Какво трябва да се включи в описанието на работата при управлението на проекти?
Важно е да се отбележи, че проектите могат да бъдат много различни, така че в зависимост от естеството на проектите, които изпълняват, различните компании могат да използват много различни декларации за работа. Все пак има някои елементи, които обикновено се включват във вашата SOW. Нека ги разгледаме един по един:
Резюме на проекта
В увода на вашето работно задание можете да обобщите проекта и да опишете всички участващи страни. Обобщението на проекта обикновено е мястото, където обяснявате целта и визията на проекта. За какво се отнася този проект? Каква е бизнес целта за осъществяването му? Какъв проблем ще реши крайният продукт?
Обяснението на тези елементи в началото на вашето ПнС ще ви помогне да зададете тон на целия документ и ще предостави обосновка за включването или невключването на определени резултати в обхвата.
Обхват на проекта
В тази част от работното си задание се опитвате да отговорите на два въпроса:
- Какво ще бъде доставено?
- Какво няма да бъде доставено?
Разбираемо е, че този раздел не може да бъде твърде неясен, тъй като може да доведе до някои недоразумения. От друга страна, може да не сте в състояние, например, да очертаете всички задачи на този етап. Ако случаят е такъв - това е нормално. От решаващо значение е да отразите точно обхвата, за който сте се договорили с другите заинтересовани страни.
Можете да преминете от по-общ преглед на обхвата до изброяване на конкретни стъпки и задачи, които екипът на проекта ще трябва да изпълни. Не забравяйте за крайните продукти и бъдете конкретни по отношение на тях. Изключително важно е да избягвате двусмислени фрази, като например да заявите, че ще доставите това или онова. Ако искате вашата декларация за работата да бъде полезна при евентуални бъдещи преговори с клиента, тя трябва да бъде възможно най-ясна.
Също така може да е добра идея да включите негативен обхват в своето SOW. Става дума за тези елементи на проекта, които са били обсъждани с клиента или присъстват в продуктите на конкурентите, но в крайна сметка сте се съгласили да не ги включвате в обхвата.
График и основни етапи
Когато описвате различните етапи на проекта, може да искате да включите основни етапи на проекта и дати за плащане. Някои проекти имат фиксирани крайни срокове, а други - не, така че невинаги ще можете да посочите точния период на изпълнение. Все пак е полезно поне да съобщите различните фази на проекта в SOW и приблизителното време, което те трябва да отнемат.
Критерии за приемане, определения за успех
Вече подчертахме, че трябва да използвате точен език в работното задание и да представите проекта точно. Същото важи и за стандартите и критериите за приемане, които трябва да включва вашето SOW.
Представете си, че екипът ви работи по мобилно приложение за клиента. Не е достатъчно само да опишете функциите на приложението в SOW. Какво ще стане, ако приложението ви работи както е посочено на повечето мобилни устройства, но не на всички? Ако вие и клиентът не сте постигнали съгласие по списъка с платформите, към които е насочено приложението, трудно бихте могли да твърдите, че работата е завършена успешно. Ето защо е толкова важно да включите някои специфични за индустрията стандарти. За проекти за разработване на софтуер те могат да включват подробности за:
- тестване (Как ще бъде тестван продуктът?),
- устройства, браузъри, операционни системи.
- престой на продукта и поддръжка,
- стандарти за сигурност и др.
Можете също така да споменете отговорностите на клиента в документа SOW - например, трябва ли да предостави някакви активи?
И накрая, запишете определението за успех на проекта: какъв очаква клиентът да бъде успешният проект? Кой ще отговаря за определянето на това дали проектът е успешен?
Цена и условия на плащане
Информацията за бюджета е неразделна част от вашето SOW. Ако сте в състояние да представите разходите по проекта, запишете ги. Ако работите на база време и материали или има друга договореност, обяснете ясно нейните условия. Не забравяйте за допълнителните разходи по проекта: лицензионни такси, оборудване, пътувания и др.
Графикът за плащане също трябва да бъде посочен в ПСД. Кога трябва да очаквате плащането? Има ли вноски? Като компания, отговаряща за проекта, във ваш интерес е да не оставяте място за съмнения в нито една част от SOW и, разбираемо, този раздел не прави изключение.
Събрахте ли всички данни, необходими за вашата декларация за работа? Уверете се, че всички участващи страни са запознати с документа, и го подпишете.