Краткият отговор е: да, трябва! Доброто описание на работата (SOW) може да ви спести много стрес, време и разходи. Звучи като нещо, което си заслужава да се изпробва, нали? В тази публикация в блога ще разгледаме основите на написването на ефективна декларация за работа. Ще разгледаме и най-значимите ползи от този документ. Но първо ще отделим малко време, за да обясним какво е SOW и какво е мястото му в процеса на управление на проекти.
Ръководство за познанията по управление на проекти дефинира работното задание на проекта като описание на продуктите, услугите или резултатите, които трябва да бъдат постигнати в рамките на даден проект (източник: Ръководство PMBOK® - пето издание).
По същество това е документ, в който се описват различни аспекти на проекта., включително:
Работното задание трябва да бъде подписано от всички заинтересовани страни по проекта и често е част от договора за проекта.
Може би се чудите каква е разликата между работно задание и обхват на работата. Първото е името на документа, който обикновено включва обхвата на проекта. Когато казваме "обхват на работата", обикновено имаме предвид работата, която трябва да се извърши, за да се реализира даден проект. Документирането на обхвата е съществен елемент от ефективната управление на обхвата на проекта. Можете да направите това, като създадете т.нар. структура за разбивка на работата (WBS), която ви позволява да визуализирате обхвата. Също така може да е добра идея да добавите WBS към вашето работно задание.
В началото на този блог споменахме, че добрата декларация за работа може да ви спести много нерви и пари. Това е особено вярно, когато работите с външни заинтересовани страни и проектът ви е доста сложен. Наличието на единен източник на истината по отношение на работата, която трябва и не трябва да вършите, може да се окаже спасително. Благодарение на Декларацията за работата можете да:
[/vc_column_text]
Важно е да се отбележи, че проектите могат да бъдат много различни, така че в зависимост от естеството на проектите, които изпълняват, различните компании могат да използват много различни декларации за работа. Все пак има някои елементи, които обикновено се включват във вашата SOW. Нека ги разгледаме един по един:
В увода на вашето работно задание можете да обобщите проекта и да опишете всички участващи страни. Обобщението на проекта обикновено е мястото, където обяснявате целта и визията на проекта. За какво се отнася този проект? Каква е бизнес целта за осъществяването му? Какъв проблем ще реши крайният продукт?
Обяснението на тези елементи в началото на вашето ПнС ще ви помогне да зададете тон на целия документ и ще предостави обосновка за включването или невключването на определени резултати в обхвата.
В тази част от работното си задание се опитвате да отговорите на два въпроса:
Разбираемо е, че този раздел не може да бъде твърде неясен, тъй като може да доведе до някои недоразумения. От друга страна, може да не сте в състояние, например, да очертаете всички задачи на този етап. Ако случаят е такъв - това е нормално. От решаващо значение е да отразите точно обхвата, за който сте се договорили с другите заинтересовани страни.
Можете да преминете от по-общ преглед на обхвата до изброяване на конкретни стъпки и задачи, които екипът на проекта ще трябва да изпълни. Не забравяйте за крайните продукти и бъдете конкретни по отношение на тях. Изключително важно е да избягвате двусмислени фрази, като например да заявите, че ще доставите това или онова. Ако искате вашата декларация за работата да бъде полезна при евентуални бъдещи преговори с клиента, тя трябва да бъде възможно най-ясна.
Също така може да е добра идея да включите негативен обхват в своето SOW. Става дума за тези елементи на проекта, които са били обсъждани с клиента или присъстват в продуктите на конкурентите, но в крайна сметка сте се съгласили да не ги включвате в обхвата.
Когато описвате различните етапи на проекта, може да искате да включите основни етапи на проекта и дати за плащане. Някои проекти имат фиксирани крайни срокове, а други - не, така че невинаги ще можете да посочите точния период на изпълнение. Все пак е полезно поне да съобщите различните фази на проекта в SOW и приблизителното време, което те трябва да отнемат.
Вече подчертахме, че трябва да използвате точен език в работното задание и да представите проекта точно. Същото важи и за стандартите и критериите за приемане, които трябва да включва вашето SOW.
Представете си, че екипът ви работи по мобилно приложение за клиента. Не е достатъчно само да опишете функциите на приложението в SOW. Какво ще стане, ако приложението ви работи както е посочено на повечето мобилни устройства, но не на всички? Ако вие и клиентът не сте постигнали съгласие по списъка с платформите, към които е насочено приложението, трудно бихте могли да твърдите, че работата е завършена успешно. Ето защо е толкова важно да включите някои специфични за индустрията стандарти. За проекти за разработване на софтуер те могат да включват подробности за:
Можете също така да споменете отговорностите на клиента в документа SOW - например, трябва ли да предостави някакви активи?
И накрая, запишете определението за успех на проекта: какъв очаква клиентът да бъде успешният проект? Кой ще отговаря за определянето на това дали проектът е успешен?
Информацията за бюджета е неразделна част от вашето SOW. Ако сте в състояние да представите разходите по проекта, запишете ги. Ако работите на база време и материали или има друга договореност, обяснете ясно нейните условия. Не забравяйте за допълнителните разходи по проекта: лицензионни такси, оборудване, пътувания и др.
Графикът за плащане също трябва да бъде посочен в ПСД. Кога трябва да очаквате плащането? Има ли вноски? Като компания, отговаряща за проекта, във ваш интерес е да не оставяте място за съмнения в нито една част от SOW и, разбираемо, този раздел не прави изключение.
Събрахте ли всички данни, необходими за вашата декларация за работа? Уверете се, че всички участващи страни са запознати с документа, и го подпишете.
Вече разбирате стойността на добре написаното описание на работата. Независимо дали управлявате бутикова агенция, или работите за по-голяма организация, тя е полезен елемент от процеса на управление на проектите на вашия екип. Споделете нашето ръководство с ръководителите на проекти във вашата компания и ги насърчете да създадат документи за SOW за различните проекти, които ръководят.
Тук, в блога на Teamdeck, често споделяме ръководства за управление на проекти. Ето някои от тях, които биха били полезни за вас и вашите съотборници:
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...