Тук, в блога на Teamdeck, сме склонни да обсъждаме бизнес стратегии, включително стратегии за управление на времето, за по-ефективно управление на проекти и ресурси. Успехът им често зависи от това дали знаете как да управлявате времето си на работното място. Ето защо решихме да проведем едноседмичен тест: да накараме трима души да изпробват някои популярни техники за управление на времето и да опишат резултатите. В нашия експеримент има повече променливи, тъй като и тримата имаме различни форми на заетост (на пълен работен ден, на непълен работен ден и на свободна практика). Освен това всеки от нас има малко по-различни задачи в ежедневната си работа, за което ще прочетете всичко по-долу.
За да го направим полезен и за нас, се опитахме да намерим техники, за които наистина вярваме, че ще бъдат ефективни. В крайна сметка искахме да станем по-продуктивни. избрахме три различни техники за управление на времето:
По време на експеримента водихме дневник, за да запишем впечатленията си от тези техники за управление на времето. Ето и нашите истории:
Ania
Създател на съдържание
Работник на свободна практика
Техника за управление на времето, която съм изпробвал: Дълбока работа (въз основа на книгата на Кал Нюпорт книга)
Основна предпоставка:
В книгата си Кал Нюпорт описва няколко подхода, включително този, при който напълно се премахва т.нар. плитка работа. Тъй като моята роля изисква от мен да изпълнявам доста повърхностни задачи ежедневно, реших да се придържам към ритмичната философия на планиране на дълбоката работа. По принцип ще планирам два непрекъснати блока дълбока работа всеки ден и ще работя по плитки задачи между тях.
Моите дълбоки работни интервали продължават от 90 до 120 минути. През това време ще работя само по определена задача. Телефонът ми и известията от SM ще бъдат изключени и ще пия малко прясна вода, за да не се изкушавам да напускам бюрото си.
Очаквания:
Наистина очаквам с нетърпение да изпробвам метода на дълбоката работа. Виждали ли сте някога "разсеяно кученце" в gif (като този)? Аз съм това кученце. Най-голямото ми предизвикателство в работно отношение е да остана фокусирана върху текущата задача, без да се опитвам да работя многозадачно или да проверявам нещо, което не трябва да правя още около седмица.
Авторът на техниката за дълбока работа я описва като способността да се съсредоточавате без разсейване върху когнитивно трудна задача. Това звучи малко прекалено добре, за да е истина за моето разсеяно аз, но в същото време е чудесна цел, към която да се стремим.
Ден 1:
Първото ми наблюдение за сесиите ми за дълбока работа беше, че те изглеждат като много кратко време. 3 часа свръхфокусирана работа на ден не звучат толкова впечатляващо. Резултатите от тези 180 минути обаче бяха повече от задоволителни: Постигнах много!
Много бързо забелязах, че дълбоката работа е най-ефективна за мен, когато имам една задача, която не изисква сърфиране в интернет. Писането на публикация в блога, което беше основната ми задача за един от днешните блокове, мина чудесно. От друга страна, проучването на една статия ми се стори малко по-неструктурирано. Трудно е да разбереш кога все още проучваш темата и кога просто четеш интересен материал, който малко или много е по темата.
Ден 2:
Въз основа на опита си от предишния ден реших да посветя и двете си днешни сесии на дълбока работа на обикновеното писане. Без телефон, без социални медии, без интернет (с изключение на най-скъпия ми приятел: тезауруса).
Уау, мина бързо! Направих много повече, отколкото очаквах. Виждате ли, обикновено съм много настроен към настроението си, когато пиша, и при най-малкия признак на умора си вземам почивка. Това изглежда е добра тактика, защото не искам качеството на писането ми да спадне. При дълбоката работа обаче се чувствах по-решителна да издържа до края на сесията.
