на Teamdeck или да въвеждат своите записи за време чрез уеб приложението.
Ако обаче просто искате да видите как работи такъв отчет, можете бързо да създадете демо сметка с примерни данни. Просто щракнете върху "Play with sample data" (Играй с примерни данни), когато се намирате в раздел "Организации" на Teamdeck.
Независимо дали работите с реални данни на екипа си, или с примерни точки от данни, следващите стъпки са едни и същи. Отидете на Reports (Отчети) в горното меню и щракнете върху иконата плюс в долния десен ъгъл. Днес ще ви покажем как да създадете отчет за отклонението на разходите за ресурси от нулата, така че кликнете върху "Създаване на потребителски".
След това дайте име на отчета си и задайте подходящ диапазон от дати.
Начинът, по който работят отчетите на Teamdeck, е, че вие решавате от какво да се състоят те. Можете да генерирате различни видове диаграми и таблици с интерактивни полета. Като начало нека създадем стълбовидна диаграма, която ще ни даде добра представа за сравнението на прогнозите и актуалните стойности.
Щракнете върху иконата плюс в ъгъла и изберете стълбовидната диаграма. По подразбиране тя ще се състои от стълбове, илюстриращи резервациите на екипите ви (планирани часове), времевите листове (проследени часове), наличните часове и часовете отпуск. Трябва да сравняваме само резервациите и таймшейтовете, така че отидете в Метрики и махнете отметката за ваканции, както и за наличност.
Таблицата ви трябва да изглежда по следния начин:
Разбира се, ако в екипа ви има много хора, стълбовидната диаграма ще бъде много по-слабо четима. Дисперсията на разходите за ресурси обикновено се изчислява за един проект, така че можете да филтрирате другите проекти. Щракнете върху Филтри и добавете подходящ такъв.
Щракнете върху приложението и се насладете на диаграма, попълнена само със съответните данни. Разглеждайки тази диаграма, можете да видите кои служители са записали повече часове от очакваното и кои хора са останали под очаквания брой часове. Въпреки това, за да получите точни цифри тук, е по-добре да добавите информативна таблица.
Щракнете върху иконата плюс в ъгъла и добавете таблица. Можете да повторите някои стъпки от предишната таблица: махнете отметката от ненужните показатели (засега оставете само таймшитовете и резервациите) и филтрирайте съответния проект.
Може също така да искате да промените групирането на данните в таблицата си. По подразбиране тя ще бъде групирана първо по проекти, а след това по членове на екипа. За да промените тази настройка, щракнете върху Групиране и сменете блоковете с данни. Всъщност можете да премахнете изцяло "Проекти", ако използвате филтър.
В нашия примерен отчет крайното групиране изглежда по следния начин:
Сега, когато таблицата ви се състои от две колони с данни (Резервации и Времеви листове), е време да добавите още колони, представящи очакваните и действителните разходи. На първо място, трябва да добавите колона за почасовите разходи на вашия екип. Щракнете върху Метрики и след това върху "Добавяне на потребителски" -> "Добавяне на колона с потребителски стойности". Дайте име на новата си колона (напр. "Почасови разходи") и изберете формат на данните във валута.
Когато приложите тези промени, ще видите, че в таблицата е добавена празна колона. Тя работи подобно на електронна таблица на Excel - щракнете върху всяка клетка, за да въведете данни в нея.
След като въведете почасовите разходи на екипа си, можете да добавите колони, които автоматично ще изчисляват общите прогнозни и действителните разходи. Отново отидете в "Метрики" и щракнете върху "Добавяне на мита", но сега изберете "Добавяне на потребителско поле за изчисление", тъй като искаме Teamdeck сам да изчисли резултата. Дайте име на колоната, изберете формата на данните за валутата и въведете формулата.
За планираните разходи формулата е следната:
= (Резервации: Време / 60) * Потребителски стойности: Почасова цена
За действителните разходи:
= (Таймсхетс: Време / 60) * Потребителски стойности: Почасова цена
След като започнете да въвеждате променлива, Teamdeck ще ви предложи наличните опции.
Понастоящем в таблицата ви трябва да има 5 колони, включително две нови колони за прогнозни и действителни разходи.
Последната колона, която трябва да добавим към таблицата, е тази, за която става дума в този доклад: дисперсия на разходите за ресурси. За да я изчислим, нека създадем още една колона с потребителско поле за изчисление. Този път трябва да изберете формата за данни "процент" и да въведете следната формула:
= (потребителски формули: действителни разходи / потребителски формули: планирани разходи)*100
Забележка: ако имената на колоните ви са различни, трябва да коригирате формулата, за да отразите това.
Ето че в таблицата ви ще се появи нова колона със стойността на отклонението на разходите за ресурси за всеки от служителите ви, работещи по даден проект.
Ако стойността е над 100%, това означава, че този член на екипа е записал повече време от очакваното. Ако стойността е по-ниска от 100%, това означава, че първоначалната оценка не е била постигната.
Последното нещо, което може да искате да направите, е да промените начина на изчисляване на реда "общо". По подразбиране той е сума от всички стойности в дадена колона. Средната стойност би била много по-полезна тук. Последният ред може да се щракне и редактира като клетка на електронна таблица, така че просто трябва да въведете следната формула:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))
Софтуерни къщи и творчески агенции от различни континенти използват Teamdeck, за да планират и наблюдават работата на екипите си. Ако смятате, че вашата организация също може да се възползва от ефективното управление на ресурсите, определено ни дайте шанс. Насърчаваме ви да насрочете разговор с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите, който ще ви покаже приложението и ще помогне на екипа ви да се включи безпроблемно.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...