Говорейки за признаци на умора, най-очевидният за мен е, когато започна да се фиксирам върху едно изречение или заглавие, а след това се опитвам да го усъвършенствам многократно, без да виждам никакъв ефект. Бях наясно, че този вид мисловни цикли всъщност може да ме разсее от дълбокия ми фокус. Днес, вместо да се опитвам да разбера решението, просто щях да направя бележка "за подобряване" и да продължа напред. Това направи цялото нещо много по-продуктивно.
Ден 3:
Първата сесия беше посветена на писането, така че се чувствах добре и мина чудесно.
Трябваше да свърша някои задачи около обяд, така че успях да започна втората си дълбока работна сесия едва около 16:30 ч. Бях малко уморена: задачите ме изцедиха + имах бургер за обяд, което не е най-добрата идея, ако не планирате дрямка след това, но хей, да видим!
Днешната втора сесия беше посветена на създаването на някои оформления на електронни книги в InDesign. Смятам, че създаването на такива неща самостоятелно е много удовлетворяващо, затова се опитвам да науча и да стана по-професионален в използването на инструментите на Adobe. Оказа се, че ентусиазмът на моя създател напълно изкорени следобедната криза и дори прекарах повече време в режим на задълбочена работа, отколкото първоначално бях планирала.
BTW Използвам вградения таймер на iPhone, за да задавам аларми за дълбоките си работни сесии.
Ден 4:
Първата сесия беше чудесна (коригиране на статиите, които трябва да изпратя на клиентите си), но приключих задачата много преди 90-те минути. Не ми се искаше веднага да започна съвсем друга задача, затова реших просто да удължа втората сесия и вместо това да я направя 105 минути.
Вече напълно разбирам колко е важно да не се разсейваме по време на дълбоките работни сесии. Задачите за повърхностна работа за днес (отговаряне на имейли, подреждане на някои документи, създаване на прост банер за група във Facebook) ми отнеха много повече време, отколкото беше необходимо, защото не обръщах толкова внимание на нивото си на съсредоточаване. Може би би било добра идея да се създаде времеви лимит и за плитките работни задачи?
Ден 5:
Отново се борих с някаква плитка работа, която ме ангажираше в самото начало на деня. Забележка към себе си: Трябва да премина през първата дълбока работа за деня, преди да проверя входящата си поща.
Освен това днес не се чувствах по-различно, въпреки че е петък и очаквах да се чувствам малко по-мързелива, отколкото през първата част на седмицата. Не, не се случи - обичам това, че задълбочената работа изисква да следваш едни и същи стъпки независимо от деня, часа или мястото. Това наистина подпомага продуктивността.
Окончателни впечатления:
Наистина съм развълнувана от тази техника за управление на времето. Дълбоката работа ми позволи да направя всичко, което бях планирала за седмицата, без да разтягам работните си дни. Всъщност точно обратното - имах повече свободно време от обикновено. Строгото правило за липса на разсейване ме накара да завърша някои сложни задачи за много по-кратко време от обикновено.
Планирам да продължа да експериментирам с дълбоката работа: може би бих могъл да добавя трета дневна сесия или да ги направя двучасови? Единствената ми слабост е, че по време на плитката работа напълно ще се върна към старите си разсеяни начини. Определено трябва да поработя върху това.
Не съм сигурен дали тази техника би била лесна за прилагане от хора, работещи в екип, но мога да я препоръчам на хората на свободна практика, които контролират дневния си график.
Джоана
Специалист по успеха на клиентите
Служител на непълно работно време
Техника за управление на времето, която съм изпробвал: Pomodoro (разработена от Франческо Чирило в края на 80-те години)
Основна предпоставка: Ще работя по избрани задачи в продължение на 25 минути (това е едно помодоро) без прекъсване, след което ще си взема 5-минутна почивка. След 4 помодоро ще направя по-дълга почивка, след което ще започна отначало.
Очаквания:
В колежа учех без прекъсване по 45 минути, а между учебните сесии правех 5-минутни почивки. Мисля, че това ще бъде подобно.
С нетърпение очаквам да изпробвам тази техника. Единственото нещо, за което се притеснявам, е, че ще ми е трудно да разделя задачите си на 25-минутни блокове. Взаимодействието с клиентите е най-големият ми приоритет, така че не искам да се отказвам от него заради фиксирания график на Помодоро.
Ден 1:
Малко съм объркана - дали воденето на дневник за метода се счита за почивка или не? Това е дългата ми (25 минути) почивка и реших да я използвам, за да докладвам първите си впечатления. Разбира се, това не е проблем на самата техника, а по-скоро на моето планиране.
Така или иначе, 25-минутните работни сесии е трудно да се съчетаят с ежедневните срещи или разговори с Адриана. Нито един от тези редовни разговори не продължава цели 25 минути и аз се мъча да намеря задачи за останалата част от това помодоро.
Приложението, което използвам, за да определям времето на сесиите pomodoro, има тиктакащ звук, който ми помага да се съсредоточа. От друга страна обаче, той е твърде тих, за да отмени шума от разговорите в офиса, а освен това не се съчетава добре с музика.
Имам чувството, че работя по-бързо, защото искам да стигна до края на 25-минутното pomodoro. По принцип предизвиквам себе си.
Списъкът ми със задачи е редактиран няколко пъти, защото съм подценявал продължителността на дадена задача. Трябваше да добавя още 3 помодороса, за да завърша нещо, което първоначално бях оценил за 25 минути.
Малко е стресиращо, когато знам, че ми трябват само 2 минути, за да завърша дадена задача, но таймерът ми показва, че имам само 11 секунди. А и днес пропуснах една почивка, защото по погрешка бях насрочила обаждане на клиент за това време.
Ден 2
Днес реших да адаптирам техниката Pomodoro към моя начин на работа. Съкратих дългите почивки до 15 минути. Когато създавах списъка си със задачи за днес, взех предвид техния приоритет, но също така и планираните ми срещи. Освен това съм записал планираните начален и краен час до всяка задача:
10:00 - 10:25 - ВСЕКИ ДЕН
10:30 - 10:55 - изпращане на съобщения в LinkedIn за кампанията ни Product Hunt
Приложението, което използвам (Focus Keeper), има фиксирана продължителност на почивките (в безплатната версия), така че го използвам само за определяне на времето на помодоровете, а не на почивките. Отказах се и от звука на тиктакане. Много по-малко съм притеснен от вчера и все още работя много ефективно. Слушането на музика ми помага да поддържам фокуса си. Днес нито веднъж не се разсеях от разговорите в офиса!
В крайна сметка приложението е в полезрението ми и го използвам, за да определям времето на помодоровете си, но знаейки, че трябва да приключа сесията точно в 11:30, всичко става по-малко абстрактно. Дори съм успявал да планирам пълна демонстрация за клиент в рамките на едно помодоро.
Създавам списък "за вършене" за 4 pomodoros наведнъж. След дългата почивка планирам следващите 4 сесии. Така съм по-гъвкав и списъкът ми се нуждае от по-малко редакции.
И още нещо - времето лети, когато е разделено на 25-минутни парчета!
Ден 3:
Pomodoro не е толкова добър, когато се случи нещо неочаквано: прекъсване на интернет по средата на сесията или нови вегански закуски в офиса, които трябва да се опитат веднага, или когато 6 души провеждат среща в съседство с бюрото ви.
Ден 4:
Няма ден 4 - аз съм служител на непълно работно време, помните ли?
Ден 5:
Днес наистина не успях да запазя работния ритъм 25-5-25. Отчасти заради отменена среща и отчасти заради спешни 10-минутни задачи, които се появиха.
Мисля, че 25 минути са твърде кратък период за работа за мен. Прекъсването би било по-скоро дразнещо, отколкото полезно. Лесно ми е да навляза в състояние на поток, а когато съм там, и предпочитам да завърша задачата. Средно работя по 5 часа на ден и смятам, че нямам нужда от чести дълги почивки. Опитах се да направя 25-минутна почивка и честно казано, почувствах я като загуба на време. Имам нужда само от една по-дълга почивка на работен ден, за да хапна нещо за закуска.
Време е за малко похвала за Pomodoro:
Създаването на списък със задачи за вършене е чудесно и ми помага да ги завърша, без да ги прехвърлям за следващия ден.
Окончателни впечатления:
Доброто:
Лошото:
Последна мисъл: тази техника за управление на времето работи най-добре, когато съотборниците ви знаят, че я прилагате. След като разберат, че искате, например, да вместите ежедневния стендъп в едно pomodoro, те ще бъдат по-малко склонни да го протакат. И кой знае, може би и те ще получат повишение на производителността!
Адриана
Ръководител на растежа
Служител на пълно работно време
Техника за управление на времето, която съм изпробвал: Пикови часове на енергия
Основна предпоставка: Ще се опитам да открия часовете, в които имам максимална енергия (времето, в което съм най-продуктивен), и да ги използвам, за да свърша по-голямата част от работата си.
Очаквания:
Какво да очаквам? Да открия времето, когато съм най-продуктивен, за да планирам по-добре работата си. Постоянната работа от 9 до 17 ч. не ви дава много възможности в тази област. Това ще бъде нещо ново, така че наистина се радвам да го направя!
Ден 1:
Успях да се събудя в 5 часа сутринта, включих Slack и започнах да пиша доклад. Първите три часа бяха изключително продуктивни, без прекъсвания, много ми хареса.
Имах планирано обаждане в 17:00 ч., затова си взех по-дълга почивка по средата на деня (не ми се искаше да работя повече от 12 часа). Почивката се оказа голям провал. Тъй като тя се припокриваше със стандартното работно време на екипа, получих множество съобщения и въпроси, а освен това трябваше да прегледам някои визуални активи. Оставих някои задачи за късните вечерни работни сесии, така че общият ми брой за деня ще бъде над 10 часа.
Актуализация: Вечерта бях толкова уморена, че успях да свърша само един час работа. Ще трябва да проверя дали късните вечери биха могли да бъдат моят пик на енергия по-късно през седмицата.
Ден 2:
Все още усещах умората от предишния ден, но успях да се събудя рано и да работя. Късната вечерна сесия не се състоя, защото прекарах твърде много време в работа през деня.
Ден 3 и 4:
Промених нещата: Запазих сутрешните си сесии, но ги започнах малко по-късно (около 8 часа). Работих до 13:00 ч., а след това отговарях само на съобщения в Slack. Този път успях да опитам късните вечерни сесии и това беше наистина продуктивно.
Като цяло мисля, че това е въпрос на комуникация. Когато екипът ви работи от 8 до 4 часа, трябва да сте поне отчасти на разположение. Ако наистина трябва да се съсредоточите върху изпълнението на конкретна задача, силно препоръчвам този метод, но първо уведомете екипа си и го подгответе, че няма да сте на разположение от X до Y.
Ден 5:
Петият ден беше малко труден, трябваше да присъствам и да съм ангажиран в нормалното работно време от 8 до 4 часа, имах няколко планирани срещи и не можех да ги пропусна. Това също така ми показа колко гъвкава трябва да бъда на работа и как мога да адаптирам часовете на пик на енергията си към графика на офиса.
Окончателни впечатления:
Щастлива съм, че успях да намеря своя личен пик на продуктивност (това беше целта ми в началото). Изпробвах различни часове: ранни сутрини, както и късни вечери.
Моите пикови часове? На разсъмване (с изключение на 10-минутната фаза на отричане след алармата).
Недостатъкът е, че този подход не е най-подходящ за работа в екип. Като мениджър по растежа трябва да съм на разположение, за да вземам решения или да отговарям на въпроси на екипа по разработката.
Да потърсим подкрепа:
Една от най-трудните задачи за собствениците на предприятия и мениджърите на ресурси е планирането на смените. Планирането на това кой кога и на какво да работи, в зависимост от личните му предпочитания и...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...
